e-Defter İkincil Saklama Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Bilindiği üzere, 2019 yılı sonunda yapılan düzenleme ile; e-Defter ve  berat dosyalarının ikincil kopyalarının, Gelir İdaresi Başkanlığı sistemlerinde yada Başkanlık tarafından bu hususta izin alan özel Entegratör sistemlerinde saklanması zorunlu hale getirildi. Buna göre 2020 yılı Ocak ayı defterlerinden itibaren e-Defter ve berat dosyalarının Defter Saklama sisteminde saklanması gerekiyor.

Defter ve berat dosyalarını Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminde saklanabilmesi için gerekli program Başkanlık tarafından 09.10.2020 tarihinde yayınlandı. Ardından programdaki bazı aksaklıklar giderilerek 2021 yılı Ocak ayı başında güncellendi ve mükellefler tarafından da yoğun olarak kullanılmaya başlandı.

Uygulamanın hayata geçirilmesiyle birlikte, mükellefler tarafından, Defterlerin nasıl saklanacağı ve Başkanlık tarafından yayınlanan programın nasıl kullanılacağına dair pek çok soru işareti gündeme geldi. Bu yazımızda, çokça sorulan sorulara ışık tutmaya çalıştık.

Defter Saklama ne zaman ve hangi düzenleme ile zorunlu hale getirildi?

19/10/2019 tarih ve 30923 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No:3)’in “4.4. e-Defter Dosyaları, Berat Dosyaları ve Muhasebe Fişlerinin Muhafaza ve İbrazı” başlıklı bölümünün 4.4.1. maddesinin (e) fıkrasında;

“e-Defter dosyaları ile bunlara ilişkin berat dosyalarının ikincil kopyalarının, gizliliği ve güvenliği sağlanacak şekilde e-Defter saklama hizmeti yönünden teknik yeterliliğe sahip ve Başkanlıktan bu hususta izin alan özel entegratörlerin bilgi işlem sistemlerinde ya da Başkanlığın bilgi işlem sistemlerinde 1/1/2020 tarihinden itibaren asgari 10 yıl süre ile muhafaza edilmesi zorunludur.“ ifadesi yer almaktadır. 

e-Defter ve berat dosyalarımı kendi sistemlerimde saklıyorum ve gerektiğinde ibraz edebilirim. Bu yeterli midir?

Hayır. e-Defter ve berat dosyalarınızı kendi bilgi işlem altyapınızda saklıyor olmanız yeterli değil. 2020 yılı defterlerinden itibaren dosyaların ikincil kopyalarını Defter Saklama sistemine yüklemek zorundasınız.

e-Defter ve berat dosyalarımı Defter Saklama sistemine yükledim. Dosyalar artık nasıl olsa Defter Saklama sisteminde, bu durumda dosyaları kendi sistemimden silebilir miyim?

Hayır. e-Defter uygulamasına tabi mükellefler defter ve berat dosyalarını, yetkili merciler tarafından istendiğinde ibraz edebilecek şekilde, elektronik ortamda saklamak zorundadır. Dosyaların Defter Saklama sistemine yüklenmiş olması, mükellefin dosyaları ibraz yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Başkanlık tarafından yayınlanan e-Defter Saklama programını hangi web adresinden indirebilirim?

İlgili programı buradan indirebilirsiniz.

e-Defter Saklama programına ilişkin bir klavuz var mıdır? Hangi yönergeleri takip etmeliyim?

Başkanlık tarafından yayınlanan klavuzu buradan indirebilirsiniz. Klavuzdaki yönergeleri takip ederek Defter Saklama işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

e-Defter Saklama programını hangi işletim sistemlerine kurabilirim?

