Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü Ne İşe Yarar?

01/01/2020 tarihinden itibaren e-Fatura uygulamasına geçmemiş mükelleflerin diğer vergi mükelleflerine kestikleri 5000 TL üzerindeki faturaların Gelir İdare Başkanlığının (GİB) e-Belge düzenleme portalı üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir. Söz konusu faturalar ‘e-Arşiv Fatura’ olarak geçmektedir. Bu düzenlenen e-Arşiv Faturalar, faturanın kesildiği mükelleflere mail aracılığıyla gönderilir. Belirtmemiz gereken bir detay ise, aynı gün içerisinde birden fazla fatura kesilmesi ve bu faturaların vergiler dahil toplam tutarının 5000 TL’yi geçmesi durumunda da bu faturalar için aynı e-Arşiv Fatura zorunluluğunun geçerli olmasıdır.

GİB Portal E-Arşiv Faturası Nasıl Çıkartılır?

Faturayı kesen tedarikçi, GİB e-Belge düzenleme portalına İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi ile giriş yapar. Herhangi bir mali mühür veya elektronik imza gereksinimi yoktur. İstenilen fatura, vergi ve alıcı bilgileri doldurulduktan sonra sistem e-Arşiv Faturayı oluşturur. Sonrasında tedarikçi cep telefonuna gelen SMS onay işlemini gerçekleştirir ve böylece e-Arşiv Faturası yasal olarak imzalanmış sayılır. Bu adımı takiben belgeye herhangi bir değişiklik veya iptal işlemi yapılamaz. Son adım olarak, tedarikçi belgeye ait elektronik dosyayı ve fatura görüntüsünü indirir ve bunları e-Fatura mükellefine ZİP dosyası olarak mail aracılığıyla gönderir. Şunu da belirtelim, tedarikçiler isteğe bağlı olarak 5000 TL değeri altındaki faturaları da e-Arşiv Fatura olarak gönderme seçeneğine sahiptirler.

SAP Uyumlu Gelen E-Arşiv Çözümü Neden Gereklidir?

E-Fatura mükelleflerine gelen e-Arşiv Faturaların GİB portal tarafından sisteme otomatik bir aktarımı sağlanmamaktadır. Gelen belgelerin elektronik olmasına rağmen, bunları e-Fatura uygulamasına işlemek oldukça zahmetlidir. Yapılması gerekenleri sıralayalım… E-Fatura mükellefi öncelikle mail olarak gelen ZİP dosyasını indirip açmalıdır. Sonra elektronik belgede bulunan e-Arşiv PDF’nin çıktısını alıp, çıktıdaki bilgileri sisteme manuel olarak aktarması gerekmektedir. E-Fatura sistemine geçmemiş tedarikçiler ile çalışan kurumlara bir günde onlarca veya yüzlerce e-Arşiv Faturası gitmesi çok olağandır. Bu durumda gelen e-Arşiv Faturalarını manuel olarak kaydetmek hem zaman açısından tasarruflu değildir hem de hatalı veya eksik bilgi girme tehlikesini oluşturur. E-Arşiv Faturaların sisteme aktarılması dışında arşivleme, inceleme ve raporlama gibi görevler de göz önünde bulundurulduğunda, tüm sürecin ciddi bir operasyonel iş yükü haline gelmesi kaçınılmazdır. Birçok kurum mail kutularında biriken yüzlerce veya binlerce e-Arşiv Faturanın takibini ne şekilde yapması gerektiği konusunda kararsız.

Gelen E-Arşiv Fatura Çözümü Vaka Çalışması - Multinet

Yemek kartı firması Multinet çoğumuzun iş yerinde veya tercih ettiği restoranlarda karşılaştığı bir markadır. İki milyon kart kullanıcısı ve 50 bin iş yeriyle anlaşması olan Multinet, e-Fatura mükellefi olmayan işletmelerden gelen e-Arşiv Faturalarla nasıl başa çıkıyor? Sene başından beri Multinet’e GİB portalı üzerinden düzenlenen ve mail yoluyla gönderilen on binlerce e-Arşiv faturası bulunmaktadır. Yakın zamana kadar, Multinet’in muhasebe departmanı gelen e-Arşiv Faturaların çıktılarını alarak manuel olarak sistemlerine kayıt ediyordu. Açamadıkları bir dosya olduğunda, faturayı kesen tedarikçiye belgeleri tekrar göndermesi için talepte bulunuyorlardı ve işlem iyice uzuyordu. E-Fatura mükelleflerinin bu sorununa çözüm olarak MDP Group, kurumların bu alanda iş yükünü ciddi oranda azaltan ve gelen e-Arşiv Fatura takip sürecini kolaylaştıran bir uygulama sunmaktadır: SAP Gelen e-Arşiv çözümü.

Multinet muhasebe müdürü Özlem Dişkaya bizimle MDP SAP Gelen e-Arşiv çözümünün departmanına sağladığı en büyük kolaylıkları paylaştı:

• Mail yoluyla gelen e-Arşiv Fatura takibinin rapor üzerinden yapılabilmesi,
• E-Arşiv Fatura gönderen firmalara olumlu veya olumsuz otomatik mail dönüşünün sağlanması,
• Faturaların onay havuzlarına yönlendirilerek e-Fatura kayıt sürecinin uygulanabilmesi,
• Kayda alınan faturaların e-Arşiv raporunda statülerinin ve muhasebe belge numaralarının görünmesi.

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü Gelen e-Arşiv Faturalarınızı Sizin için SAP Sisteminize Aktarsın

SAP Gelen e-Arşiv çözümü, e-Fatura mükelleflerine mail aracılığıyla gelen tüm e-Arşiv faturalarını SAP sistemlerine otomatik olarak aktarır. Kullanıcının mail kutusu sistem tarafından her 15 dakikada bir taranır ve gelen e-Arşiv Faturalarını tespit eder. Tespit edilen e-Arşiv Faturaları ZİP dosyalarından ayıklanır ve bilgiler eksiksiz bir şekilde kullanıcının SAP raporlarına aktarılır. Bunu takiben faturayı kesen mükellefe işlem ile ilgili bir durum mail bildirimi iletilir.

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümünün Avantajları Nedir?

• Mail yoluyla gelen e-Arşiv Faturaların SAP sistemine otomatik ve güncel aktarımı
• E-Fatura uygulamasıyla entegre çalışması
• Hızlı fatura takibi ve arşivleme
• Detaylı raporlama
• Faturaları günlük, haftalık ve aylık filtreleme imkânı
• Kullanıcı dostu arayüz
• Sistemdeki bilgilerin doğruluğunun düzenli kontrolü
• Faturayı kesen mükelleflere otomatik durum bildirim maili

Mailinize gelen e-Arşiv Faturalarınızın SAP sisteminize anında aktarımı ve daha fazlası için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Adınıza Kesilen e-Arşiv Faturaları Görüntüleyebilmeniz için:

E-Arşiv Fatura Görüntüleme Çözümü