Elektronik Veri Değişimi (EDI) Nedir? SAP B2B Entegrasyon Rehberi

Elektronik Veri Değişimi (EDI), ticari ortakların veri ve belge alışverişini elektronik formatta gerçekleştirmelerini sağlayan bir entegrasyon standardıdır. Günümüzde işletmeler, satın alma siparişlerini, faturalarını, teklif taleplerini, kredi uygulamalarını ve daha birçok belge türünü paylaşmak için EDI entegrasyonunu kullanıyor. İletilen belge formatlarının farklılığı sebebiyle, ürün ve hizmet alışverişinde bulunan ticaret ortakları, elektronik verilerin iletim süreçlerinde pek çok sorunla karşı karşıya kalabiliyor. Rekabetçi piyasada varlığını sürdüren firmalar, şirket içi verimliliği artırmak amacıyla operasyonel iş yükünü azaltmayı ve zamandan tasarruf etmeyi hedefliyor. Belge aktarımını standartlaştırmayı hedefleyen EDI entegrasyonu, ticari ortaklar arasında önemli bir köprü görevi üstlenerek şirketleri amaçlarına bir adım daha yaklaştırıyor.

EDI Nedir?

Açılımı Elektronik Veri Değişimi olan EDI, ticari ortakların veri ve belge alışverişini elektronik formatta gerçekleştirmelerini sağlayan bir entegrasyondur. Bu belge alışverişi genellikle alıcı ve tedarikçi firmalar arasındadır. Gönderilen belgeler ise satın alma siparişlerinin faturaları, ödeme bilgileri ve sevkiyat bildirimleri şeklinde örneklendirilebilir. Daha açık tabiriyle EDI'nin tarihsel gelişimi incelendiğinde, ticaret ortakları arasında gerçekleşen ve iş belgelerinin standart bir formata getirilerek aktarılmasını sağlayan bir iletişim biçimi olduğu görülür.EDI kullanıcıları, bekleme süreleri ve gelecekteki prosedürleri tahmin etme sıkıntısı çekmeden dünyanın herhangi bir yerindeki başka bir kuruluşla sanal olarak etkileşime girebilir. EDI, doğası gereği kağıt kullanımını ortadan kaldırır, operasyonel verimliliği artırır ve yeni ticaret ortaklarıyla sanal alışverişi geliştirir. SAP PO ile EDI entegrasyonu hakkında daha fazla bilgi edinmek isteyenler için SAP Integration Suite ile EDI kılavuzumuzu inceleyebilirsiniz.

EDI ile İlgili Kavramlar

EDI'yi daha iyi açıklayabilmek için, bu yazıda sıkça kullanacağımız bazı yan kavramlara da açıklık getirmemiz gerekir.

İş belgeleri

Bahsi geçen iş belgeleri, işletmeler arasında tipik olarak değiş tokuş edilen belgelerden herhangi biridir. EDI aracılığıyla alınıp verilen en yaygın belgeler: satın alma siparişleri, faturalar ve ön sevkiyat bildirimleridir. Ancak konşimento, gümrük belgeleri, envanter belgeleri, sevkiyat durum belgeleri ve ödeme belgeleri gibi çok daha fazlası da iş belgeleri kapsamındadır.

İş ortakları

EDI belgelerinin değişimi, genellikle iş ortakları veya ticaret ortakları olarak anılan iki farklı şirket arasındadır.

Standart boyut

EDI, belgelerin insanlar yerine bilgisayarlar tarafından işlenmesidir. Bilgisayarın belgeleri okuyup anlayabilmesi için standart bir format kullanılmalıdır. Bugün kullanımda olan ANSI X12, EDIFACT, VDA gibi birçok EDI standardı bulunmaktadır. İki işletme EDI belge alışverişine karar verdiğinde, belirli EDI standardı ve sürümü üzerinde anlaşmalıdır. Bu tip durumlarda, EDI formatını çevirmek için işletmeler bir EDI dönüştürücüsüne ihtiyaç duyar.

EDI Nasıl Çalışır?

Önceleri telefon görüşmeleri, fakslar ve kağıt kullanan manuel süreçler ile yürütülen tedarikçi-alıcı ilişkisi, bugün EDI aracılığıyla gerçekleştirilebiliyor. EDI, uluslararası bir ağda – bilgi sistemleri aracılığıyla – üreticileri, distribütörleri ve perakendecileri bir araya getirir.

Bilgisayardan Bilgisayara EDI

Bilgisayardan bilgisayara EDI; posta, faks ve e-Mail'in yerini alır. EDI belgeleri doğrudan alıcının bilgisayarındaki uygun uygulamaya (örneğin: Sipariş Yönetim Sistemi) aktarılabilir ve işlem hemen başlatılabilir. Geleneksel yöntemlerle gerçekleştirilen belge değişimi genellikle üç ile beş gün arasında sürerken, EDI bu süreci bir saatin altına indirmektedir.

Mobil EDI

Giderek daha fazla firma tedarik zincirini harekete geçirmeye ve kurumsal uygulamalar geliştirmeye çalışırken, yeni EDI mobil uygulamaları ortaya çıkmaya başlıyor. Özellikle, tabletler için geliştirilen uygulamalar tedarik zinciri alanında popülerlik kazanıyor. Perakendeciler bu teknolojiyi kullanarak teslimat başına yarım saat tasarruf edebilir.

