e-İrsaliye Nedir? SAP e-İrsaliye Çözümü Hakkında Merak Edilenler

Nakliyesi gerçekleşen ürünlerinizin takibini kolaylaştıran sevk irsaliyesi nedir? Yaygınlaşan e-Dönüşüm çözümleriyle pek çok şirketin kullanmaya başladığı e-İrsaliye ve sevk irsaliyesinin farkı nedir? MDP’nin SAP e-İrsaliye çözümüyle birlikte sizin için inceledik.

Sevk İrsaliyesi Nedir?

Satışı gerçekleşmiş veya satılmak üzere olan bir ürünün, bir adresten diğerine nakliyesinde ya da aynı işletmeye ait işyerleri arasında taşınmasında düzenlenen belgeye sevk irsaliyesi denir.  Üzerinde gönderilen malın konusu, malın birimi ve malın kime ait olduğunun belirtilmesi zorunludur.

Sevk irsaliyesini nakledilecek ürünün taşınmasını sağlayan taraf hazırlar. Nakliyeyi alıcı tarafın üstlendiği durumlarda, irsaliyeyi de alıcı tarafın hazırlaması gerekir. Sevk irsaliyeleri üç veya üçten fazla kopya halinde hazırlanmalıdır. Bu kopyaların en az iki tanesi muhakkak nakliyeyi gerçekleştiren araçta bulundurulmalıdır. Belgenin düzenlendiği tarih ile taşımanın gerçekleştirileceği tarih aynı gün olsalar bile irsaliye üzerinde ayrı ayrı belirtilmelidir. Bu bilgilerden birinin bile eksik olması durumunda belge yok hükmündedir. Alıcı satın aldığı ürünü teslim aldığı zaman sevk irsaliyesini imzalayarak işlemi tamamlamış olur.

E-İrsaliye Nedir?

E-Dönüşüm yöntemleri her geçen gün daha önemli hale gelirken, en çok tercih edilen e-Dönüşüm çözümlerinden biri e-İrsaliye uygulamasıdır. E-İrsaliye, ticari bir malın taşınması ve sevki sürecinde kullanılması gereken sevk irsaliyesinin elektronik ortamda hazırlanmış halidir.

Yasal olarak sevk irsaliyeden hiçbir farkı yoktur E-İrsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) yönetmeliğine tamamen uygundur. Sevk irsaliyesinde bulunan tüm bilgiler, e-İrsaliye’de de olmak zorundadır. Bu bilgilere ek olarak sevkiyatı gerçekleştiren aracın plaka ve şoför bilgileri ya da taşımayı yapan kargo lojistik firmasının bilgileri de e-İrsaliye’ye eklenir.

E-İrsaliye’nin Sevk İrsaliyesine Göre Avantajları Nelerdir?

E-İrsaliye dağıtım ve denetim süreçlerini hızlandırır, sevk süreçlerinizi kolaylaştırarak verimliliğinizi artırır. Elektronik ortamda hazırlanan ve gönderilen irsaliyeler muhatabına daha hızlı ulaşır. Bu sayede mağazalar arası mutabakat süreçleri kolaylaşır. Ayrıca fiziki arşivleme maliyetini ve zahmetini ortadan kaldırır, kağıt tüketimini azaltır ve geçmiş irsaliyelere erişiminizi kolaylaştırır.

E-İrsaliye Süreci Nasıldır?

İrsaliye elektronik ortamda hazırlandıktan sonra nakliyeyi gerçekleştiren aracın şoförüne yol denetimlerinde gösterebilmesi için üzerinde karekod-barkod olan e-İrsaliyenin kağıt versiyonu verilir. Şoförlerin denetim esnasında memurlara e-İrsaliye’nin elektronik versiyonunu ya da bu barkodlu çıktıyı gösterebilmesi gerekir. Denetim memurları, mevcut cihazları ile irsaliyede bulunması zorunlu olan karekodu ya da barkodu okutarak e-İrsaliye ile ilgili gerekli bilgilere ulaşabilir ve denetimi gerçekleştirebilirler. E-İrsaliye uygulaması ile yol denetimi daha pratik bir şekilde gerçekleşmiş olur.

