Mutabakat Nedir? SAP e-Mutabakat Nedir?

Sözlük tanımına bakarsak mutabakat; anlaşma, uyuşma, uyumluluk anlamına gelir. Bu kelimenin kurumsal hayattaki kullanımı sektörden sektöre farklılık gösterirken sözlük anlamından biraz daha farklıdır. Bu yazıda mutabakatın muhasebe alanındaki kullanımına açıklık getirirken e-Mutabakat ve SAP e-Mutabakat üzerine de bilgi vereceğiz.

Mutabakat Nedir?

Mutabakat, arasında iş anlaşması bulunan firmaların borç ve alacak ilişkilerini karşılıklı olarak teyit edebilmesi için çoğunlukla muhasebe birimleri arasında kurulan iletişimdir. Muhasebede hesap kontrolü açısından oldukça önemli bir kavram olup sıklıkla kullanılır.

Türk Ticaret Kanunu’na göre, belirli dönemlerde şirketlerin mutabakat yapma gönderimi yükümlülüğü bulunur.  Şirketler bu yükümlülüğü yerine getirebilmek için belirli dönemlerde mutabakat yapmalıdır. Hesap dönemleri hakkında yasal bir gereklilik veya taraflar arasında bir sözleşme yoksa her yılın son günü taraflarca hesabın kapatılacağı gün olarak kabul edilmiş sayılır.

Mutabakat Nasıl Hazırlanır?

Tarafların belirlediği dönem sonlarında karşılıklı olarak borç-alacak bilgileri paylaşılır. İki şirketin de gönderilen bilgilerin doğruluğunu onaylaması durumunda mutabakat raporu ıslak imzalı olarak teyit edilir ve karşı tarafa gönderilir. Böylece mutabakat sağlanmış olur.

Mutabakatın sağlanamadığı durumlarda gönderilen bilgilerdeki tutarsızlıklar veya hatalar nedenleri ile birlikte paylaşılır. Eksiklikler ve yanlışlar giderilerek, anlaşmazlıklar çözülür.

Burada önemli bir nüans vardır; taraflar bilgiler eline ulaştığı tarihten itibaren bir ay içinde, taahhütlü mektupla, noter aracılığıyla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.

Mutabakat Çeşitleri Nelerdir?

Firmaların kendi aralarında yaptığı mutabakatları iki ayrı bölümde inceleyebiliriz:

Cari Mutabakat

Birlikte çalışan firmaların, yıl sonunda cari hesapları arasındaki borç-alacak ilişkisini izlenmesini ve bu süreç hakkında bilgi alışverişinde bulunmasını sağlayan süreçtir. Bu süreçte yazışmalar, mektuplaşmalar, cari hesap evraklarının paylaşımı sürdürülür. İlişkide olan kuruluşların birbirleri ile sürekli iletişimde olmaları ve doğru bilgi paylaşımında bulunmaları gerekmektedir.

BA/BS Mutabakatı

Bir firmada, bir ay içerisinde KDV hariç 5.000 TL ve üzeri alınan faturaların(BA) veya şirketin kendisi tarafından düzenlenip gönderilen faturaların (BS) beyan edildiği formdur. BA bildirim alış, BS ise bildirim satış kelimelerinin kısaltmasıdır. Bu formların her ay düzenlenmesi ve her ay Vergi Dairesi’ne beyan edilmesi gerekmektedir.

E-Mutabakat Nedir?

E-Dönüşüm çözümlerinin geliştirilmesiyle pek çok kurumsal işlem dijital ortama taşınarak kolaylaştı. Muhasebe departmanının işlerini ciddi anlamda kolaylaştıran yöntemlerden biri de e-Mutabakattır. İki firma arasındaki borç alacak ilişkisinin ve cari hesapların kontrolünün yapıldığı Mutabakat uygulaması eski yöntemlerle gerçekleştirildiğinde muhasebe departmanı için uzun ve zahmetli bir sürece dönüşmektedir.

Firmaların bilgilerini birbirine ayrı ayrı gönderimi,  yaşanan uyuşmazlıklar sonucunda tarafların ret işlemleri ve düzenlenen bilgilerin tekrar paylaşımı gibi adımlar manuel olarak gerçekleştirildiğinde süreci uzatarak zaman kaybına yol açmaktadır. Online mutabakat uygulaması ile süreci dijital ortamda yürütmek firmaların iş yükünü önemli boyutta azaltır. 

