Finans Ekiplerinin SAP’de Otomatikleştirebileceği 7 Süreç

SAP finans otomasyonu, finans ekiplerinin manuel veri girişini ortadan kaldıran süreç dijitalleştirmesidir. Banka hareketi, mutabakat, ödeme ve tahsilat gibi tekrar eden işleri SAP’ye otomatik aktarır.

Censuswide ve Tipalti araştırmasına göre finans ekiplerinin yüzde 72’si yılda 520 saate kadar manuel görevlere zaman ayırıyor; bu da tam zamanlı bir çalışanın yaklaşık üç ayına denk geliyor. Tipalti verilerine göre bu saatlerin önemli bir kısmı, aslında otomatikleştirilebilecek işlere akıyor. Bu yazıda finans ekiplerinin SAP ile otomatikleştirebileceği 7 süreci ve bunları sağlayan MDP çözümlerini ele alıyoruz.

Asıl Yorucu Olan İş Yükü Değil, Verinin Sisteme Giriş Biçimi

Finans ekiplerinin gündelik mesaisi, büyük ölçüde veriyi bir yerden alıp başka bir yere taşımakla geçer. Personel ekstreleri indirir, satırları elle işler, bakiyeleri kontrol eder ve raporları farklı ekranlardan toplar. Bu döngü her gün baştan tekrar eder.

Asıl zaman kaybettiren şey işlemin kendisi değil, verinin sisteme giriş biçimidir. Ekip veriyi ERP sistemine elle taşıdığında her satır bir kopyala-yapıştır işine dönüşür ve her manuel adım yeni bir hata riski taşır.

SAP finans otomasyonu, bu giriş biçimini kökten değiştirir ve verinin sisteme manuel değil otomatik akmasını sağlar. Aşağıda finans ekiplerinin SAP ile otomatikleştirebileceği 7 süreci ve bunları sağlayan MDP çözümlerini ele alıyoruz.

SAP Finans Otomasyonu ile Çözülebilecek 7 Finans Süreci

MDP’nin SAP entegre finansal çözümleri, finans sürecinin baştan sona dijitalleşmesini sağlar. Aşağıdaki tablo, manuel yöntem ile SAP otomasyonu arasındaki farkı özetler:

1. Banka Hareketleri SAP’ye Nasıl Otomatik Aktarılır?

Bir finans personelinin günlük iş süreçleri arasında banka hesap bakiyelerini kontrol etmek ve verileri ERP sistemine aktarmak yer alır. Bu süreci gerçekleştirmek için personel, firmanın çalıştığı tüm bankalara ayrı ayrı girer ve ekstrelerini tek tek indirir. Satırları manuel olarak ERP sistemine işler. Bakiyeleri kontrol eder. Rapor almak için farklı ekranlara girer. Sonra bu döngü ertesi gün baştan tekrar eder.

Her banka için ayrı ekran, ayrı ekstre formatı ve ayrı giriş demek, günün önemli bir bölümünün yalnızca veriyi bir yerden alıp başka bir yere taşımaya gitmesi anlamına gelir. Banka sayısı arttıkça bu yük katlanarak büyür; üç bankayla yönetilebilir görünen süreç, on bankada günün tamamını yutar.

Kuruş hatası bile gün sonunda banka ile SAP FI bakiyeleri arasında tutarsızlığa neden olur. Personelin bu tutarsızlığın hangi ödemeden kaynaklandığını bulması ise saatler alır. İyi haber şu: bu işlerin çoğunu banka hesaplarınızı SAP ile entegre ederek otomatikleştirebilirsiniz.

MDP e-Hesap Özeti banka hesap hareketlerini SAP’ye otomatik aktarır. Sistem tüm hesapları tek ekranda gösterir, bakiyeleri anlık sunar ve muhasebeleştirme sürecini otomatik yürütür. Ekstre indirip satır işlemek yerine ekibiniz doğrudan kontrol ve analiz adımına geçer. MT940 aktarımı ve otomatik muhasebeleştirme için SAP e-Hesap Özeti ile banka hareketlerinin otomatik yönetimi yazısına, mobil kullanım için SAP Fiori e-Hesap Özeti içeriğine göz atabilirsiniz.

