Sürekli İyileştirme (Continuous Improvement) Nedir?

Sürekli iyileştirme, günümüzde hayatımızı kolaylaştıran ve iş süreçlerimizi verimli hale getiren her gün yapılan iyileştirmeleri ifade eder. İş süreçlerinde günlük olarak yapılan iyileştirmeler aracılığıyla her zaman daha iyi sonuçlar elde etmeye odaklanan bir yaklaşımdır. Blog gönderimizde sürekli iyileştirmenin faydalarını ve nasıl uygulanması gerektiğini ele aldık.

Sürekli İyileştirme Tanımı

Sürekli iyileştirme, israfı azaltarak verimliliği artırmayı hedefleyen; ürünleri, hizmetleri veya süreçleri iyileştirmek için devam eden bir yaklaşımdır. Tüm bunları başarmak için zaman içine yayılmış olan küçük ve artırımlı değişiklikler yapmayı hedefler. Sürekli iyileştirme, imalattan üretime, müşteri hizmetlerinden satışa kadar tüm departmanlarda uygulanabilir.

Sürekli iyileştirme, tek seferlik bir süreç değildir. Adından da anlaşılacağı üzere sürekli devam etmesi gereken bir uygulamalar veya süreçler bütünüdür.

Sürekli İyileştirmenin Temel İlkeleri

• Süreci Tanımlayın ve Anlayın

Sürekli iyileştirmenin ilk adımı, süreçteki adımları belirlemek ve anlamaktır. Bu, süreci bireysel görevlere ayırmayı, girdileri ve çıktıları anlamayı ve süreç akışını incelemeyi içerir.

• Hedefleri Belirleyin

Süreci tanımlayıp anladıktan sonra, bir sonraki adım amaç ve hedefleri belirlemektir. Bunlar spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, sonuç odaklı ve zamana bağlı olmalıdır.

• Verileri Toplayın ve Analiz Edin

Bir sonraki adım, süreç hakkında veri toplamak ve iyileştirme alanlarını ve potansiyel sorunları belirlemek için analiz etmektir. Bu, metrikleri izlemeyi, müşteri geri bildirimlerini analiz etmeyi ve süreç belgelerini incelemeyi içerir.

• Değişiklikleri Uygulayın

Veriler toplanıp analiz edildikten sonra, süreçte yapılabilecek değişiklikleri belirlemek için kullanılmalıdır. Bu değişiklikler belirli adımların otomatikleştirilmesini, ekipler arasındaki iletişimin iyileştirilmesini veya yeni teknolojinin tanıtılmasını ve daha fazlasını içerir.

• İzleyin ve Değerlendirin

Süreçte değişiklik yaptıktan sonra, bunların etkililiğini izlemek ve değerlendirmek önemlidir. Bu, değişikliklerin olumlu bir etkiye sahip olduğundan emin olmak için ilgili ölçümler ve müşteri geri bildirimleri izlenerek yapılmalıdır.

• Tekrarlayın

Sürekli iyileştirmenin son adımı, süreci tekrarlamaktır. Bu, sürecin tanımlanmasını ve anlaşılmasını, amaç ve hedeflerin belirlenmesini, verilerin toplanması ve analiz edilmesini, değişikliklerin uygulanmasını, değişikliklerin izlenmesini ve değerlendirilmesini ve ardından sürecin tekrarlanmasını içerir.

Sürekli İyileştirmenin Faydaları Nelerdir?

• Kârlılık Artar

Müşteri memnuniyetini artırmak ve markanın pozitif bir izlenim bırakmasını sağlamak için, Sürekli İyileştirme yöntemleriyle ürün ve iş süreçlerinize uygulanarak küçük sorunların üstesinden gelebilirsiniz. Bu, iade ve değişim maliyetlerini azaltırken, ürün kalitesinin de artmasına yardımcı olacağından, satışların ve gelirlerin artmasına da katkıda bulunur.

• Rekabet Gücü Artar

Sürekli iyileştirme, işletmelerin rakiplerine karşı açık bir avantaj sağlamasına yardımcı olur. Kalite, verimlilik ve üretkenlik gibi konularda gelişmelere yönelik alınan önlemler, pazarda rakiplerin önüne geçmeyi destekler. Ayrıca, bu süreç uzun vadede değer yaratan bir iş gücünün yetişmesine ve şirketin kalifiye çalışanlarını artırmasına olanak sağlar.

• Verimlilik Artar

Sürekli İyileştirme, çalışanların motivasyonunu arttırarak onların performansını geliştirmesine ve iş verimliliğini artırmasına olanak sağlayarak şirketin kültürünü olumlu yönde etkiler. Böylece, hem çalışanların hem de şirketin başarısını ve verimliliğini artırmaya yardımcı olur.

• Müşteri Memnuniyeti Artar

Müşterilerin, beklenti ve ihtiyaçlarını anlamak ve bu bilgiyi kullanarak sürekli iyileştirme yapmak müşterilerin ihtiyaçlarını ve değerlerini karşılayan ürün / hizmet ortaya koymaya yardımcı olur. Bu süreçte, iyileştirme yapılması gereken noktaların belirlenmesi ve doğru adımların atılması müşteri memnuniyetini artırmayı sağlar.

Sürekli İyileştirme Nasıl Uygulanır?

İşletmelerin zamana ve yeniliklere ayak uydurabilmesi için sürekli iyileştirme kültürünün bir parçası olmaları gerekir. Bu nedenle, her ne kadar işletme büyüklüğü farklı olsa da, iyileştirme çalışmalarının işletme içinde sürekli olarak planlanan ve uygulanan bir sürece dönüştürülmesi çok önemlidir.