E-İrsaliye sayesinde alıcılar, malı teslim aldıklarında GİB sistemi üzerinden dönüş yapabilirler. Alıcılar red, kısmi red ve kısmi kabul seçenekleri sayesinde en geç 7 gün içinde ürünleri kalem kalem veya bütün olarak iptal edebilir.

İrsaliye Düzenlemek Zorunlu mudur?

Elektronik veya fiziki ortamda düzenlenmesi fark etmeksizin, irsaliye düzenlemek mal nakliyatı durumlarında zorunludur. Firmalar kendi depoları arasında ürün transferi yaparken bile irsaliye hazırlamalıdır. Aynı şekilde malların satışı için toptancıya ya da perakendeciye gönderirken de gönderici tarafından irsaliye hazırlanır. Ürün için hazırlanan faturalar irsaliye görevi görmezler.

GİB’in yayınladığı son raporda e-İrsaliye düzenlenebilmesi için alıcıların da e-İrsaliye uygulamasını kullanması zorunluluğu kaldırılmıştır. Sevkiyatın gerçekleşmesi için göndericinin irsaliye yollaması zorunludur. Fakat alıcı taraf e-İrsaliye uygulamasını kullanmıyorsa, e-İrsaliye GİB’in belirlediği bir torba hesaba (sanal hesap) gönderilir.

E-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?

E-İrsaliye herkes için zorunlu olmamakla birlikte GİB tarafından belirlenen firmalara zorunlu tutulmuştur.

• Yıllık brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan firmalar,
• EPDK lisanslı şirketler (bayiler dahil),
• Alkollü içecek, meşrubat ve tütün ürünleri üretenler/ithal edenler,
• Maden kanunu kapsamında düzenlenen işletme ruhsatı/sertifikası sahipleri,
• Şeker üreticileri,
• Demir ve çelik ile demir veya çelikten üretilen ürünlerin ithalatını veya ihracatını yapanlar,
• Tarım ve Orman Bakanlığı’nın Gübre Takip Sistemi’ne kayıtlı kullanıcılar için zorunludur.

NOT: E-İrsaliye kullanımı zorunlu tutulan firmalar, uygulamayı kullanmayan alıcılarla yapılan sevkiyatlarda da e-İrsaliye düzenlemek zorundadır. İrsaliye, alıcının talebi doğrultusunda kağıt irsaliye olarak veya elektronik ortamda iletilir.

E-İrsaliye’de Bulunması Zorunlu Olan Bilgiler

• e-İrsaliye’yi düzenleyen şirkete ait temel bilgiler (adı, ticaret unvanı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası),
• e-İrsaliyesinin düzenlenme tarihi ve belge numarası,
• e-İrsaliye’nin yönlendirileceği alıcı bilgileri (adı, adres, ticaret unvanı, adresi, vergi numarası vb.)
• Nakledilen malın türü ve miktarı
• Fiili sevk tarihi, saat ve dakika olarak fiili sevk zamanı bulunmalıdır.
• e-İrsaliye kullanıcısı şirketlerin elektronik belge üzerinde yukarıda belirtilen zorunlu bilgilere ilave olarak kendi ihtiyaçları durumunda farklı bilgileri de bulundurması mümkündür.

SAP ile Uyumlu e-İrsaliye Çözümü

MDP tarafından geliştirilen SAP e-İrsaliye Çözümü, SAP ile %100 entegre çalışır ve Gelir İdaresi Başkanlığı yönetmeliklerine tamamen uygun, yasal bir uygulamadır. Kullanıcılar SAP ekranlarından gerçekleştirebilecekleri birkaç adımla irsaliyelerini kolayca hazırlayıp gönderebilirler ve yine SAP üzerinden durum takibi ve raporlama yapılabilirler.

MDP SAP e-İrsaliye uygulaması kullanıcılarına Doğrudan Entegrasyon ve Özel Entegratör özellikleri arasında seçim yapma şansı sunar. Doğrudan entegrasyon özelliğini seçen kullanıcılar oluşturulan e-İrsaliye’yi yasal sevkiyata başlamadan önce Başkanlık Bilgi İşlem Sistemi’ne başarılı bir şekilde ulaştırmalıdır. Özel entegrasyon kullanıcılarının e-İrsaliye’lerini özel entegratöre iletmeleri yeterlidir.

SAP e-İrsaliye çözümümüz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.