2. Cari Hesap Mutabakatı Nasıl Otomatikleştirilir?

Personel mutabakat döneminde her cariye tek tek ulaşır. Telefon eder, faks çeker, e-posta gönderir. Gelen yanıtları ayrı ayrı açar, tablolara işler ve farkları elle arar. Dönem sonu yaklaştıkça bu trafik katlanır.

Bu yöntemde asıl yük, mutabakatın kendisi değil yanıtların dağınık kanallardan toplanmasıdır. Her kanal ayrı bir takip, her yanıt ayrı bir manuel kayıt demektir. Tek bir atlanan yanıt, kapanmayan bir mutabakat olarak dönem sonuna kalır.

MDP e-Mutabakat Çözümü, mutabakat süreçlerini SAP üzerinden yönetir. Sistem cari ve BA/BS mutabakatlarını otomatik gönderir, yanıtları tek ekranda toplar ve farkları hızla görünür hale getirir. Böylece ekip mutabakat için harcadığı dönem sonu mesaisini büyük ölçüde geri kazanır.

3. Ekstre ile Muhasebe Kaydı Nasıl Otomatik Karşılaştırılır?

Personel banka ekstresini açar ve muhasebe kayıtlarıyla satır satır karşılaştırır. Hangi işlemin sistemde karşılığı var, hangisi eksik diye gözle kontrol eder. Yüzlerce satırda tek bir eşleşmeyen kalemi bulmak günün büyük bölümünü alır.

Buradaki sorun, karşılaştırmanın manuel ve göze dayalı olmasıdır. İnsan gözü yorulduğunda kalemleri atlar, mutabakatsızlıkları günler sonra fark eder.

MDP Ekstre Karşılaştırma Çözümü, banka ekstresi ile muhasebe kayıtlarını otomatik karşılaştırır. Çözüm eşleşmeyen kalemleri işaretler ve mutabakatsızlıkları gün içinde tespit eder. Böylece personel satır satır göz kontrolü yapmaktan kurtulur.

4. Beyanname Süreci SAP ile Nasıl Yönetilir?

Personel beyanname döneminde SAP’den verileri çeker, tablolara aktarır ve ilgili portala elle girer. Her aktarım adımında rakamları tekrar kontrol eder. Tek bir yanlış hücre, düzeltmesi zaman alan bir beyan hatasına dönüşür.

Bu süreçte risk, verinin elle bir sistemden diğerine taşınmasından kaynaklanır. Her manuel transkripsiyon, yeni bir hata ihtimali demektir.

MDP e-Beyanname Çözümü, beyanname hazırlama ve gönderme sürecini SAP verisiyle entegre eder. Sistem veriyi ilgili portallara otomatik taşır; böylece hem zamandan kazandırır hem de transkripsiyon hatalarını önler.

5. Ödeme Talimatları Bankalara Nasıl Otomatik İletilir?

Personel ödeme günü SAP’den ödeme listesini alır, banka formatına uygun dosyayı elle hazırlar ve her banka portalına tek tek yükler. Yükleme sonrası tutarları yeniden kontrol eder. Yanlış bir IBAN ya da tutar, geri dönüşü zor bir ödemeye yol açar.

Asıl zorluk, ödeme verisinin SAP ile banka arasında elle taşınmasıdır. Her aktarım hem zaman alır hem de hata riskini artırır.

MDP e-Ödeme Çözümü, ödeme talimatlarını SAP üzerinden bankalara otomatik iletir. Çözüm ödeme dosyalarının elle hazırlanıp banka portallarına yüklenmesi sürecini sonlandırır ve ödeme döngüsünü hızlandırır.

6. Kur Farkı Nasıl Otomatik Hesaplanır ve Faturalandırılır?

Personel dönem sonunda dövizli işlemleri tek tek gözden geçirir, güncel kurları bulur ve kur farklarını elle hesaplar. Ardından her biri için ayrı fatura keser. İşlem sayısı arttıkça hem süre hem hata olasılığı büyür.

Buradaki yük, tekrarlayan hesaplamanın elle yapılmasıdır. Tek bir yanlış kur, dönem sonu değerlemesini bozar.

