e-İrsaliye Sıkça Sorulan Sorular: Kapsamlı SSS Rehberi

e-İrsaliye Nedir?

e-İrsaliye, bir malın taşınması veya başka bir depoya sevk edilme sürecinde hazırlanması zorunlu tutulan irsaliye belgesinin elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Fiziki ortamda düzenlenen irsaliyeden herhangi bir farkı olmayan e-İrsaliye, hukuki açıdan da kâğıt irsaliye ile aynı standarda sahiptir. Kâğıt irsaliye, taşıma ve sevk irsaliyesi olarak ikiye ayrılır. Genellikle sevk irsaliyesi yerine geçecek şekilde hazırlanan e-İrsaliyenin kullanımının yaygınlaşmasıyla, cevaplanması gereken pek çok soru ortaya çıktı. e-İrsaliye hakkında merak edilen her şeyi bu yazıda sizler için derledik.

e-İrsaliye Ne Zaman Düzenlenmelidir?

İstisnai durumlar dışında, sevkiyat işleminin gerçekleştirilmesinden önce e-İrsaliye’nin düzenlenmiş olması ve başarılı bir şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemine iletilmiş olması gerekmektedir.

e-İrsaliyeye Kaç Gün İçerisinde Yanıt Verilmelidir?

e-İrsaliye uygulamasında aynı e-Faturada olan “uygulama yanıtı” gibi işleyen “irsaliye yanıtı” belgesi de mevcuttur. Alıcıların e-İrsaliyeyi yanıtlaması için 7 gün süresi bulunmaktadır. 7 günün sonunda yanıtlanmamış olan belgeler otomatik olarak kabul edilmiş sayılır.

e-İrsaliye Geriye Dönük Oluşturulabilir Mi?

e-İrsaliye belgeleri geriye dönük tarihli olarak kesilememektedir. e-İrsaliye oluşturma sistemlerinde buna yönelik bir gün kısıtlaması bulunmaktadır. e-İrsaliye belgeleri işlevi gereği sevkiyat esnasında kullanılabilmesi için sevkiyattan önce hazırlanması gerekir.

e-İrsaliye İptal Edilebilir mi?

e-İrsaliye belgesinin iptali söz konusu değildir. Bununla birlikte malın fiili sevkinden önce, malın muhteviyatının ya da alıcının hatalı olduğunun tespiti durumunda, alıcı tarafından e-İrsaliye muhteviyatının tamamına “irsaliye yanıtı” ile “ret” yanıtı verilebilir.

e-İrsaliye Zorunlu Mudur?

e-İrsaliye kullanımı, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen bazı kişi ve kurumlara zorunlu tutulmuştur. Zorunluluk kapsamına giren mükellefleri detaylı bir şekilde incelemek için; “Kimler e-İrsaliye Mükellefidir” yazısına göz atabilirsiniz.

e-İrsaliye’ye  Geçiş Zorunluluğunun Başlangıç Tarihi nedir?

Tüccar veya komisyoncu olarak meyve-sebze ticareti yapan kişiler/kuruluşlar için 1 Ocak 2022 tarihinden itibaren e-İrsaliye kullanımı zorunlu tutulmuştur. Diğer mükellefler, 1 Temmuz 2022 tarihinden itibaren e-İrsaliye’ye geçmek zorundadır.

e-İrsaliye Uygulamasına Geçen Mükellefler Kâğıt İrsaliye Düzenleyebilir Mi?

e-İrsaliye uygulamasına dahil olan mükellefler, uygulamaya dahil oldukları ayın son gününe dek e-İrsaliye yerine matbu irsaliye alıp düzenleyebilirler. Mükellefler bu tarihten itibaren tüm irsaliye belgelerini elektronik olarak oluşturmak zorundadır.

e-İrsaliyeye Kullanabilmek için e-Faturaya da Dahil Olmak Şart Mıdır?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen kriterlere göre e-İrsaliye sistemine geçiş yapacak firmaların aynı zamanda e-Fatura sistemine de geçiş yapması gerekmektedir. 

e-İrsaliye Kesmek İçin alıcının e-İrsaliye Uygulamasına Kayıtlı Olması Gerekir mi?

e-İrsaliye oluştururken, alıcının e-İrsaliye uygulamasına kayıtlı olma şartı aranmaz. Bu durumlarda irsaliye belgesi dijital olarak oluşturulur, alıcıya kağıt veya elektronik ortamda iletilmesi gerekir.

e-İrsaliye sistemine kayıtlı olmayan müşteriler için e-İrsaliye belgesi doğrudan alıcı bilgilerine göre düzenlenir. Düzenlenen elektronik irsaliye belgesi, kullanılan yöntem ya da özel entegratörün sunmuş olduğu sistem dahilinde “3900892152” VKN’li “Gelir İdaresi Başkanlığı e-İrsaliye Sanal Alıcı”sına gönderilmelidir. 

Alıcının Bilinmediği Durumlarda e-İrsaliye Nasıl Oluşturulur?

