E-Rechnungspflicht 2027: Ab welcher Umsatzgrenze sind Sie betroffen?

Die E-Rechnungspflicht 2027 verpflichtet Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro überschritten hat, ab dem 1. Januar 2027 für alle inländischen B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen auszustellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz.

Die B2B-E-Rechnungspflicht in Deutschland erreicht 2027 die nächste Stufe. Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ab 2027 beginnt für Unternehmen oberhalb einer bestimmten Umsatzgrenze die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Wo genau liegt diese Grenze? Welches Jahr zählt bei der Berechnung? Und wie bereiten sich Unternehmen vor, die ihre Fakturierung über SAP abwickeln? In diesem Beitrag beantworten wir diese Fragen auf Basis der aktuellen Rechtslage.

Auf welcher gesetzlichen Grundlage beruht die E-Rechnungspflicht?

Die gesetzliche Grundlage der B2B-E-Rechnungspflicht ist das im März 2024 verabschiedete Wachstumschancengesetz. Das Gesetz hat § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) neu gefasst und den Begriff der E-Rechnung präzisiert. Danach ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Die Hintergründe des Gesetzes haben wir in unserem Beitrag zu Anforderungen der E-Rechnung in Deutschland und SAP XRechnung erläutert.

Die wichtigste Konsequenz dieser Definition: Eine per E-Mail versendete Standard-PDF-Rechnung gilt nicht als E-Rechnung. Ein PDF ist zwar für Menschen lesbar, enthält aber keine strukturierten Daten, sodass Systeme es nicht automatisch verarbeiten können. Nach Ablauf der Übergangsfristen verlieren Papier- und einfache PDF-Rechnungen ihren Status als ordnungsgemäße Rechnung im Sinne des UStG.

Zeitplan der E-Rechnungspflicht: Was ändert sich 2025, 2027 und 2028?

Deutschland setzt die B2B-E-Rechnungspflicht in drei Stufen um. In der ersten Stufe trat am 1. Januar 2025 die Empfangspflicht für alle Unternehmen in Kraft. In der zweiten Stufe beginnt am 1. Januar 2027 die Ausstellungspflicht für Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze. In der letzten Stufe erfasst die Pflicht ab dem 1. Januar 2028 alle Unternehmen. Die Übergangsregelungen beruhen auf § 27 Abs. 38 UStG.

Bis Ende 2026 dürfen alle Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers weiterhin Rechnungen auf Papier oder in unstrukturierten elektronischen Formaten ausstellen.

Ab welcher Umsatzgrenze gilt die E-Rechnungspflicht 2027?

Die Grenze liegt bei 800.000 Euro. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, für alle inländischen B2B-Umsätze strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Ab diesem Datum dürfen diese Unternehmen keine Papier- oder einfachen PDF-Rechnungen mehr ausstellen.

Unternehmen, die unter der Grenze von 800.000 Euro bleiben, dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch bis zum 31. Dezember 2027 Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen. Für diese Gruppe beginnt die Ausstellungspflicht am 1. Januar 2028.

Wie wird die Grenze von 800.000 Euro berechnet, und welches Jahr zählt?

An diesem Punkt unterlaufen Unternehmen bei der Einordnung die meisten Fehler. Für die Pflicht ab 2027 zählt der Gesamtumsatz des Vorjahres, also des Geschäftsjahres 2026. Zwei Details sind bei der Berechnung entscheidend:

• Der Gesamtumsatz zählt. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG. In die Berechnung fließt der gesamte Umsatz des Unternehmens ein, nicht nur der inländische oder der B2B-Umsatz.
• Die Grenze gilt jahresbezogen. Ein Unternehmen, dessen Umsatz 2026 über 800.000 Euro liegt, muss ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen erzielt 2026 einen Gesamtumsatz von 1 Million Euro, davon stammen nur 500.000 Euro aus inländischen B2B-Umsätzen. Da der Gesamtumsatz die Grenze überschreitet, fällt das Unternehmen 2027 dennoch unter die Ausstellungspflicht.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht 2027 betroffen?

Die Ausstellungspflicht der Stufe 2027 gilt für Umsätze, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:

• Das rechnungsstellende Unternehmen ist in Deutschland ansässig.
• Der Rechnungsempfänger ist ebenfalls ein in Deutschland ansässiges Unternehmen (inländischer B2B-Umsatz).
• Der Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmens lag 2026 über 800.000 Euro.

Auch ausländisch beherrschte Unternehmen, die in Deutschland über eine GmbH, eine Niederlassung oder eine Tochtergesellschaft tätig sind, fallen unter die Pflicht, soweit sie diese Bedingungen erfüllen. Internationale Konzerne mit einer deutschen Gesellschaft sollten deren Umsatz 2026 an der Grenze messen.

