Elektronik Veri Değişimi (EDI) Kılavuzu

Günümüzde işletmeler, satın alma siparişlerini, faturalarını, teklif taleplerini, kredi uygulamalarını ve daha birçok belge türünü paylaşmak için EDI entegrasyonunu kullanıyor. İletilen belge formatlarının farklılığı sebebiyle, ürün ve hizmet alışverişinde bulunan ticaret ortakları, elektronik verilerin iletim süreçlerinde pek çok sorunla karşı karşıya kalabiliyor. Rekabetçi piyasada varlığını sürdüren firmalar, şirket içi verimliliği artırmak amacıyla operasyonel iş yükünü azaltmayı ve zamandan tasarruf etmeyi hedefliyor. Belge aktarımını standartlaştırmayı hedefleyen EDI entegrasyonu, ticari ortaklar arasında önemli bir köprü görevi üstlenerek şirketleri amaçlarına bir adım daha yaklaştırıyor. EDI rekabetçi firmalar için her geçen gün daha büyük önem arz ederken, hazırladığımız kılavuz ile aklınızda yer eden soru işaretlerini gidermeyi hedefliyoruz.  

EDI Nedir?

Açılımı Elektronik Veri Değişimi olan EDI, ticari ortakların veri ve belge alışverişini elektronik formatta gerçekleştirmelerini sağlayan bir entegrasyondur. Bu belge alışverişi genellikle alıcı ve tedarikçi firmalar arasındadır. Gönderilen belgeler ise satın alma siparişlerinin faturaları, ödeme bilgileri ve sevkiyat bildirimleri şeklinde örneklendirilebilir. Daha açık tabiriyle EDI, ticaret ortakları arasında gerçekleşen ve iş belgelerinin standart bir formata getirilerek aktarılmasını sağlayan bir iletişim biçimidir. EDI kullanıcıları, bekleme süreleri ve gelecekteki prosedürleri tahmin etme sıkıntısı çekmeden dünyanın herhangi bir yerindeki başka bir kuruluşla sanal olarak etkileşime girebilir. EDI, doğası gereği kağıt kullanımını ortadan kaldırır, operasyonel verimliliği artırır ve yeni ticaret ortaklarıyla sanal alışverişi geliştirir.  

EDI ile İlgili Kavramlar

EDI’yi daha iyi açıklayabilmek için, bu yazıda sıkça kullanacağımız bazı yan kavramlara da açıklık getirmemiz gerekir. EDI’nin ticaret ortakları arasında gerçekleşen belge alışverişini standartlaştıran bir entegrasyon olduğundan bahsetmiştik. Şimdi bu cümle içerisinde yer alan kavramlara göz atalım:

İş belgeleri

Bahsi geçen iş belgeleri, işletmeler arasında tipik olarak değiş tokuş edilen belgelerden herhangi biridir. EDI aracılığıyla alınıp verilen en yaygın belgeler: satın alma siparişleri, faturalar ve ön sevkiyat bildirimleridir. Ancak konşimento, gümrük belgeleri, envanter belgeleri, sevkiyat durum belgeleri ve ödeme belgeleri gibi çok daha fazlası da iş belgeleri kapsamındadır.

İş ortakları

EDI belgelerinin değişimi, genellikle iş ortakları veya ticaret ortakları olarak anılan iki farklı şirket arasındadır. Örneğin, A Şirketi, B Şirketinden ürün satın alabilir. A Şirketi, B Şirketine sipariş gönderir. A Şirketi ve B Şirketi, iş ortaklarıdır.

Standart boyut 

EDI, belgelerin insanlar yerine bilgisayarlar tarafından işlenmesidir. Bilgisayarın belgeleri okuyup anlayabilmesi için standart bir format kullanılmalıdır. Standart bir format, her bir bilgi parçasının ne olduğunu ve hangi formatta olduğunu (ör. tamsayı, ondalık, vb.) açıklar. Standart bir biçim olmadan, her şirket belgeleri şirkete özgü biçimini kullanarak gönderir. Alıcı ve gönderenin belge biçimleri birbirinden farklı olduğunda, bilgisayar sistemi gönderilen belgeyi okuyamaz. EDI, belgeleri standart bir boyuta getirerek bu sorunu ortadan kaldırmayı hedefler. Bugün kullanımda olan ANSI X12, EDIFACT, VDA gibi birçok EDI standardı bulunmaktadır ve her standart için birçok farklı sürüm vardır (ANSI 5010 veya EDIFACT sürüm D12 gibi). İki işletme EDI belge alışverişine karar verdiğinde, belirli EDI standardı ve sürümü üzerinde anlaşmalıdır. Bu tip durumlarda, EDI formatını çevirmek için işletmeler bir EDI dönüştürücüsüne ihtiyaç duyar.  Kurum içinde kullanılan bir yazılım veya EDI hizmet sağlayıcısı aracılığıyla veriler dahili uygulamalar tarafından kullanılabilir. Böylece belgelerin doğrudan işlenmesi sağlanır.  