Ürünün sevki sırasında eğer alıcı bilinmiyorsa elektronik irsaliye belgesi GİB tarafından belirlenen formata uygun oluşturulmalıdır. Bu durumda “Muhtelif Müşteriler” tipinde e-İrsaliye düzenlenir. VKN/TCKN bölümüne yurtiçi ise '11111111111' ihracat ise '2222222222' olarak doldurulur, İsim-Soyisim/unvan alanına “muhtelif müşteriler” yazılır.

e-İrsaliyenin Üzerinde Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

• e-İrsaliyenin düzenlendiği tarih
• Belge numarası.
• Alıcının adı/soyadı, ticaret unvanı, varsa vergi dairesi ve vergi kimlik numarası, işyeri adresi ve farklı ise teslimat adresi.
• Taşınan ürünün nevi, miktarı.
• Fiili sevk tarihi ile saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı.
• Ürünü taşıyan aracın plakası ve şoför bilgileri (İsim-Soyisim /TCKN) ya da taşımayı yapan lojistik firmasının bilgileri (TCKN-VKN/İsim-Soyisim)
• Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerinden, irsaliyenin elektronik ortamda sorgulanmasını, doğrulanmasını ve görüntülenmesini sağlamak amacıyla, bilgi içeriği yine GİB tarafından belirlenen barkod veya karekod

e-İrsaliye Üzerindeki Fiili Sevk Zamanı Ne Olmalıdır?

Fiili sevk tarihi ve zamanı düzenleme zamanı ile aynı olabileceği gibi, daha ilerideki bir tarih ve zamanda da olabilir. Bununla birlikte fiili sevk zamanı, istisnai haller dışında, düzenleme zamanından önceki bir tarih ve zaman olamaz. 

Söz konusu irsaliye yanıtı ile e-İrsaliye üzerinde yazan fiili sevk tarihinden itibaren 7 gün içinde e-İrsaliye muhteviyatı malların tamamı kabul yanıtı ile kabul edilebilir. Kısmi kabul yanıtı verilerek ürünlerin bir kısmının kabul edilebilmesi de mümkündür. Yaşanan aksaklılar sebebiyle sevkiyatın tamamen reddedilmesi de mümkündür. Ancak kabul edilmeyen ürünlerle ilgili olarak, ürünün satıcısına ya da farklı bir alıcıya sevk edilmesi durumundan, ürünü taşıyan ya da taşıttıran kişi veya kurumlar tarafından yeni bir sevk irsaliyesi (uygulamaya kayıtlı olanlar tarafından e-İrsaliye) düzenlenmesi gerekmektedir.

e-İrsaliye ret yanıtı ile, iletilen belge tamamen reddedilebilir. Ancak bu durum sadece fiili sevkten önce ve ürün muhteviyatının ya da alıcının hatalı olması halinde mümkündür. Bu durum ve süreler dışında yapılan retler hükümsüzdür.

e-İrsaliyeye Herhangi bir Yanıt Verilmemişse Ne Zaman Kabul Edilmiş Sayılır?

e-İrsaliye belgelerinde yanıt süresi 7 gündür. e-İrsaliye’de konusu geçen ürünleri tam olarak teslim alan alıcı, e-İrsaliye sistemi üzerinden “KABUL” yanıtı dönebilir. Sevkiyatla ilgili bir problem olduğunda ise "RED" veya "Kısmı Kabul" yanıtı dönebilmektedir. Ancak alıcıların herhangi bir yanıt dönme zorunluluğu da bulunmamaktadır. Alıcı e-İrsaliye'ye yanıt dönmüyorsa kabul etmiş sayılır.

Şubeler Arası Mal Sevkiyatında e-İrsaliye Düzenlenmeli Midir?

Evet, şirket içi ürün sevkiyatlarında da e-İrsaliye  düzenlenmelidir. Bu durumda mükellefler irsaliye belgesinde malın alıcı kısmına da kendi bilgilerini girmelidir ve malın teslim edileceği adrese ilişkin bilgiler doldurulmalıdır.

Malın Fiili Sevkinden Önce Fatura Düzenlenmiş ise e-İrsaliye Nasıl Oluşturulmalıdır?

Ürünün fiilli sevkinden önce fatura düzenlenmiş olması halinde, düzenlenecek e-İrsaliyede ilgili fatura bilgilerine de yer verilir. Not alanına ise malın daha sonra sevk edileceği ve e-İrsaliyesinin ayrıca düzenleneceği belirtilecektir.

SAP Kullanan Firmalar Nasıl e-İrsaliye Oluşturabilirler?

MDP Group olarak geliştirdiğimiz e-İrsaliye çözümü, SAP kullanan firmaların SAP sistemleri üzerinden e-İrsaliye oluşturabilmelerini sağlamaktadır. SAP ile %100 entegre çalışan çözümümüz Gelir İdaresi Başkanlığı'nın e-İrsaliye tebliğine uygun olarak çalışmaktadır.

SAP e-İrsaliye çözümümüz hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.