e-Arşiv fatura sorgulama, GİB’in ebelge.gib.gov.tr adresi üzerinden fatura numarası veya VKN/TCKN girilerek gerçekleştirilir. İşlem, GİB portala giriş, fatura bilgilerinin girilmesi ve sorgulama işleminin gerçekleştirilmesi olmak üzere 3 adımda tamamlanır.. Hem düzenlediğiniz hem de tarafınıza düzenlenen e-arşiv faturaları bu yöntemle doğrulayabilirsiniz.
e-Arşiv Fatura Nedir?
e-Arşiv fatura, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde e-fatura mükellefi olmayan alıcılara kesilen elektronik belgedir. Kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. İkisi arasındaki temel fark, alıcının e-fatura sistemine kayıtlı olmamasıdır.
e-Arşiv Fatura Sorgulama Nasıl Yapılır?
e-Arşiv fatura sorgulama işlemi, düzenlenen faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminde kayıtlı olup olmadığını kontrol etmenizi sağlar. Bu işlem için GİB’in e-Belge portalını kullanabilirsiniz.
e-Arşiv fatura sorgulama adımları:
- GİB’in e-Belge portalına giriş yapın.
- e-Arşiv Fatura Sorgulama bölümünü açın.
- Satıcıya ait VKN/TCKN, fatura numarası ve ödenecek tutar bilgilerini girin.
- Ekrandaki güvenlik kodunu doldurarak sorgulamayı başlatın.
- Sorgulama sonucunu kontrol ederek faturanın GİB sistemindeki kayıt durumunu inceleyin.
Sorgulama sırasında girdiğiniz bilgilerin faturadaki bilgilerle birebir eşleşmesi önemlidir. Özellikle fatura numarası ve ödenecek tutardaki farklılıklar, sorgulama sonucunu etkileyebilir.
e-Arşiv Fatura Sorgulama Yaparken Dikkat Edilecek 5 Nokta
e-Arşiv fatura sorgulama işleminin doğru sonuç vermesi için faturaya ait bilgilerin eksiksiz ve doğru girilmesi önemlidir. Sorgulama sırasında aşağıdaki beş noktaya dikkat etmelisiniz:
- e-Arşiv kapsamını kontrol edin: Faturayı düzenleyen mükellefin e-Arşiv sistemine kayıtlı olup olmadığını GİB kayıtlı kullanıcılar listesinden kontrol edin.
- VKN/TCKN bilgilerini doğrulayın: Faturayı düzenleyen mükellefin vergi kimlik numarasını (VKN) veya T.C. kimlik numarasını (TCKN) eksiksiz girin.
- Fatura numarasını doğru yazın: Faturanın üzerinde yer alan 16 karakterli, harf ve rakamlardan oluşan belge numarasını boşluk bırakmadan girin.
- Ödenecek tutarı esas alın: Faturadaki “Genel Toplam” yerine “Ödenecek Tutar” bilgisini kullanın. Tutarı kuruş haneleriyle birlikte doğru yazmaya dikkat edin.
- Güvenlik kodunu kontrol edin: Sorgulama ekranında görüntülenen doğrulama kodunu, büyük ve küçük harf ayrımına dikkat ederek girin.
Bu kontroller, hatalı bilgi girişinden kaynaklanan başarısız sorgulamaların nedenini belirlemenize yardımcı olur.
e-Arşiv Fatura Görüntüleme Nedir?
e-Arşiv fatura görüntüleme, elektronik ortamda düzenlenen faturaların içeriğine erişilerek belge detaylarının incelenmesi işlemidir. İşletmeler, GİB Portal üzerinden adlarına düzenlenen e-Arşiv faturaların listesine ulaşabilir ancak faturaların suretlerini doğrudan görüntüleyemez.
MDP Group tarafından geliştirilen Gri Portal, işletmelerin e-Arşiv faturalarını PDF formatında görüntülemelerini ve tek platformdan takip etmelerini sağlar. GİB kayıtlarıyla karşılaştırma yaparak tarafınıza ulaşmayan faturaları tespit edebilir, belgelerinizi merkezi olarak yönetebilirsiniz.
Gri Portal, SAP kullanan ve kullanmayan işletmelere uygun çözümler sunar. SAP dışında farklı ERP sistemleri kullanan şirketler, adlarına düzenlenen e-Arşiv faturaları Gri Portal üzerinden takip edebilirken SAP kullanan işletmeler ise faturalarını doğrudan SAP içerisinde PDF formatında görüntüleyebilir.
e-Arşiv Fatura Sorgulama ile Görüntüleme Arasındaki Fark Nedir?
e-Arşiv fatura sorgulama ve görüntüleme işlemleri farklı amaçlara hizmet eder. Sorgulama, faturanın GİB sistemindeki kaydını kontrol ederken görüntüleme, faturanın içeriğine erişmenizi sağlar.
- e-Arşiv Fatura Sorgulama: Fatura numarası, satıcı VKN/TCKN ve tutar bilgileriyle GİB e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranından gerçekleştirilir.
- e-Arşiv Fatura Görüntüleme: Adınıza düzenlenen faturaların detaylarını incelemenizi sağlar. Fatura listelerine erişim ve belgelerin görüntülenmesi hakkında ayrıntılı bilgi için e-Arşiv Fatura Görüntüleme Rehberimizi
e-Arşiv Fatura Sorgulama Hakkında Sık Sorulan Sorular
e-Arşiv fatura sorgulama ücretsiz mi?
Evet. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranı üzerinden ücretsiz olarak sorgulama yapabilirsiniz.
e-Arşiv fatura sorgulama ile e-Fatura sorgulama aynı işlem midir?
Hayır. e-Arşiv fatura sorgulama, e-Arşiv kapsamında düzenlenen belgelerin GİB kayıtlarında kontrol edilmesini sağlar. e-Fatura sorgulama ise e-Fatura sistemindeki belgelerin işlem ve iletim durumlarının kontrolüne yöneliktir. Bu nedenle kullanılan sorgulama yöntemleri farklıdır.
e-Arşiv faturayı GİB üzerinden PDF olarak indirebilir miyim?
GİB’in e-Arşiv Fatura Sorgulama ekranı, faturanın sistemde kayıtlı olup olmadığını kontrol etmek amacıyla kullanılır. Bu ekran üzerinden faturanın PDF suretini indirme imkânı sunulmaz. İşletmeler, Gri Portal gibi e-Arşiv fatura görüntüleme çözümleriyle adlarına düzenlenen faturaları PDF formatında görüntüleyebilir ve indirebilir.
e-Arşiv faturaları SAP üzerinden görüntülemek mümkün mü?
Evet. MDP Group tarafından geliştirilen Gri Portal SAP Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü ile işletmeler, adlarına düzenlenen e-Arşiv faturaları doğrudan SAP içerisinde PDF formatında görüntüleyebilir ve takip edebilir.