EDI Nasıl Çalışır?

Önceleri telefon görüşmeleri, fakslar ve kağıt kullanan manuel süreçler ile yürütülen tedarikçi-alıcı ilişkisi, bugün EDI aracılığıyla gerçekleştirilebiliyor. EDI, uluslararası bir ağda – bilgi sistemleri aracılığıyla – üreticileri, distribütörleri ve perakendecileri bir araya getirir. Peki nasıl? EDI’nin çalışma prensibini masaüstü ve mobil cihazlar şeklinde ikiye ayırarak inceleyelim.

Bilgisayardan Bilgisayara EDI 

Bilgisayardan bilgisayara EDI; posta, faks ve e-Mail’in yerini alır. Her ne kadar e-Mail elektronik ortamda gerçekleştirilen bir mesajlaşma şekli olsa da, bireyler tarafından yönetilmesi gerektiği için otomatikleştirilmiş bir süreç sunmamaktadır. Bireylerin sürece dahil olması, belgelerin işlenmesini yavaşlatır ve insan kaynaklı hatalara yol açar. Bunun yerine, EDI belgeleri doğrudan alıcının bilgisayarındaki uygun uygulamaya (örneğin: Sipariş Yönetim Sistemi) aktarılabilir ve işlem hemen başlatılabilir. Çok sayıda kağıt ve operasyonel iş yükü içeren manuel bir veri aktarım süreci şuna benzer:

Alıcı, satın alma kararı verdikten sonra “satın alma siparişini” oluşturur ve yazdırır. Çıktısı alınan bu belge faks, posta veya e-Mail yoluyla tedarikçiye iletilir. Tedarikçi, satın alma siparişini alır ve sipariş giriş sistemine girer. Alıcı, satın alma siparişinin alınıp alınmadığını teyit etmek için tedarikçiyi arar veya tedarikçi, siparişin onayını alıcıya e-postayla gönderir. Geleneksel yöntemlerle gerçekleştirilen bu belge değişimi genellikle üç ile beş gün arasında sürmektedir.   Satın Alma Siparişinin EDI Doküman Değişimi ise şöyle görünüyor: kağıt yok, insan yok

Alıcı bir satın alma kararı verir, satın alma emrini oluşturur ancak yazdırmaz. EDI yazılımı, satın alma siparişinin elektronik bir versiyonunu oluşturur ve tedarikçiye otomatik olarak iletir. Tedarikçinin sipariş giriş sistemi satın alma emrini alır ve sistemi alır almaz hemen günceller. Tedarikçinin sipariş giriş sistemi bir alındı bildirimi oluşturur ve alındığını onaylamak için geri gönderir. Bu işlem normalde bir gecede gerçekleşir ve bir saatten az sürebilir.

Mobil EDI

Giderek daha fazla firma tedarik zincirini harekete geçirmeye ve kurumsal uygulamalar geliştirmeye çalışırken, yeni EDI mobil uygulamaları ortaya çıkmaya başlıyor. Özellikle, tabletler için geliştirilen uygulamalar tedarik zinciri alanında popülerlik kazanıyor. Perakendeciler bu teknolojiyi kullanarak teslimat başına yarım saat tasarruf edebilir, bu da büyük oranda zaman ve para tasarrufu sağlar. Her geçen gün daha fazla mobil EDI fırsatı ortaya çıkıyor, ancak şu anda bu alanda belirli bir standart işlem belirlenmemiştir.

Kimler EDI Kullanabilir?

Gerçek dünyada uygulanabilirliği olmadan EDI’nin hiçbir tanımı tamamlanmış sayılmaz. Elektronik Veri Değişimi, binlerce özel bilgi alışverişini kapsayan çok çeşitli işlevler için kullanışlıdır. EDI’nin desteklediği sektörlerin ve senaryoların bir kısmını şu şekilde sıralayabiliriz:

Tedarik Zinciri (Perakende, İmalat, Otomotiv)

• Satın alma
• Sipariş karşılama
• Nakliye onayları
• Uluslararası siparişler
• Parça siparişlerinin yerine getirilmesi

Sağlık hizmetleri

• Hasta sağlık bilgilerinin değiş tokuşu
• Sağlık sigortası işlemleri
• Reçete bilgisi değişimleri

Lojistik

• Gönderileri planlama
• Ürün takibi

Muhasebe

• Fatura oluşturma
• Denetim bilgilerinin sağlanması

Havacılık

• Uçuş bilgi alışverişi
• Yolcu adı kayıtları (PNR’lar)
• Uluslararası uygunluk ve standardizasyon

EDI’nin Kullanıcılara Sunduğu Avantajlar

Minimum kağıt kullanımı

EDI, ilgili depolama, baskı, posta ve geri dönüşüm masraflarını azaltır.

