SAP TM’de Internal Settlement ile Taşıma Maliyeti Yönetimi

SAP TM’de Internal Settlement ile Taşıma Maliyeti Doğru Birime Nasıl Yansıtılır_

Kendi tırlarınız, kendi filonuz, kendi şoförleriniz… Peki bu taşımanın maliyeti kimin cebinden çıkıyor? Satış organizasyonu müşteriye ürünü teslim ediyor, ama aracı çalıştıran ve maliyeti üstlenen şirketin kendi lojistik birimi. Bu iki birim arasında masraf paylaşımı yapılmazsa, karlılık raporları tutarlı olmaz.

SAP Transportation Management (TM) bu sorunu Internal Settlement ile çözüyor: navlun siparişi (Freight Order) veya navlun rezervasyonu (Freight Booking) üzerinden şirket içi bir Forwarding Settlement Document (FWSD) yaratılıyor ve satış organizasyonu ile satın alma organizasyonu arasında debit note ya da fatura kesiliyor.

Bu yazıda, ERP sipariş ve teslimatlarından gelen OTR/DTR senaryolarında internal settlement’ın nasıl kurgulandığını, sistemin neden decentral kurguda çalıştığını ve standart Fiori uygulamasıyla bu belgeyi birkaç tıkla nasıl yaratacağınızı adım adım anlatıyoruz.

OTR ve DTR nedir?

Shipper (yük sahibi) senaryosunda SAP TM’e iş, ERP/S/4HANA belgelerinden gelen taşıma talepleriyle düşer. Bu talepler iki türdür:

Talep tipi	Açılımı	Kaynağı	Ne zaman tercih edilir?
OTR	Order-Based Transportation Requirement	Satış siparişi, satın alma siparişi, stok transfer siparişi	Planlama sipariş aşamasında, teslimattan önce başlayacaksa
DTR	Delivery-Based Transportation Requirement	Giden / gelen teslimat	Planlama teslimat oluşturulduktan sonra yapılacaksa

Kritik nokta şu: OTR/DTR senaryosunda ortada bir Forwarding Order (FWO) yoktur. Forwarding settlement normalde FWO (Forwarding Order / Nakliye Siparişi) üzerinden yaratılır; OTR/DTR’da ise referans belge doğrudan navlun siparişi (FO) veya navlun rezervasyonudur (FB). Internal settlement’ı farklı kılan da tam olarak budur.

Internal settlement nasıl çalışır?

Mantık basit: taşımayı gerçekleştiren satın alma organizasyonu, hizmeti verdiği satış organizasyonuna masrafı yansıtır. Satın alma organizasyonu taşıyıcıyla (ya da kendi filosuyla) taşımayı yapar, ardından internal settlement belgesiyle bu maliyeti satış tarafından geri alır.

Sistemin bu noktada pazarlığa açık olmayan bir kuralı var: internal settlement’ı merkezi (corporate) bir organizasyon üzerinden yürütemezsiniz. Navlun siparişini yürüten satın alma organizasyonunun, organizasyon modelinde Forwarding House fonksiyonuyla, yani decentral bir birim olarak tanımlanması gerekir. Aksi halde FO, internal settlement listesine hiç düşmez.

Satış ve satın alma organizasyonlarının şirket kodu ilişkisi, oluşacak belgeyi belirler:

Senaryo	Organizasyonlar	Sonuç
Intracompany	Aynı şirket kodu	Organizasyon verisindeki Intracompany Settlement işaretiyle kayıt doğrudan FI/CO’ya gider; maliyet birimler arasında yeniden dağıtılır
Intercompany	Farklı şirket kodları	SD’de fatura belgesi oluşur, karşı şirkette satıcı faturası ve gider kaydı oluşur

Özetle, aynı şirket kodu içinde satış organizasyonu ile satın alma organizasyonu arasında bir iç borçlandırma (debit) yaratılır; şirket kodu farklılaştığında bu gerçek bir faturaya dönüşür.

Figür: OTR/DTR Internal Settlement Akışı

Araç kaynağındaki satış organizasyonu, FWSD’nin kime kesileceğini belirler; şirket kodu ilişkisi ise kaydın FI/CO’da mı yoksa SD faturası olarak mı oluşacağını.

Kaynak (resource) üzerinden organizasyon tayini

Internal settlement’ı tetikleyen en zarif yöntem, kaynak tayinidir. Kendi filonuzdaki araç kaynağının master verisine, o aracın hangi satış organizasyonu adına çalıştığını organizasyon numarasıyla girersiniz. Bu kaynak navlun siparişine atandığı anda FO, internal settlement yaratılabilecek bir belgeye dönüşür.

