Tarafınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturalar Nasıl Görüntülenir?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) her yıl güncellediği düzenlemelerle e-arşiv fatura zorunluluk kapsamı giderek genişlemektedir. 1 Ocak 2026 itibarıyla e-Fatura sistemine dahil olmayan mükellefler de tutardan bağımsız olarak tüm faturalarını e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorundadır. 2024 veya 2025 hesap dönemi brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan firmalar ile e-ticaret, gayrimenkul ve motorlu taşıt sektörlerinde 500 bin TL ve üzeri cirosu bulunan işletmeler en geç 1 Temmuz 2026’ya kadar e-Fatura ve e-Arşiv uygulamasına geçmek zorundadır. Basit usul ve işletme hesabı esasına tabi mükelleflere ise 31 Aralık 2026’ya kadar vergiler dahil 3.000 TL altındaki işlemler için kağıt fatura kullanma imkânı tanınmıştır; bu tutarı aşan işlemlerde e-Arşiv Fatura zorunludur.

E-dönüşüm kapsamının bu denli genişlemesi, mükellefler için yeni zorluklar da beraberinde getirmektedir. Adına kesilen e-arşiv faturaları görüntüleyememek ve takip edememek bu zorlukların başında gelmektedir.

e-Arşiv Fatura Nedir?

e-Arşiv fatura, e-fatura kullanıcısı olmayan tüzel veya gerçek kişilere kesilmesi gereken faturaların dijital ortamda oluşturulmasını, gönderilmesini ve saklanmasını sağlayan bir sistemdir. E-Arşiv fatura, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği standartlar doğrultusunda oluşturulmakta ve kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip olmaktadır. Elektronik ortamda düzenlenen e-Arşiv fatura, alıcısına elektronik olarak veya kağıt çıktı olarak verilebilmektedir. Bu sayede e-arşiv işletmelerin kağıt kullanımını büyük ölçüde azaltmakta ve muhasebe ekiplerinin iş yükünü hafifletmektedir.

e-Arşiv Sorgulama işlemini Nasıl Yapabilirsiniz?

e-Arşiv Fatura Sorgulama işlemi, işletmelerin, iş ortakları tarafından adına düzenlenen e-arşiv faturaları takip ve kontrol etmek için yaptıkları bir işlemi ifade etmektedir. İşletmeler, e-arşiv sorgulamayı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan GİB e-Arşiv Portal veya İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden yapabilmektedir. Kullanıcılar, bu sistemlerden herhangi birine giriş yaptıktan sonra “Adıma Düzenlenen Belgeler” kısmından filtreleme yaparak adına kesilen e arşiv faturaların bir listesini görebilmekte, ancak faturanın içeriğini görememektedir.

E-Arşiv Fatura Görüntüleme: İşletmeler İçin Neden Gerekli?

e-Arşiv fatura mükellefleri, e-Arşiv Portal üzerinden kendi adına kesilmiş olan e-arşiv faturaların içeriğini görüntüleyememekte yalnızca faturaların listesini görebilmektedir. Düzenlenen e-arşiv faturaların görüntülenebilmesi için e-arşiv faturayı oluşturan tarafın, alıcıya faturayı mail yoluyla iletmesi gerekmektedir. Ancak, e-fatura sistemine geçiş yapmamış tedarikçilerle çalışan işletmeler, gün içerisinde gelen yüzlerce mail almaktadır. Bu mailler arasında e-arşiv faturayı bulmak zorlaşmakta veya faturaların kaybolmasına neden olmaktadır. Bu durum, alıcının faturayı muhasebedeştirmesi önünde engel oluşturmaktadır.

E-Arşiv Fatura Görüntüleme

Adınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturaları Nasıl Görebilirsiniz?

Gri Portal ile e-arşiv faturaları görüntülemek artık sorun değil! Gri portal sayesinde kullanıcılar hem adına düzenlenen hem de kendi düzenlediği tüm e-arşiv faturaların listesine ve bu faturaların içeriğine tek bir platform üzerinden erişebilmektedir. Bu sayede e-arşiv faturaların kaybolma riski ortadan kaldırılarak, kullanıcıların faturalarının muhasebeştirme işlemlerini etkin ve kolay bir şekilde yapmaları sağlanmaktadır.

E-Arşiv Faturaları SAP’de Görüntülemek Mümkün Mü?