Sürekli iyileştirmeyi iş yerinizde uygulamak için adımlar aşağıdaki gibidir;

• Sürekli İyileştirme Kültürü Oluşturun

Açık iletişim, işbirliği ve değişim ortamını teşvik ederek iş yerinizde sürekli iyileştirme kültürü oluşturun. Çalışanları fikirlerini ve geri bildirimlerini paylaşmaya teşvik edin ve iyileştirmeye yardımcı olanları takdir edin.

• Otomasyonu Benimseyin

Otomasyon, sürekli iyileştirmenin önemli bir bileşenidir. Manuel süreçleri azaltmak ve iyileştirmeyi sağlayabilecek daha yaratıcı görevler için çalışanların değerli zamanını boşaltmak için otomatikleştirilmiş süreçlerden yararlanın.

• Verileri ve Metrikleri Analiz Edin

İyileştirme alanlarını belirlemek için kuruluşunuz genelindeki verileri ve ölçümleri toplayın. Eylem planları geliştirmek ve ilerlemeyi izlemek için bu verileri kullanın.

• Denemeyi Teşvik Edin

Çalışanların yeni fikirleri denemelerine ve test etmelerine izin verin. Bu, uzun süredir devam eden sorunlara yönelik çözümlerin belirlenmesine ve iyileştirme için yeni fırsatların ortaya çıkarılmasına yardımcı olacaktır.

• Hatalardan Ders Alın

Hatalar, öğrenmek için harika fırsatlar yaratmaktadır. Hataları kabul edin ve bunları süreçleri, ürünleri ve hizmetleri daha da iyileştirmek için kullanın.

• Geri Bildirimi Eyleme Dönüştürün

İyileştirme alanlarını belirlemeye yardımcı olması için müşteri ve çalışan geri bildirimlerini kullanın. Geri bildirime göre hareket edildiğinden ve çalışanların geri bildirimlerinin iyileştirmelere nasıl dahil edildiğinin farkında olduğundan emin olun.

Sürekli İyileştirme Çözümü Nedir?

Çalışanların, iş yeri ve iş süreçleriyle ilgili geri bildirimlerinin dijital ortamda toplanmasını, değerlendirilmesini ve ölçümlenmesini sağlayan bir yazılımdır. Çözüm, sürekli iyileştirme kültürünü geliştirme ve devam ettirme sürecinde işletmelere yardımcı olmayı hedefler.

Sürekli İyileştirme Çözümü, Çalışan Öneri Sistemi, Kaizen ve Ramak Kala Raporlama olmak üzere üç farklı modüle sahiptir.

Çalışan Öneri Sistemi Yazılımı: İşletmelerin, süreçleri iyileştirmek ve geliştirmek için ihtiyaç duyduğu geri bildirimlerin, önerilerin ve fikirlerin çalışanlardan dijital olarak toplanmasını sağlayan bir modüldür.

Kaizen Yazılımı: Kaizen modülü, süreç iyileştirmelerinin sistematik bir şekilde takip edilmesini ve çıktıların ölçülebilirliğini sağlar. Bu modül ile paydaşlar sürecin yaşam döngüsünü takip edebilirken, sorumlular da maliyet ve çıktıları ölçümleyebilir.

Ramak Kala Yazılımı: Ramak kala modülü, işletmelerin İş Sağlığı ve Güvenliğini (İSG) desteklemeyi hedefleyen bir çözümdür. Modül, çalışanların, işletme içinde bulunan potansiyel risklerin ilgili birimlere iletilmesini ve risklerin ortadan kaldırılmasını sağlar.

5S Denetim Yönetimi Yazılımı: İşletmelerin, 5S metodolojisinin temel ilkeleri olan temizlik, düzen, standartlaştırma ve bakım kontrolleri gibi tüm süreçlerini dijital olarak yürütmesini sağlayan bir modüldür. Süreçleri raporlar ve raporlarda denetimi yapılan alanlar, kriterleri karşılama durumu, iyileştirme önerileri gibi planları içerir.

Aksiyon Yönetimi Yazılımı: İyileştirme süreçleriyle ilgili aksiyonlar oluşturmaya, sorumlu atamaya ve aksiyonları takip etmeye yardımcı olan bir çözümdür. Kullanıcılar, aksiyonların durumunu anlık olarak takip edebilir ve görsel raporlar sayesinde iş akışlarını verimli bir şekilde yönetebilir.

Öğrenilmiş Ders Yazılımı: Öğrenilmiş Ders Yazılımı, yapılan iyileştirme çalışmalarıyla ilgili olumlu – olumsuz tüm bilgileri sisteme kaydetmeye ve dijital hafızayı güçlendirmeye yardımcı olan bir çözümdür.

Müşteri Talep Yönetimi Yazılımı: Müşterilerden gelen talepleri tek bir platformda toplamayı, değerlendirmeyi ve çözüm üretmeyi sağlayan bir çözümdür.

A3 Problem Çözme Yazılımı: Çözüm, A3 metodolojisinin, dijital platformda uygulanmasına ve sorunları çözmek için sürdürülebilir bir iş ortamı yaratılmasına yardımcı olur.

Dijital Denetim Yönetimi Yazılımı: Üretim, kalite, İSG, bakım ve iyileştirme süreçleri ile ilgili tüm denetimlerin dijital olarak gerçekleştirilmesini sağlar. Böylece, denetim süreçleri çok daha verimli ve etkili bir şekilde geçer.