Was ist der Flexible Workflow von SAP?

SAP Flexible Workflow ist eine umfassende Lösung zur Vereinfachung von Workflow-Konfigurationen. Sie ermöglicht die Erstellung von bedingungsbasierten Workflows für Genehmigungsprozesse und wird auch für die Genehmigung von Beschaffungsdokumenten wie Bestellanforderungen, Bestellungen oder Lieferantenrechnungen verwendet. Der flexible Workflow erweitert den SAP Business Workflow und verbessert seine Zugänglichkeit, Reichweite und Flexibilität, um den wachsenden Anforderungen an cloudbasierte Innovationen gerecht zu werden.

Flexible Workflows ermöglichen es Geschäftsprozess-Experten, Workflows mit vordefinierten Inhalten und Aufgaben zu erstellen. Das bedeutet, dass flexible Workflows denselben Prinzipien folgen, aber mit SAP Fiori-Apps entwickelt werden können, ohne dass Entwicklungswerkzeuge erforderlich sind.

Was sind die Vorteile des SAP Flexible Workflows?

Flexible Workflows können durch die Szenarien, die erstellt und an die Bedürfnisse Ihrer Prozesse angepasst werden können, individuell gestaltet werden, ohne dass eine Entwicklung erforderlich ist. Außerdem können Key-User Änderungen vornehmen und diese Szenarien bearbeiten, ohne dass Entwickler benötigt werden. Diese benutzerdefinierten Workflows können über die Fiori-App festgelegt werden, und auch die Genehmigungsmaßnahmen können in derselben Umgebung stattfinden. Es gibt viele Optionen, um die genehmigten Personen zu bestimmen, und ein flexibler Workflow bietet die Möglichkeit, festzulegen, wann der Workflow-Schritt je nach Bedingung ausgelöst wird. Je nach Bedarf können einstufige oder mehrstufige Genehmigungsprozesse definiert werden. Im Vergleich zu klassischen Workflows sind flexible Workflows mit geringeren Kosten verbunden.

Wie werden flexible Workflows für Bestellanforderungen eingesetzt?

Flexible Workflows unterstützen die Entwicklung von ein- oder mehrstufigen Genehmigungsprozessen, je nach Anforderung. Mit Hilfe der App "My Inbox" können die Genehmigenden die Prozess-Workitems genehmigen oder ablehnen.

Für die Genehmigung einer Bestellanforderung gibt es zwei Möglichkeiten: Gesamtfreigabe und Freigabe von Bestellanforderungspositionen. Bei der Gesamtfreigabe wird die gesamte Bestellanforderung genehmigt, dies wird auch als Genehmigung auf Kopfebene bezeichnet. Bei der Freigabe von Bestellanforderungspositionen werden die Positionen einzeln genehmigt; diese Art von Bestellanforderung wird auch als Genehmigung auf Positionsebene bezeichnet. Die verfügbaren Szenarien für diese Optionen sind: Ein Szenario für reguläre Bestellanforderungen und ein Szenario für zentrale Bestellanforderungen, sofern Sie die zentrale Beschaffung einsetzen.

Bestellanforderungen werden automatisch genehmigt, wenn es keine definierten Workflows für den Prozess gibt. Um die Kontrolle über den Genehmigungsprozess zu übernehmen, sind flexible Workflows erforderlich. Genehmiger können über das SAP Fiori Launchpad oder per E-Mail über neue Workitems benachrichtigt werden und Anforderer können per E-Mail informiert werden, ob ihre Bestellanforderung genehmigt oder abgelehnt wurde.

Welche Schritte müssen ausgeführt werden, um den Flexible Workflow für Bestellanforderungen zu konfigurieren?

• Ausführen der Workflow-Customizing-Aktivitäten.
• Anlegen der Genehmigenden.
• Verwaltung von Teams als Genehmigende für die Workitems.
• Festlegen der Personen, die für die Buchhaltungsobjekte verantwortlich sind.
• Definieren der Logik, der benutzerdefinierten Felder und der Vorbedingungen für den Start und die Schritte des Workflows.
• Verwaltung und Definition der Hauptaktivitäten des Workflows für Bestellanforderungen, wie z.B. die Bestimmung des Workflow-Szenarios, der Genehmigenden, die Definition der Genehmigungsschritte und ihrer Reihenfolge sowie die Aktivierung des Workflows.
• Übersetzen der Texte und des für den Workflow erstellten Inhalts.
• Konfigurieren der E-Mail-Benachrichtigungen, die an Genehmigende und Anforderer gesendet werden sollen, und Pflegen der E-Mail-Vorlagen.

Neben der Konfiguration kann optional auch der Transport des Workflows von der Qualität in die Produktion sowie die Behebung von Fehlern und Problemen des Workflows und die Aktualisierung der Empfänger durchgeführt werden.

