Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü ve 2026 Limitleri

e-Fatura uygulamasına geçmemiş mükelleflerin diğer vergi mükelleflerine kestikleri faturaların Gelir İdaresi Başkanlığı‘nın (GİB) e-Belge düzenleme portalı üzerinden düzenlenmesi gerekmektedir. Söz konusu faturalar ‘e-Arşiv Fatura’ olarak geçmektedir. Bu düzenlenen e-Arşiv Faturalar, faturanın kesildiği mükelleflere mail aracılığıyla gönderilir.

Güncel e-Arşiv Fatura Limitleri (2025-2026): 1 Ocak 2025 – 31 Aralık 2026 tarihleri arasında e-Fatura ve e-Arşiv sistemine dahil olmayan mükelleflerin vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturalarını e-Arşiv Fatura olarak düzenleme zorunluluğu bulunmaktadır. 1 Ocak 2027 itibarıyla ise basit usul ve işletme hesabı esasına tabi mükellefler dışında tutar sınırı tamamen ortadan kalkacaktır. Aynı gün içerisinde birden fazla fatura kesilmesi ve bu faturaların vergiler dahil toplam tutarının 3.000 TL’yi geçmesi durumunda da aynı zorunluluk geçerlidir.

GİB Portal’da e-Arşiv Faturası Nasıl Çıkartılır?

Faturayı kesen tedarikçi, GİB e-Belge düzenleme portalına İnteraktif Vergi Dairesi kullanıcı kodu ve şifresi ile giriş yapar. Herhangi bir mali mühür veya elektronik imza gereksinimi yoktur. İstenilen fatura, vergi ve alıcı bilgileri doldurulduktan sonra sistem e-Arşiv Faturasını oluşturur. Sonrasında tedarikçi cep telefonuna gelen SMS onay işlemini gerçekleştirir ve böylece e-Arşiv Faturası yasal olarak imzalanmış sayılır. Bu adımı takiben belgeye herhangi bir değişiklik veya iptal işlemi yapılamaz.

Son adım olarak tedarikçi belgeye ait elektronik dosyayı ve fatura görüntüsünü indirir ve bunları e-Fatura mükellefine ZİP dosyası olarak mail aracılığıyla gönderir. Belirtmek gerekir ki tedarikçiler isteğe bağlı olarak zorunluluk limitının altındaki faturaları da e-Arşiv Fatura olarak gönderme seçeneğine sahiptirler.

SAP Uyumlu Gelen e-Arşiv Çözümü Neden Gereklidir?

e-Fatura mükelleflerine gelen e-Arşiv Faturaların GİB portal tarafından sisteme otomatik bir aktarımı sağlanmamaktadır. Gelen belgelerin elektronik olmasına rağmen, bunları e-Fatura uygulamasına işlemek oldukça zahmetlidir.

Yapılması gerekenler şu şekildedir: e-Fatura mükellefi öncelikle mail olarak gelen ZİP dosyasını indirip açmalıdır. Sonra elektronik belgede bulunan e-Arşiv PDF’nin çıktısını alıp, çıktıdaki bilgileri sisteme manuel olarak aktarması gerekmektedir. e-Fatura sistemine geçmemiş tedarikçilerle çalışan kurumlara bir günde onlarca veya yüzlerce e-Arşiv Faturası gitmesi çok olağandır. Bu durumda gelen e-Arşiv Faturaları manuel olarak kaydetmek hem zaman açısından verimsizdir hem de hatalı veya eksik bilgi girme riskini doğurur.

E-Arşiv Faturaların sisteme aktarılması dışında arşivleme, inceleme ve raporlama gibi görevler de göz önünde bulundurulduğunda, tüm sürecin ciddi bir operasyonel iş yükü haline gelmesi kaçınılmazdır. Birçok kurum mail kutularında biriken yüzlerce veya binlerce e-Arşiv Faturanın takibini nasıl yapması gerektiği konusunda zorlanmaktadır.

Vaka Çalışması: Multinet

Yemek kartı firması Multinet, iki milyon kart kullanıcısı ve 50 bin iş yeriyle anlaşması olan büyük bir işletmedir. e-Fatura mükellefi olmayan işletmelerden gelen e-Arşiv Faturalarla başa çıkmak Multinet için ciddi bir operasyonel yük oluşturuyordu. Yakın zamana kadar muhasebe departmanı gelen e-Arşiv Faturaların çıktılarını alarak manuel olarak sistemlerine kayıt ediyordu. Açamadıkları bir dosya olduğunda faturayı kesen tedarikçiye belgeleri tekrar göndermesi için talepte bulunuyorlar ve işlem iyice uzuyordu.