Welche Ausnahmen gelten bei der E-Rechnungspflicht?

Der Gesetzgeber sieht mehrere Ausnahmen von der Ausstellungspflicht vor:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Unternehmen dürfen diese weiterhin auf Papier oder als PDF ausstellen.
• Fahrausweise: Sie bleiben von der Pflicht ausgenommen.
• B2C-Umsätze: Rechnungen an Endverbraucher unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 UStG: Rechnungen über bestimmte Gesundheits-, Versicherungs- und Finanzdienstleistungen fallen nicht unter die Pflicht.
• Kleinunternehmer: Unternehmen in der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit. Sie müssen jedoch weiterhin E-Rechnungen empfangen können.
• Grenzüberschreitende Umsätze: Rechnungen an ausländische Kunden sind nicht erfasst. Die EU regelt grenzüberschreitende Umsätze gesondert im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age).

Auch für EDI gilt eine Übergangsregelung. Mit Zustimmung des Empfängers bleiben EDI-Rechnungen bis zum 31. Dezember 2027 zulässig. Nach den aktuellen Hinweisen der IHK Frankfurt kann EDI auch über 2028 hinaus genutzt werden, sofern sich ab dem 1. Januar 2028 der erforderliche Meldedatensatz richtig und vollständig aus der EDI-Rechnung extrahieren lässt.

Was passiert bei Verstößen gegen die E-Rechnungspflicht?

Unternehmen, die unter die Pflicht fallen und dennoch Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen, tragen zwei zentrale Risiken. Die Finanzverwaltung kann gegen den Aussteller nach § 26a UStG ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro verhängen. Der Empfänger riskiert den Vorsteuerabzug, weil die Rechnung die formalen Anforderungen nicht erfüllt. Verstöße treffen damit beide Seiten der Geschäftsbeziehung. Unternehmen müssen E-Rechnungen zudem 8 Jahre aufbewahren.

Wird die E-Rechnungspflicht 2027 verschoben?

Einige Verbände fordern eine Verschiebung der Stufe 2027. Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) will die für 2027 geplante Stufe auf 2028 verschieben. Der Gesetzgeber hat jedoch bislang kein Verfahren zur Verlängerung der Frist eingeleitet. Unternehmen sollten ihre Planung daher am geltenden Zeitplan ausrichten, also am 1. Januar 2027.

Nach einer Studie von Quadient und OpinionWay sind rund 90 Prozent der Unternehmen von den neuen Regeln betroffen, doch 70 Prozent haben die Umstellung noch nicht abgeschlossen. Wer früh mit der Vorbereitung beginnt, verschafft sich damit einen klaren Vorsprung.

Welche E-Rechnungsformate akzeptiert Deutschland?

Deutschland akzeptiert Formate, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Die gängigsten Formate sind:

• XRechnung: Der nationale E-Rechnungsstandard Deutschlands. Es handelt sich um ein vollständig strukturiertes XML-Format, das auch für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) zum Einsatz kommt.
• ZUGFeRD: Ein hybrides Format. Es verbindet eine für Menschen lesbare PDF/A-3-Datei mit maschinell verarbeitbaren XML-Daten in einem Dokument.
• Peppol BIS: Das EN-16931-konforme internationale Format für den Rechnungsaustausch über das Peppol-Netzwerk, das europaweit für den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Belege genutzt wird.

Das Peppol-Netzwerk entwickelt sich zu einem zentralen Baustein der europäischen E-Rechnungsinfrastruktur. Belgien etwa wickelt seine B2B-E-Rechnungspflicht seit Januar 2026 über das Peppol-Netzwerk ab. Für Unternehmen mit Tätigkeit in mehreren europäischen Ländern lassen sich die unterschiedlichen länderspezifischen Anforderungen über eine einzige Peppol-Anbindung verwalten.

Wie erfüllen SAP-Anwender die E-Rechnungspflicht?

Die Pflicht erzeugt zwei zentrale Anforderungen für Unternehmen, die ihre Fakturierung über SAP abwickeln:

• Ausgangsrechnungen: Unternehmen müssen die in SAP SD und FI erstellten Rechnungen im Format XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol BIS erzeugen und an den Empfänger übermitteln.
• Eingangsrechnungen: Unternehmen müssen die von Lieferanten empfangenen XML-Rechnungen in SAP übernehmen, prüfen, buchen und gesetzeskonform archivieren. Wie sich die Prüfung von Belegen automatisieren lässt, zeigen wir in unserem Beitrag zur KI-gestützten Dokumentenprüfung.