Kurulum sırası şöyle ilerler:

Organizasyon modeli: FO’yu yürüten satın alma organizasyonunu Forwarding House fonksiyonuyla tanımlayın. Aynı şirket kodu senaryosunda Intracompany Settlement işaretini açın.
Kaynak (Resource): Forwarding house’a ait araç kaynağında, taşımayı yürütecek satış organizasyonunu girin.
Navlun siparişi tipi: Internal charge calculation ve internal settlement’ı aktif edin, kullanılacak forwarding settlement belge tipini girin.
Internal agreement: Satın alma organizasyonu (hizmeti veren) ile satış organizasyonu (hizmeti alan) arasında iç navlun anlaşması oluşturun.
Internal settlement profile ve settlement kuralı: Profili forwarding settlement kategorisinde yaratın; belgenin hangi FO statüsünden itibaren (ör. In Execution) yaratılabileceğini kuralda belirleyin.
Hesap entegrasyonu: Masraf kategorilerini maliyet unsurlarına, organizasyonları masraf yeri veya iç siparişlere eşleyin.

Bu adımlar tamamlandığında planlamacının tek yapması gereken, ilgili aracı FO’ya atamaktır. Gerisi sistemin işidir.

Adım adım navlun siparişinden forwarding settlement yaratma

Standartta bu iş için ek geliştirmeye gerek yok. Forwarding Orders for Internal Settlement iş listesi (worklist), internal settlement’a uygun FO ve FB’leri satın alma organizasyonunun gözünden listeler ve tek tıkla FWSD yaratmanızı sağlar.

1. Aracı navlun siparişine atın. Planlama ekranında veya FO detayında, satış organizasyonu tanımlı araç kaynağını FO’ya atayın ve masrafları hesaplatın. Charges sekmesinde hem harici navlun masrafını hem de internal charge satırlarını görmelisiniz.

2. FO’yu settlement statüsüne taşıyın. Settlement kuralında belirlediğiniz statüye (ör. In Execution veya Executed) gelmeyen FO listede görünmez.

3. Worklist’i açın. Forwarding Settlement menüsünden Forwarding Orders for Internal Settlement / Dahili Hesaplaşmaya İlişkin Nakliye Siparişleri uygulamasına girin. Sorgu kriterlerinde satın alma organizasyonunu ve tarih aralığını verin.

4. FO/FB’yi seçip belgeyi yaratın. Listeden ilgili FO veya FB satırını seçin ve internal settlement belgesi yaratma butonuna basın. Sistem satış ve satın alma organizasyonlarını kontrol eder, uygun settlement tipini kendisi belirler.

Temsili ekranda seçilen satır, satış organizasyonu tanımlı araç kaynağı atanmış bir FO’dur; organizasyon ve kaynak değerleri örnektir.

5. FWSD’yi kontrol edip aktarın. Yaratılan forwarding settlement belgesinde tutarları ve organizasyonları kontrol edin, ardından muhasebeye aktarın. Intracompany senaryoda kayıtları masraf yeri / maliyet unsuru raporlarından, intercompany senaryoda SD fatura belgesinden izleyebilirsiniz.

Yüksek hacimli operasyonlarda aynı işlem toplu (background) olarak da çalıştırılabilir; gün sonunda tamamlanan tüm FO’lar için internal settlement belgeleri otomatik yaratılır.

Sık karşılaşılan sorunlar ve ipuçları

Belirti	Olası neden	Çözüm
FO worklist’te görünmüyor	Satın alma organizasyonu Forwarding House değil, merkezi tanımlı	Organizasyon fonksiyonunu Forwarding House olarak düzeltin
FO worklist’te görünmüyor	FO statüsü settlement kuralının gerisinde	FO’yu yürütme statüsüne taşıyın
Satış organizasyonu bulunamıyor	Araç kaynağında organizasyon numarası boş	Kaynak master verisine satış organizasyonunu girin, FO’ya yeniden atayın
Internal charge sıfır geliyor	Internal agreement yok veya geçerlilik tarihi dışında	Satın alma → satış organizasyonu arasında geçerli anlaşma oluşturun
Muhasebe kaydı beklenen yerde değil	Intracompany / intercompany ayarı yanlış	Organizasyon verisindeki Intracompany Settlement işaretini kontrol edin

Sonuç: doğru kurgu, minimum manuel iş

OTR/DTR senaryolarında internal settlement üç şeye dayanır: decentral (Forwarding House) bir satın alma organizasyonu, satış organizasyonu tanımlanmış bir araç kaynağı ve standart Forwarding Orders for Internal Settlement iş listesi. Bu üçü yerine oturduğunda, kendi filonuzla yaptığınız her taşımanın maliyeti doğru birimde, doğru anda ve Excel’e dokunmadan muhasebeleşir.

MDP Group olarak S/4HANA TM ve EWM projelerinde internal settlement, navlun hesaplama ve settlement süreçlerini uçtan uca kurguluyoruz. Kendi filonuzun maliyetlerini görünür kılmak istiyorsanız, ekibimizle iletişime geçin.

Serhan Kurt

SAP TM – EWM Danışmanı
Serhan Kurt, taşıma planlama, navlun yönetimi ve depo süreçlerinde SAP TM ve EWM projelerinde yer almaktadır. SAP TM alanında türkçe yazılmış ilk kitap olaran “SAP TM: Senaryolar, Testler ve Uyarlamalar ile Birlikte”nin yazarıdır.