Wie werden flexible Workflows für Bestellungen eingesetzt?

Flexible Workflows unterstützen die Entwicklung von ein- oder mehrstufigen Genehmigungsprozessen, wobei je nach Anforderung in jedem Schritt ein oder mehrere Genehmigende den Prozessen für Bestellanforderungen zugeordnet werden können. Die Genehmiger des definierten Genehmigungsprozesses können je nach Bedarf des Systems über eine Rolle oder in Teams sowie als Einzelpersonen zugewiesen werden. Über die App My Inbox können die Genehmiger die Prozess-Workitems genehmigen oder ablehnen. Bestellungen werden automatisch genehmigt, wenn es keine definierten Workflows für den Prozess gibt. Um die Kontrolle über den Genehmigungsprozess zu behalten, sind flexible Workflows erforderlich. Genehmiger können über das SAP Fiori Launchpad oder per E-Mail über neue Workitems benachrichtigt werden und Einkäufer können per E-Mail informiert werden, ob ihre Bestellung genehmigt oder abgelehnt wurde.

Für weitere Informationen über flexible Workflows können Sie unsere SAP Fiori Berater kontaktieren, indem Sie das Formular auf unserer "Kontakt"-Seite ausfüllen.

SAP Fiori-Beratung

Welche Schritte sind zu befolgen, um den flexible Workflow für Bestellungen zu konfigurieren?

• Durchführen der Workflow-Customizing-Aktivitäten.
• Anlegen der Genehmigenden.
• Definieren der Personen, die für die Buchhaltungsobjekte verantwortlich sind.
• Definieren der Logik, der benutzerdefinierten Felder und der Vorbedingungen für den Start und die Schritte des Workflows.
• Definition der Vorbedingungen für den Start und die Genehmigungsschritte und der Reihenfolge für die Prüfung der Vorbedingungen sowie die Bestimmung der Empfänger und die Aktivierung des Workflows.
• Übersetzen der Texte und des für den Workflow erstellten Inhalts.
• Konfigurieren der E-Mail-Benachrichtigungen, die an Genehmigende und Antragsteller gesendet werden sollen, und Pflegen der E-Mail-Vorlagen.

Neben der Konfiguration kann optional auch der Transport des Workflows von der Qualität in die Produktion sowie die Behebung von Fehlern und Problemen des Workflows und die Aktualisierung der Empfänger durchgeführt werden.

Verwendung der App: Workflows für die Prüfung von Journalbuchungen verwalten?

Mit dieser App für das Finanzwesen können Sie Workflows für Ihre Geschäftsanforderungen erstellen und aktivieren. In dieser App können Sie Voraussetzungen für den Start eines Workflows für die Journalbuchungen und Währungsanpassungen definieren. Für die Überprüfung können Sie Workflows erstellen, bearbeiten und aktivieren. Außerdem können Sie die Schrittfolge und die Behandlung von Ausnahmen festlegen, beispielsweise, wenn ein Workflow endet.

Was ist die E-Mail-Vorlagen-App Maintain?

Mit der E-Mail-Vorlagen-App Maintain können Sie E-Mail-Vorlagen definieren, so dass Sie benutzerdefinierte E-Mails mit Ihrer flexible Workflow-Nummer zusammenstellen können, ohne dass eine Entwicklung erforderlich ist. Die Benutzer können auch über die Arbeitselemente per E-Mail zusammen mit den Fiori Launchpad-Benachrichtigungen informiert werden. Sie können mit diesem Tool benutzerdefinierte Vorlagen erstellen, in denen Sie den Betreff und den Nachrichtentext definieren und sprachspezifische Varianten erstellen können. Um den Inhalt der E-Mail dynamisch zu schreiben, können Sie Parameter verwenden. Da das Tool vollständig HTML-unterstützt ist, können die Benutzer über den Hyperlink in der E-Mail die Anfrage direkt und dynamisch in ihrem Posteingang anzeigen.

Vorteile des Flexible Workflows

• Anstatt einen großen, komplexen Workflow zu erstellen, können Sie mehrere flexible Workflow-Szenarien für einen Beschaffungsbeleg entwerfen.
• Vorbedingungen können verwendet werden, um einen Prozess zu starten und zu entscheiden, ob ein Workflow-Schritt angemessen ist.
• Sie können die Schritte festlegen, die der Genehmigende für jeden Vorgang ausführen soll.
• Die parallele Genehmigung wird für jeden der Schritte unterstützt.
• Sie können festlegen, was als nächstes geschehen soll, wenn der Genehmigende beschließt, das Workitem mit Ausnahmebehandlung abzulehnen.
• Unterstützt Push-Benachrichtigungen
• Die Lösung bietet eine Integration mit der von SAP empfohlenen Anwendung Fiori My Inbox.