Gelişmiş veri kalitesi 

EDI, veri girişi hatalarını en aza indirir, süreçler akıcı hale geldikçe ve tahmin için kullanıldıkça hesapların ödenecek / alacak sürelerini iyileştirir.

İyileştirilmiş geri dönüş süreleri

İş döngünüz iyileştirilir, stok seviyeleri sürekli olarak güncel ve görünür halde tutulur.

İyileştirilmiş zaman çizelgeleri 

EDI transferi, gerçek zamanlı işlemeyi sağlar ve siparişlerin manuel olarak gönderilmesi, alınması ve girilmesi ile ilgili süreleri ortadan kaldırır.

Operasyonel verimlilikte maliyet tasarrufu

EDI, personelinizin manuel olarak fatura oluşturma ve satın alma siparişlerini işleme koyma süresini azaltır.

Daha yeşil bir dünya yaratmaya yardımcı olur

EDI, kağıt izlerini ortadan kaldırır ve kağıt kullanımının minimumda tutulmasını sağlar.

EDI Mesaj Standartları

EDI verileri, insanlar yerine bilgisayarlar tarafından yorumlanır. EDI standartları, bilgisayarların kullanım durumuna bağlı olarak EDI belgelerini anlamalarına yardımcı olmak amacıyla oluşturulmuştur. Farklı EDI standartları, EDI’nin nasıl formatlanması gerektiğine dair farklı yorumlardır. Önde gelen EDI belge standartlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

UN/EDIFACT

Birleşmiş Milletler / Yönetim, Ticaret ve Taşımacılık için Elektronik Veri Değişimi, Birleşmiş Milletler tarafından geliştirilen uluslararası standarttır. Bu standardın sürdürülmesi ve daha da geliştirilmesi çalışmaları, BM Avrupa Ekonomik Komisyonu’na bağlı Birleşmiş Milletler Ticaretin Kolaylaştırılması ve Elektronik Ticaret Merkezi (UN / CEFACT) aracılığıyla yapılır. EDIFACT standardı, yapılandırma için bir dizi sözdizimi kuralı, etkileşimli bir değişim protokolü ve çok ülkeli ve çok sektörlü elektronik iş belgelerinin değişimine izin veren bir dizi standart mesaj sağlar. EDIFACT, birçok şirketin çok erken bir tarihte benimsemiş olması nedeniyle, Avrupa’da yaygın olarak kullanılmaktadır.

ANSI X12

1979’da Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü (ANSI), endüstriler arası elektronik ticari işlem alışverişi, yani elektronik veri değişimi için tek tip standartlar geliştirmek üzere Akredite Standartlar Komitesi (ASC), X12’yi kiraladı. ANSI X12, başlangıçta Kuzey Amerika’daki farklı endüstri sektörlerindeki şirketleri desteklemek için tasarlandı, ancak bugün dünya çapında günlük ticari işlemlerde ANSI X12 EDI standartlarını kullanan 300.000’den fazla şirket bulunmaktadır. ANSI X12, Amerika Birleşik Devletleri dışında yaygın olarak kullanılan UN / EDIFACT mesajlarına da katkıda bulunur.

VDA

Bölgesel EDI standartlarından biri olan VDA, Alman Otomotiv Endüstrisi Birliği Verband der Automobilindustrie’nin kısaltmasıdır. Bu kuruluş, Alman otomotiv endüstrisindeki şirketlerin ihtiyaçlarına hizmet etmek için standartları ve en iyi uygulamaları geliştirir. VDA, otomotiv üreticileri ve tedarikçiler arasında değiş tokuş edilen iş belgelerini tanımlayan bir dizi sabit formatlı mesaj bulundurur. Diğer EDI standartlarının aksine, VDA spesifikasyonlarında her öğe için herhangi bir adlandırma kuralı bulunmamaktadır.

EDI Mesaj Standartlarının SAP ile Entegrasyonu

MDP Group, EDIFACT, ANSI X12 ve VDA mesaj standartlarının SAP PO ile entegrasyonlarını gerçekleştirerek belge iletim süreçlerini çok daha hızlı ve güvenilir bir hale getirmektedir. SAP PO’nun içerisinde bulunan dahili B2B Toolkit sayesinde EDI mesajlarının dönüşümü otomatik bir şekilde gerçekleştirilir. Bu entegrasyonun öne çıkan üç özelliği bulunmaktadır. Dahili graphical mapping özelliği ile, veriler EDI formatından IDOC formatına hızlı ve kolay bir şekilde dönüştürülebilmektedir. Component monitoring özelliği, partnerler arası bağlantının uçtan uca takip edilebilmesini sağlar. Trading Partner Management özelliği ise, bütün partnerlerin tek bir portal üzerinden görüntülenip, yönetilebilmesini sağlamaktadır. SAP EDI mesaj standartları ve danışmanlık hizmetlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.