Manuelle Prozesse können diese Anforderungen nicht erfüllen. Damit Rechnungsdaten konsistent mit den SAP-Stammdaten bleiben, Formatprüfungen automatisch laufen und der Übertragungskanal zuverlässig arbeitet, brauchen Unternehmen eine vollständig in SAP integrierte E-Rechnungslösung. Einen Überblick über unsere Beratungsleistungen rund um SAP finden Sie in unserem Beitrag Was ist die SAP-Beratung?

MDP SAP E-Rechnungslösung für Deutschland

Bei MDP Group haben wir die MDP SAP E-Rechnungslösung für Deutschland entwickelt, damit Sie Ihren gesamten E-Rechnungsprozess direkt aus Ihrem SAP-System heraus steuern. Ihre Fakturierungsteams arbeiten weiter in den gewohnten SAP-Oberflächen, ohne in ein separates Portal zu wechseln:

• E-Rechnungen aus SAP ausstellen: Unsere Lösung erzeugt die in SAP SD und FI erstellten Rechnungen direkt aus Ihrem SAP-System in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD 2.0/2.1 oder Peppol BIS, vollständig konform zur EN 16931, und übermittelt sie an den Empfänger.
• Automatische Übernahme von Eingangsrechnungen in SAP: Unsere Lösung überträgt die XML-Rechnungen Ihrer Lieferanten automatisch in Ihr SAP-System. Eingangsrechnungen können Sie direkt in SAP anzeigen, auflisten und verfolgen.
• Durchgängige Nachverfolgung in SAP: Alle ein- und ausgehenden E-Rechnungsbewegungen überwachen Sie über SAP-Berichte. Ihre Rechnungsdaten bleiben konsistent mit Ihren SAP-Stammdaten, und die gesetzeskonforme Archivierung läuft integriert mit SAP.

Seit 2013 haben wir mit über 450 Partnern auf 5 Kontinenten mehr als 1.100 Projekte umgesetzt. Wenn Ihr Umsatz 2026 die Grenze von 800.000 Euro überschreiten wird, empfehlen wir, Ihr Umstellungsprojekt heute zu planen, damit Sie es vor dem 1. Januar 2027 abschließen.

Häufig gestellte Fragen

Ab welcher Umsatzgrenze gilt die E-Rechnungspflicht?

Die Grenze liegt bei 800.000 Euro. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 Euro lag, müssen ab dem 1. Januar 2027 für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen. Für Unternehmen unterhalb der Grenze beginnt die Pflicht am 1. Januar 2028.

Welches Jahr zählt bei der Grenze von 800.000 Euro?

Für die Pflicht ab 2027 zählt der Gesamtumsatz des Jahres 2026. In die Berechnung fließt der Gesamtumsatz im Sinne von § 19 Abs. 2 UStG ein, nicht nur der inländische oder der B2B-Umsatz. Diese Unterscheidung ist für die Einordnung entscheidend.

Gilt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?

Nein. Eine per E-Mail versendete Standard-PDF-Rechnung enthält keine strukturierten Daten und gilt daher nicht als E-Rechnung im Sinne der EN 16931. Nach Ablauf der Übergangsfristen verlieren PDF-Rechnungen ihren Status als ordnungsgemäße Rechnung.

Wird die E-Rechnungspflicht verschoben?

Einige Verbände fordern eine Verschiebung der Stufe 2027. Der Gesetzgeber hat jedoch bislang kein Verfahren zur Fristverlängerung eingeleitet. Unternehmen sollten sich auf den geltenden Stichtag 1. Januar 2027 vorbereiten.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht befreit. Sie müssen jedoch weiterhin die seit 2025 geltende Empfangspflicht erfüllen und E-Rechnungen empfangen können.

Kann ich aus meinem SAP-System rechtskonforme E-Rechnungen versenden?

Ja. Mit der MDP SAP E-Rechnungslösung für Deutschland erzeugen Sie Ihre Rechnungen direkt aus Ihrem SAP-System in den Formaten XRechnung, ZUGFeRD oder Peppol BIS, übermitteln sie an den Empfänger und übernehmen Eingangsrechnungen automatisch in SAP.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht wird am 1. Januar 2027 für Unternehmen oberhalb der Umsatzgrenze von 800.000 Euro zur Ausstellungspflicht. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Ab 2028 erfasst die Pflicht alle Unternehmen unabhängig vom Umsatz. Wer in der Hoffnung auf eine Verschiebung wartet, riskiert Bußgelder und den Vorsteuerabzug. Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information; für die konkrete Situation Ihres Unternehmens empfehlen wir die Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. Kontaktieren Sie uns, um Ihr Umstellungsprojekt auf SAP-Basis zu planen.

Referenzen

IHK Frankfurt am Main – E-Rechnungspflicht ab 2025
Börse Express – E-Rechnung: Pflicht ab Januar 2027
Ecovis KSO – E-Rechnungs-Pflicht ab 2027
IHP Media – E-Rechnungspflicht 2027

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