Gri Portal, hem cloud hem de SAP ile bütünleşik çalışabilen çözümdür. Böylece SAP kullanan firmalar gelen e-Arşiv faturalarını farklı bir platforma girmeye gerek kalmadan SAP içerisinde de görüntüleyebilmektedir. Çözümümüz ayrıca çoklu şirket kodunu da desteklemektedir. Birden fazla VKN’ye ait gelen e-Arşiv faturaları takip etmek isteyen firmalar SAP sistemleri içerisinde tüm VKN’lerine ait e-Arşiv faturalarını takip edebilirler.

e-Arşiv Fatura Görüntülemenin Avantajları

e-Arşiv fatura görüntüleyici işletmelere önemli avantajlar sunar:

• Kullanıcılar, tüm e-arşiv faturalarını tek bir platformdan görüntüleyebilmekte ve takip edebilmektedir.
• Kullanıcıların düzenlediği veya tarafına düzenlenen e-arşiv faturalar 10 yıl boyunca arşivlenmektedir.
• Kullanıcılar, e-arşiv faturaları PDF ve XML formatında görüntülemektedir.
• Kullanıcılar için zamandan ve emekten tasarruf sağlamaktadır.
• e-Arşiv faturaların kaybolma ihtimali ortadan kalkmaktadır.
• İnsan kaynaklı hatalar azalmaktadır.

e-Arşiv Fatura Görüntüleme Çözümünü Kullanmanın Adımları

İlk olarak, Gri Portal’e İDV (İnteraktif Vergi Dairesi) kullanıcı adı ve şifrenizle kayıt olmanız ve giriş yapmanız gerekmektedir. Bu aşamada, Hızlı Kurulum Sihirbazı ekranında karşınıza çıkan;

• GİB Adıma Düzenlenen Belgeler Senkronizasyonu,
• GİB Düzenlenen Belgeler Senkronizasyonu
• ve İVD e-Arşiv Faturalar Senkronizasyonunu tamamlayarak Portal’ı kullanmaya ve e-arşiv faturalarınızı görüntülemeye başlayabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Tarafıma düzenlenen e-arşiv faturaları GİB portalı üzerinden görebilir miyim?

Evet, GİB e-Arşiv Portalı veya İnteraktif Vergi Dairesi üzerinden “Adıma Düzenlenen Belgeler” bölümüne girerek tarafınıza düzenlenen e-arşiv faturaların listesini görebilirsiniz. Ancak fatura içeriğini (PDF/XML) görüntülemek için faturayı düzenleyen tarafın size e-posta ile iletmesi ya da Gri Portal gibi özel bir çözüm kullanmanız gerekmektedir.

E-arşiv fatura görüntüleme için ücret ödenmesi gerekiyor mu?

GİB portalı üzerinden fatura listesini görmek ücretsizdir. Ancak fatura içeriğine erişmek, toplu görüntüleme yapmak ve 10 yıllık arşivleme imkânından yararlanmak için Gri Portal gibi özel entegratör çözümlerini kullanabilirsiniz. Bu çözümlerin ücretlendirme modeli sağlayıcıya göre değişmektedir.

E-arşiv fatura kaç yıl saklanmak zorunda?

Vergi Usul Kanunu uyarınca e-arşiv faturalar, düzenlendiği tarihten itibaren 10 yıl boyunca saklanmak zorundadır. Bu süre, kâğıt fatura için geçerli saklama süresiyle aynıdır. GİB sisteminde faturalar otomatik olarak arşivlenir; ancak ek güvenlik için özel arşivleme çözümleri kullanılması önerilir.

E-arşiv fatura ile e-fatura arasındaki fark nedir?

E-fatura; e-fatura mükelleflerine kesilen ve GİB sistemi üzerinden doğrudan alıcıya iletilen belgedir. E-arşiv fatura ise e-fatura kapsamı dışındaki kişi ve firmalara kesilen, e-posta veya kâğıt çıktı olarak iletilebilen elektronik faturadır. Her iki belge de yasal olarak kâğıt fatura ile aynı geçerliliğe sahiptir.

Referanslar

• GİB — e-Arşiv Fatura Hakkında Resmi Bilgiler
• GİB e-Belge Portalı
• e-Arşiv Fatura Tebliği — Resmi Gazete

Kübra Taşcı Kardaş

Pazarlama Takım Lideri
Kübra Kardaş, B2B pazarlama uzmanı olarak e-dönüşüm, SAP ve finansal yazılımlar dünyasında bütünsel pazarlama operasyonlarını yönetmektedir. Marka bilinirliğini güçlendirecek ve talep yaratımı (lead generation) sağlayacak stratejik planlamalara, çok kanallı büyüme süreçlerine ve iletişim çalışmalarına liderlik ederek markaların büyüme yolculuklarına değer katmaktadır.