Bu soruna çözüm olarak MDP Group, kurumların iş yükünü ciddi oranda azaltan ve gelen e-Arşiv Fatura takip sürecini kolaylaştıran bir uygulama sunmaktadır: SAP Gelen e-Arşiv çözümü.

Multinet muhasebe müdürü Özlem Dişkaya, MDP SAP Gelen e-Arşiv çözümünün sağladığı en büyük kolaylıkları şöyle sıraladı:

• Mail yoluyla gelen e-Arşiv Fatura takibinin rapor üzerinden yapılabilmesi
• e-Arşiv Fatura gönderen firmalara olumlu veya olumsuz otomatik mail dönüşünün sağlanması
• Faturaların onay havuzlarına yönlendirilerek e-Fatura kayıt sürecinin uygulanabilmesi
• Kayda alınan faturaların e-Arşiv raporunda statülerinin ve muhasebe belge numaralarının görünmesi

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü Faturalarınızı SAP’e Otomatik Aktarır

SAP Gelen e-Arşiv çözümü, e-Fatura mükelleflerine mail aracılığıyla gelen tüm e-Arşiv faturalarını SAP sistemlerine otomatik olarak aktarır. Kullanıcının mail kutusu sistem tarafından her 15 dakikada bir taranır ve gelen e-Arşiv Faturalar tespit edilir. Tespit edilen e-Arşiv Faturalar ZİP dosyalarından ayıklanır ve bilgiler eksiksiz biçimde kullanıcının SAP raporlarına aktarılır. Bunu takiben faturayı kesen mükelleffe işlem ile ilgili bir durum mail bildirimi iletilir.

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümünün Avantajları

• Mail yoluyla gelen e-Arşiv Faturaların SAP sistemine otomatik ve güncel aktarımı
• e-Fatura uygulamasıyla entegre çalışması
• Hızlı fatura takibi ve arşivleme
• Detaylı raporlama
• Faturaları günlük, haftalık ve aylık filtreleme imkânı
• Kullanıcı dostu arayüz
• Sistemdeki bilgilerin doğruluğunun düzenli kontrolü
• Faturayı kesen mükelleflere otomatik durum bildirim maili

Adınıza düzenlenen e-Arşiv Faturaları görüntülemek için e-Arşiv Fatura Görüntüleme Çözümümüzü inceleyebilirsiniz. Gelen e-Arşiv faturalarınızın SAP sisteminize anında aktarımı ve daha fazlası için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Ayrıca gelen e-Arşiv faturalarınızın kaybolup kaybolmadığını nasıl kontrol edeceğinizi ve gelen e-Arşiv faturaların SAP’de nasıl görüntülendiğini anlatan yazılarımızı da inceleyebilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

2026’da e-Arşiv Fatura zorunluluk limiti kaç TL’dir?

2025-2026 yıllarında e-Fatura ve e-Arşiv sistemine dahil olmayan mükellefler için vergiler dahil 3.000 TL’yi aşan faturaların e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmesi zorunludur. 1 Ocak 2027 itibarıyla ise basit usul ve işletme hesabı esasına tabi mükellefler dışında bu limit tamamen ortadan kalkacak; tüm faturalar tutar fark etmeksizin e-Arşiv olarak düzenlenmek zorunda kalacaktır.

e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura, GIB sistemi üzerinden yalnızca e-Fatura mükellefleri arasında düzenlenen elektronik faturas türüdür. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara veya belirli bir tutarı aşan işlemlerde, GIB e-Arşiv Portal’i üzerinden düzenlenen fatura türüdür. e-Arşiv Fatura alıcıya e-posta veya kâğıt basılı olarak iletilebilir.

SAP kullanan firmalar gelen e-Arşiv Faturası nasıl işler?

Manuel yöntemde, gelen ZİP dosyası indirilerek içindeki XML ve PDF dosyaları çıkarılır; fatura bilgileri SAP’e elle girilir. MDP’nin SAP Gelen e-Arşiv çözümü ise bu süreci tamamen otomatize eder: mail kutusu 15 dakikada bir taranarak gelen faturalar ZİP’ten ayıklanır, veriler SAP raporlarına aktarılır ve tedarikçiye otomatik bildirim gönderilir.

e-Arşiv Fatura kaç yıl saklanmak zorundadır?

Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Arşiv Faturalar, düzenlendikleri tarihten itibaren 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Bu yapısıyla, fiziksel arşiv yerine dijital arşivleme yöntemlerinin kullanılması hem maliyet hem de erişim kolaylığı açısından önemli avantaj sağlamaktadır.

Referanslar

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) — Resmi Portal
Gelen e-Arşiv Faturaların SAP’de Görüntülenmesi — MDP Group
Gelen e-Arşiv Faturalarınız Kayboluyor Olabilir mi? — MDP Group

Onur Ergür

Dijital Pazarlama Yöneticisi