Kimler EDI Kullanabilir?

Elektronik Veri Değişimi, binlerce özel bilgi alışverişini kapsayan çok çeşitli işlevler için kullanışlıdır. EDI'nin desteklediği sektörlerin ve senaryoların bir kısmını şu şekilde sıralayabiliriz:

Tedarik Zinciri (Perakende, İmalat, Otomotiv)

• Satın alma
• Sipariş karşılama
• Nakliye onayları
• Uluslararası siparişler
• Parça siparişlerinin yerine getirilmesi

Sağlık hizmetleri

• Hasta sağlık bilgilerinin değiş tokuşu
• Sağlık sigortası işlemleri
• Reçete bilgisi değişimleri

Lojistik

• Gönderileri planlama
• Ürün takibi

Muhasebe

• Fatura oluşturma
• Denetim bilgilerinin sağlanması

Havacılık

• Uçuş bilgi alışverişi
• Yolcu adı kayıtları (PNR'lar)
• Uluslararası uygunluk ve standardizasyon

EDI'nin Kullanıcılara Sunduğu Avantajlar

Minimum kağıt kullanımı

EDI, ilgili depolama, baskı, posta ve geri dönüşüm masraflarını azaltır.

Gelişmiş veri kalitesi

EDI, veri girişi hatalarını en aza indirir, süreçler akıcı hale geldikçe ve tahmin için kullanıldıkça hesapların ödenecek / alacak sürelerini iyileştirir.

İyileştirilmiş geri dönüş süreleri

İş döngünüz iyileştirilir, stok seviyeleri sürekli olarak güncel ve görünür halde tutulur.

İyileştirilmiş zaman çizelgeleri

EDI transferi, gerçek zamanlı işlemeyi sağlar ve siparişlerin manuel olarak gönderilmesi, alınması ve girilmesi ile ilgili süreleri ortadan kaldırır.

Operasyonel verimlilikte maliyet tasarrufu

EDI, personelinizin manuel olarak fatura oluşturma ve satın alma siparişlerini işleme koyma süresini azaltır.

Daha yeşil bir dünya yaratmaya yardımcı olur

EDI, kağıt izlerini ortadan kaldırır ve kağıt kullanımının minimumda tutulmasını sağlar. Daha ayrıntılı bir bakış için EDI'nin 6 temel faydasını anlattığımız yazımızı inceleyebilirsiniz.

EDI Mesaj Standartları

EDI verileri, insanlar yerine bilgisayarlar tarafından yorumlanır. EDI standartları, bilgisayarların kullanım durumuna bağlı olarak EDI belgelerini anlamalarına yardımcı olmak amacıyla oluşturulmuştur. Önde gelen EDI belge standartlarını şu şekilde sıralayabiliriz:

UN/EDIFACT

Birleşmiş Milletler / Yönetim, Ticaret ve Taşımacılık için Elektronik Veri Değişimi, Birleşmiş Milletler tarafından geliştirilen uluslararası standarttır. EDIFACT, birçok şirketin çok erken bir tarihte benimsemiş olması nedeniyle, Avrupa'da yaygın olarak kullanılmaktadır.

ANSI X12

1979'da Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü (ANSI), endüstriler arası elektronik ticari işlem alışverişi için tek tip standartlar geliştirmek üzere Akredite Standartlar Komitesi X12'yi kurdu. ANSI X12, başlangıçta Kuzey Amerika'daki farklı endüstri sektörlerindeki şirketleri desteklemek için tasarlandı; bugün dünya çapında 300.000'den fazla şirket ANSI X12 EDI standartlarını kullanmaktadır.

VDA

Bölgesel EDI standartlarından biri olan VDA, Alman Otomotiv Endüstrisi Birliği Verband der Automobilindustrie'nin kısaltmasıdır. Otomotiv üreticileri ve tedarikçiler arasında değiş tokuş edilen iş belgelerini tanımlayan bir dizi sabit formatlı mesaj bulundurur.

EDI Mesaj Standartlarının SAP ile Entegrasyonu

MDP Group, EDIFACT, ANSI X12 ve VDA mesaj standartlarının SAP PO ile entegrasyonlarını gerçekleştirerek belge iletim süreçlerini çok daha hızlı ve güvenilir bir hale getirmektedir. SAP PO'nun içerisinde bulunan dahili B2B Toolkit sayesinde EDI mesajlarının dönüşümü otomatik bir şekilde gerçekleştirilir. Bu entegrasyonun öne çıkan üç özelliği bulunmaktadır: dahili graphical mapping ile veriler EDI formatından IDOC formatına hızlı ve kolay bir şekilde dönüştürülebilmektedir; component monitoring özelliği, partnerler arası bağlantının uçtan uca takip edilebilmesini sağlar; Trading Partner Management özelliği ise bütün partnerlerin tek bir portal üzerinden görüntülenip yönetilebilmesini sağlamaktadır.SAP IDoc yapısı ve EDI entegrasyonunda kullanılan ara belgeler hakkında daha fazla bilgi edinmek için SAP IDoc nedir yazımızı inceleyebilirsiniz.SAP EDI mesaj standartları ve danışmanlık hizmetlerimiz hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.