MDP Kur Farkı Faturası çözümü, döviz işlemlerindeki kur farklarını otomatik hesaplar ve faturalandırır. Çözüm dönem sonu kur değerleme işlemlerindeki manuel hesaplama yükünü ortadan kaldırır.

7. Sanal POS ve Doğrudan Borçlandırma Tahsilatı Nasıl Otomatikleştirilir?

Personel sanal POS ve doğrudan borçlandırma tahsilatlarını banka ekranlarından izler, ardından bunları SAP’ye elle işler. Hangi tahsilatın hangi faturaya karşılık geldiğini tek tek eşleştirir. Bu eşleştirme, işlem hacmi yüksek kurumlarda ciddi bir yük oluşturur.

Sorun, tahsilat verisinin banka ile SAP arasında kopuk olmasıdır. Manuel eşleştirme hem yavaş çalışır hem de mutabakat hatalarına açık kalır.

MDP Sanal POS ve Doğrudan Borçlandırma entegrasyonları, tahsilat kanallarını SAP’ye bağlar. Sistem sanal POS işlemlerini ve doğrudan borçlandırma hareketlerini otomatik muhasebeleştirir; böylece tahsilat mutabakatı kolaylaşır.

Sık Sorulan Sorular

Finans ekipleri SAP’de hangi süreçleri otomatikleştirebilir?

Finans ekipleri SAP’de banka hesap hareketlerinin aktarımını, cari ve BA/BS mutabakatlarını, ekstre karşılaştırmayı, beyanname hazırlamayı, ödeme talimatlarını, kur farkı hesaplamayı ve sanal POS ile doğrudan borçlandırma tahsilatlarını otomatikleştirebilir. Bu süreçleri MDP’nin SAP entegre çözümleri manuel yükten arındırır.

Finans ekipleri manuel görevlere ne kadar zaman harcıyor?

Censuswide ve Tipalti araştırmasına göre finans ekiplerinin yüzde 72’si yılda 520 saate kadar manuel görevlere zaman ayırıyor. Bu süre, tam zamanlı bir çalışanın yaklaşık üç aylık mesaisine denk gelir ve büyük bölümünü otomatikleştirilebilir işler oluşturur.

SAP finans otomasyonu hata riskini nasıl azaltır?

SAP finans otomasyonu, veriyi sistemler arasında elle taşıma ihtiyacını ortadan kaldırır. Banka hareketleri, ödemeler ve tahsilatlar SAP’ye otomatik aktığı için kopyala-yapıştır kaynaklı hatalar, bakiye tutarsızlıkları ve transkripsiyon hataları önemli ölçüde azalır.

Sonuç

Manuel görevlere harcanan zaman, finans ekibinizin stratejik katkı sağlayabileceği zamandır. SAP finans otomasyonu ile veri girişini otomatikleştirdiğinizde ekibiniz raporlama, analiz ve karar desteği gibi gerçekten değer üreten işlere yönelir. 520 saatin geri kazanılmasını ister misiniz? Finans süreçlerinizi SAP ile entegre, dijital ve hatasız yönetmek için MDP ile iletişime geçin.

Referanslar

SAP Finansal Yönetim
Tipalti Araştırması
SAP e-Hesap Özeti ile Banka Hareketlerinin Otomatik Yönetimi — MDP Group
Banka Hesaplarınızı SAP ile Nasıl Entegre Edebilirsiniz? — MDP Group
SAP Entegre Finansal Çözümlerin İş Süreçlerine Sağladığı Faydalar — MDP Group

Kübra Taşcı Kardaş

Pazarlama Takım Lideri
Kübra Kardaş, B2B pazarlama uzmanı olarak e-dönüşüm, SAP ve finansal yazılımlar dünyasında bütünsel pazarlama operasyonlarını yönetmektedir. Marka bilinirliğini güçlendirecek ve talep yaratımı (lead generation) sağlayacak stratejik planlamalara, çok kanallı büyüme süreçlerine ve iletişim çalışmalarına liderlik ederek markaların büyüme yolculuklarına değer katmaktadır.