Hatalı Düzenlenen e-Fatura Nasıl Düzeltilir?

Hatalı düzenlenen e-faturanın nasıl düzeltileceği, faturanın senaryosuna göre değişiklik göstermektedir. Ticari faturalarda alıcı, GİB İptal/İtiraz Portalı veya entegratör sistemi üzerinden 8 gün içinde faturayı reddedebilirken; Temel faturalarda sistem üzerinden red mümkün değildir, alıcının iade faturası kesmesi ya da KEP/noter yoluyla 8 gün içinde itiraz etmesi gerekmektedir. Her iki senaryoda da yasal süreye uymak büyük önem taşımaktadır; süre aşıldığında hem süreç karmaşıklaşmakta hem de Vergi Usul Kanunu kapsamında ciddi ceza riskleri gündeme gelmektedir.Bu blog yazısında hatalı e-faturanın nasıl düzeltileceğini ve bu hatalara düşmemek için alınabilecek önlemleri ele alıyoruz.

e-Faturada En Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

e-Fatura hatalarının büyük çoğunluğu benzer birkaç kategoride tekrarlanır ve yapılan bu hatalar  çoğu zaman önlenebilir niteliktedir :

• Vergi oranlarının yanlış girilmesi: KDV veya ÖTV oranlarının yanlış uygulanması. Örneğin %10 olması gereken KDV'nin %20 olarak girilmesi.
• Alıcı bilgilerinde yanlışlık yapılması : Vergi kimlik numarası, unvan veya adres bilgilerindeki eksiklik ya da yanlışlık bulunması
• Tarih ve saat uyumsuzluğu: Fatura tarihinin gerçekleşen işlem tarihiyle örtüşmemesi  özellikle ay sonu ve yıl sonu kapanışlarında  sorunlara yol açar.
• Fatura İptal süresinin aşılması: 8 günlük yasal süre geçtikten sonra fatura üzerinde doğrudan düzeltme yapılamaması.

Hatalı e-Faturaların İşletmelere  Maliyeti Nedir?

Hatalı fatura yalnızca teknik bir sorun değildir. Beraberinde şu riskleri getirir:

• Mali tablolarda tutarsızlık ve nakit akışı bozukluğu
• Müşteri nezdinde güven kaybı
• Vergi denetiminde usulsüzlük tespiti
• Vergi Usul Kanunu kapsamında her hatalı fatura için ayrı para cezası

Bu maliyetlerin önüne geçmek için doğru bir e-fatura altyapısı kurmanın önemi işletmeler için sanıldığından daha  fazladır.

Adım Adım E-Fatura Düzeltme Süreci

Hatalı e-faturanın düzeltilmesi fatura türüne göre farklı bir süreç izlemektedir. İşlemlerin mutlaka GİB portalı veya yetkili entegratör sistemi üzerinden yürütülmesi zorunludur. şirketlerin kendi aralarında sözlü ya da yazılı anlaşması yapmasının yasal bir geçerliliği bulunmamaktadır.

1.Ticari Faturaların Düzeltilmesi

Ticari faturalarda alıcı, faturayı yasal süre içinde GİB İptal/İtiraz Portalı veya entegratör sistemi üzerinden reddedebilir.Bu fatura türünün düzeltme adımları şu şekildedir :

1. Hatalı fatura kesildiği alıcıya bildirilir.
2. GİB portalı veya yetkili entegratör sistemi üzerinden iptal talebi oluşturulur.
3. Alıcı taraf iptal talebini onaylar.
4. Doğru bilgilerle yeni fatura düzenlenir.

Yasal süre iptal süresi aşıldıysa doğrudan iptal mümkün değildir. Bu durumda alıcı red mektubuyla faturayı resmen reddeder, satıcı doğru bilgilerle yeni fatura keser. Red kayıtlarının saklanması önemlidir ileride doğabilecek hukuki ihtilaf veya vergi denetimlerinde delil niteliği taşır.

2.Temel Faturaların Düzeltilmesi

Temel faturalarda sistem üzerinden red mümkün değildir. Düzeltme için iki yol geçerlidir:

• Alıcı, yasal süre içinde iade faturası keser.
• Ya da alıcı KEP veya noter yoluyla 8 gün içinde itiraz eder.

İki fatura türünün de düzeltilmesi gereken yasal süre aşıldığında süreç çok daha karmaşık bir hal alır. Bu nedenle hata fark edildiği anda harekete geçilmelidir.

 e-Faturadaki Hata Türleri Hangi Yöntemle Düzeltilir?

Hata türüne ve fatura senaryosuna göre izlenmesi gereken yöntem farklılık gösterir. Aşağıdaki tablo hangi durumda ne yapılması gerektiğini özetlemektedir:

e-Fatura Hatalarına Karşı Alınabilecek Önlemler Nelerdir ?

Hataları düzeltmek yerine oluşmadan engellemek hem zaman hem de maliyet açısından çok daha verimlidir. Bu doğrultuda alınabilecek pratik önlemler şunlardır:

• Vergi oranı değişikliklerini sistemlere anında yansıtmalı özellikle yılbaşı ve yasal düzenleme dönemlerinde eski oranların sisteminizde kalmadığını doğrulamalısınız.
• Fatura kesilmeden önce alıcı vergi kimlik numarası ve unvanını GİB portalı üzerinden anlık olarak sorgulamalısınız.
• Tarih kontrolünü fatura kesim sürecinin zorunlu bir adımı hâline getirmelisiniz.
• Mevcut sisteminiz içinde otomatik doğrulama ve çift taraflı onay mekanizmaları kurmalısınız.
• Ekiplerinizi GİB'in güncel mevzuatı konusunda periyodik olarak eğitmelisiniz.

e-Fatura Hatalarını MDP Group’un  e-Fatura Çözümüyle Önleyin

E-fatura hatalarını önlemenin yolu, her adımı otomatik kontrol eden dijital bir altyapıdan geçer. MDP Group'un sunduğu e-Fatura çözümü bu ihtiyaç gözetilerek geliştirilmiştir. SAP üzerinden GİB regülasyonlarıyla tam uyumlu çalışan çözüm, yanlış vergi oranı, hatalı alıcı bilgisi veya format uyumsuzluğu gibi hataları fatura gönderilmeden tespit eder. Tüm fatura hareketleri anlık olarak izlenebildiği için yasal süreler de kaçırılmaz. e-Fatura çözümü hakkında daha detaylı bilgi almak için bizimle her zaman iletişime geçebilirsiniz.