E-Fatura Nasıl Kesilir? SAP Üzerinden Adım Adım Rehber

E-Fatura nasıl kesilir? E-Fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portalı, özel entegratör veya doğrudan SAP ERP entegrasyonu üzerinden kesilebilir. Kağıt faturadan e-Fatura sistemine geçen kuruluşlar çoğu zaman hangi yöntemin kendileri için en uygun olduğunu, süreçlerin nasıl işlediğini ve iptal/itiraz düzenlemelerini merak eder. Bu rehberde e-Fatura kesme yöntemlerini, zorunluluk sınırlarını ve SAP e-Fatura çözümünü açıklıyoruz. E-Fatura hakkında daha kapsamlı bilgi edinmek için e-Fatura hakkında sıkça sorulan sorular rehberimizi de inceleyebilirsiniz.

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, veri, format ve standardı GİB tarafından belirlenen, kağıt fatura ile aynı hukuki nitelikte olan ve elektronik ortamda düzenlenip iletilen bir belgedir. E-Fatura uygulamasının amacı; satıcılar ve alıcılar arasında tek format ve standarda göre güvenli, zaman ve maliyet tasarrufu sağlayan bir sistem oluşturmaktır. Kağıt faturayla aynı hukuki géçerliliğe sahip olan e-Fatura, maliyet tasarrufu, hız ve izlenebilirlik konusunda önemli avantajlar sunar.

E-Fatura Kimler İçin Zorunludur?

GİB'in yayınladığı tebliğler doğrultusunda belirli ciro eşiğini aşan firmaların e-Fatura uygulamasına geçmesi zorunludur. Zorunluluk kapsamına giren mükellefler:

• E-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflere e-Fatura keser.
• E-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere ise e-Arşiv Fatura düzenler.

Cirosu e-Faturaya zorunlu geçiş limitine ulaşmayan işletmeler de istekleri dahilinde e-Fatura uygulamasını kullanabilir. E-Fatura mükellefiyeti için ilk adım Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden mali mühür başvurusu yapmaktır. Mali mühür alındıktan sonra GİB web sitesinden e-Fatura başvurusu tamamlanır ve hesap aktive edilir.

E-Fatura Nasıl Kesilir? 3 Farklı Yöntem

Dijital ortamda e-Fatura kesmenin üç farklı yolu vardır:

1. GİB Portalı

GİB'in resmi internet sitesi üzerinden e-Fatura Portalı aracılığıyla e-Fatura oluşturmak mümkündür. Kuruluşlar GİB Portal üzerinde tüm e-Fatura işlemlerini düzenleyip takip edebilir. Ancak GİB Portal üzerinden oluşturulan e-Faturalar yalnızca 6 ay saklanır; 6 aylık süreyi dolduran belgelerin saklanma yükümlülüğü mükellefe aittir. Bu yöntem fütura hacmi düşük kuruluşlar için uygundur.

2. Özel Entegratör

GİB tarafından onaylanan bir özel entegratör ile çalışarak e-Fatura oluşturulabilir. Özel entegratörler; online portal, muhasebe paketleri ile entegrasyon ve toplu fatura işleme gibi ek kullanım avantajları sunar. Genellikle işlem başına veya aylık abonelik modeliyle ücretlendirilir.

3. Entegrasyon Yöntemi (SAP)

Kuruluşun kendi bilgi işlem sistemi (örneğin SAP ERP) ile GİB Portalını birbirine entegre ederek doğrudan SAP üzerinden e-Fatura kesmek mümkündür. Büyük hacimli fatura işlemleri yapan kuruluşlar için bu yöntem en verimli seçenektir; faturalar SAP'taki satış belgelerinden otomatik olarak oluşturulur ve GİB'e gönderilir.

SAP e-Fatura Çözümü Nedir?

SAP e-Fatura çözümü, mükelleflerin GİB e-Belge Düzenleme Portalı'na girmeden, doğrudan SAP sistemi üzerinden kolaylıkla e-Fatura düzenleyebildiği, gönderdiği ve gönderilen e-Faturaların takibini yapabildiği entegre bir uygulamadır. MDP Group tarafından geliştirilen bu çözüm SAP ECC ve S/4HANA ile tam uyumludur. Sürecin tamamı SAP arayüzünden yönetildiğinden ek portal girişi veya manuel müdahale gerekmez.

MDP Group olarak onlarca kuruluşa SAP e-Fatura implementasyonu gerçekleştirdik. Deneyimlerimize göre en büyük operasyonel kazanım; ERP'deki satış süreçleriyle e-Fatura akışının tam entegre olması, manuel hata oranının sıfıra inmesi ve denetim süreçlerinin kolaydan izlenebilir hale gelmesidir.

Sık Sorulan Sorular (SSS)

E-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki fark nedir?

E-Fatura, GİB sistemine kayıtlı mükellefler arasında GİB altyapısı üzerinden elektronik olarak iletilen belgedir; alıcı da e-Fatura mükellefi olmak zorundadır. E-Arşiv Fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya kuruluslara elektronik ya da kâğıt olarak teslim edilmek üzere düzenlenebilen bir belgedir. Her iki belge de kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir; temel fark alıcının e-Fatura mükellefi olup olmamasıdır.

E-Fatura iptal edilebilir mi?

Evet. GİB mevzuatına göre e-Fatura, düzenlenme günü dahil sekiz gün içinde “ret” bildirimi gönderilerek iade edilebilir ya da taraflar arasında yazılı mutabakat ile iptal edilebilir. Sekiz günlük ret süresinin geçmesi durumunda fatura uçtan uca kabul edilmiş sayılır; bu aşamadan sonra iade fatura (iade e-Fatura) düzenlenmesi gerekmektedir. SAP e-Fatura çözümü bu süreleri otomatik izler ve gerekli uyarıları üretir.

SAP'ta e-Fatura kesmek için ne gerekir?

SAP üzerinden e-Fatura kesmek için öncelikle mali mühür ve GİB e-Fatura başvurusunun tamamlanmış olması gerekir. Ardından SAP sistemine e-Fatura çözüm paketi deploy edilir ve GİB API bağlantısı yapılandırılır. MDP Group'un SAP e-Fatura paketi; SAP ECC 6.0 ve SAP S/4HANA (on-premise ve cloud) ile uyumludur. Kurulum sonrasında SAP'taki faturalandırma işlevleri üzerinden doğrudan e-Fatura düzenlenebilir; harici portalda ek bir işlem gerekmez.

Referanslar

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) — Resmi Web Sitesi
MDP Group — e-Fatura Sıkça Sorulan Sorular
MDP Group — SAP e-Fatura Çözümü