Başkanlık tarafından yayınlanan e-Defter Saklama programı şu an için sadece windows işletim sistemlerinde çalışmaktadır.

e-Defter Saklama programını bilgisayarıma kurmak için hangi gereksinimlere ihtiyaç vardır?

e-Defter Saklama programı .net Framework 4.5 versiyonu ile çalışmaktadır. Fakat ilgili framework’ü bilgisayarınıza ayrıca kurmanıza gerek yoktur. İlgili framework bilgisayarınızda kurulu değilse, e-Defter Saklama programı kurulumu sırasında otomatik olarak indirilip bilgisayarınıza yüklenmektedir.

e-Defter Saklama programını bilgisayarıma yükledim. Şimdi ne yapmam gerekiyor?

Bilgisayarınızda yeni bir dizin oluşturunuz. Saklamak istediğiniz dosyaları zip formatında sıkıştırarak bir dizine kopyalayınız. E-Defter programında Dosya Yolu Belirmele ekranında dosya yolu olarak bu dizini ekleyiniz. Ardından programın, ilgili dosyaları Başkanlık sistemine yüklemesini bekleyiniz. (Program, seçmiş olduğunuz dizini dakikada bir kontrol ederek işlem yapmaktadır.)

Dosyaları, e-Defter Saklama programında belirlediğim dosya yoluna hangi formatta kopyalamalıyım?

e-Defter Saklama programında seçtiğiniz dizine; e-defter ve berat dosyalarınızı zip formatında sıkıştırarak kopyalamalısınız. Her bir zip dosyası içeriğinde sadece tek bir XML dosyası yer almalıdır. Zip dosyasının adı, içeriğindeki XML dosyasının adı ile aynı olmalıdır.

e-Defter Saklama programında belirlediğim dosya yolunda hangi dosyalar olmalıdır?

Defter, berat ve GİB onaylı berat dosyaları olmalıdır. Örnek olarak her ay 1 adet Yevmiye defteri dosyanız ve 1 adet Kebir defteri dosyanız oluşuyorsa, bunlara berat dosyaları ve GİB onaylı berat dosyaları olmak üzere toplam 6 adet dosya, zipli formatta ilgili klasörde yer almalıdır.

e-Defter Saklama programının dosyalarımı Başkanlık sistemine başarılı bir şekilde yüklediğini nasıl anlarım?

Başkanlık sistemine başarılı bir şekilde yüklenmiş dosyalar, programdaki e-Defterler Listesi’nde “Başarılı” olarak listelenmektedir.

e-Defter ve berat dosyalarımı yada bir kopyasını zaten özel entegratörde saklıyorum. Bu yeterli midir?

Hayır. Şu an için Başkanlıktan Defter Saklama yetkisi almış bir özel entegratör bulunmamaktadır. Fakat bazı özel entegratörler, sistemlerine yükediğiniz dosyalarınızın ikincil kopyalarını Başkanlık sistemine yükleyebilmektedir. Bu konuda özel entegratörünüzden teyid alınız.

2020 yılına ait e-Defter ve berat dosyalarımı hangi tarihe kadar Defter Saklama sistemine yüklemeliyim?

*2020/Ocak-Şubat-Mart dönemlerine ait e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sistemlerine aktarım zamanı 08/01/2021 tarihinde değiştirilmiş olup değiştirilmeden önceki tarih 15 Ocak 2021 dir.

Mükellefler, tabloda belirtilen tarihleri aşmamak kaydıyla istedikleri zaman yüklemekte serbestlerdir.

2021 yılı ve sonrasına e-Defter ve berat dosyalarımı hangi tarihe kadar Defter Saklama sistemine yükleyeceğim?

2021 yılı aylık veya 3 aylık (geçici vergi dönemleri bazında) olarak berat dosyası yükleyenler için e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının saklanmak üzere Başkanlığımızın bilgi işlem istemlerine aktarım zamanı; e-Defterlerin oluşturulması, imzalanması ve bunlara ait berat dosyalarının e-Defter uygulamasına yükleme süresinin son gününü takip eden onbeşinci günün sonuna kadar belirlenmiş olup, dönemler bazında aktarım zamanları aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.

Mükellefler, tabloda belirtilen tarihleri aşmamak kaydıyla istedikleri zaman yüklemekte serbestlerdir.