E-Mutabakat sayesinde ilişkili olduğunuz firmalarla yaptığınız BA/BS ve Cari Bakiye mutabakatlarınızda telefon, posta veya faks kullanmak yerine e-Mutabakat sistemi üzerinden kolayca e-posta, SMS ya da faks gönderebilir, cevaplarınızı elektronik ortamda alarak güvenilir ve hızlı bir mutabakat süreci yaşayabilirsiniz. Online mutabakat sistemi, borç ve alacak takibi yapmanızı da kolaylaştırır. Ayrıca, KEP ( Kayıtlı Elektronik Posta) entegresine sahiptir. 

Şirketlerin mutabakat sürecini dijitale taşıyarak hızlandıran e-Mutabakat uygulaması, yasal yönetmeliklere tamamen uygundur. Muhasebe departmanının iş yükünü büyük ölçüde azaltan bu sistem sayesinde cari hesap bilgileri karşı tarafa hızlı ve güvenli bir şekilde iletilir.

e-Mutabakat Nasıl Kullanılır?

Muhasebe ekiplerinin çok yakından bildiği elektronik mutabakat sistemi, mutabakat işlemlerini daha hızlı, verimli ve güvenli olmasını sağlar. Bir kullanıcının, e-mutabakat gönderim için takip etmesi gereken belli başlı adımlar vardır. Bu adımlar aşağıdaki gibidir:

• İlk adım olarak bir elektronik mutabakat hesabı oluşturmalı ve giriş yapmalısınız.
• İkinci adım, sistem üzerinden mutabakat bilgilerini yazmalısınız. Bu işlemi manuel olarak veya excel üzerinden yapmanız mümkündür. Sürecin daha hızlı ilerlemesi için e-mutabakat sistemi ile entegre çalışan yazılımları kullanabilirsiniz.
• Mutabakat yapacağınız işletmenin iletişim ve işlem tarihi ile ilgili bilgileri girmelisiniz.
• İlgili belgeleri yüklemeli ve onaylanmasını beklemelisiniz.
• Onay geldikten sonra belgelerinizi düzenleyebilir, raporlayabilir, paylaşabilir ve dijital olarak saklayabilirsiniz. 

e-Mutabakat Uygulamasını Kimler Kullanabilir?

Mutabakat süreçlerini dijital ortama taşımak isteyen her işletme, kurum ve kuruluş e-mutabakat sistemini kullanabilir. Bu sistemi en çok kullanan meslek grupları arasında bankacılar, muhasebeciler, denetim firmaları, kamu kuruluşlar, işletmeler, eğitim kurumları bulunur. E-mutabakat sistemini kullanmak için her sektörün kendine özgü nedenleri vardır.

Örneğin, işletmeler finansal süreçlerini görüntülemek ve desteklemek amacıyla kullanırken banka & denetim işletmeleri müşteri işlemlerini takip etmek ve denetmek amacıyla bu sistemi kullanır.

Kısacası, maliyet ve zamandan tasarruf sağlamak, arşivleme giderlerini azaltmak, cari ile ilgili süreçlerini dijitale taşımak, operasyonel iş yükünü hafifletmek isteyen herkes e-mutabakat sistemine geçiş yapabilir.

e-Mutabakat Sistemi Avantajları

e mutabakat yararlarından bazıları aşağıdaki gibidir:

Paradan & Zamandan Tasarruf

Elektronik mutabakat faks çıktıları, telefon görüşmeleri, mailleşmeler, kargo gönderimi, arşivleme gibi mutabakat süreçlerine ilişkin tüm işlemleri dijital olarak yapmanızı sağlamaktadır. Bu sayede hem zamandan hem paradan tasarruf elde edersiniz.

Tutarlılık İlkesi & Veri Tutarlılığı

Tutarlılık, muhasebenin temel ilkesidir. Elektronik mutabakat uygulaması ile manuel süreçler ortadan kalkar ve otomatik bir hale gelir. Bu, muhasebe verilerinizin daha tutarlı olmasını ve mutabakat süreçlerinizi hatasız tamamlamanızı sağlar.

Ekstre Karşılaştırma

Mutabakat takibi süreçlerindeki uyuşmazlıklar sistem üzerinden kolaylıkla çözebilirsiniz. Online mutabakat ekstreler arasındaki farkları otomatik olarak tespit etme imkanı sunarak zaman kaybınızı azaltır.  Tamamlanan, onaylanan veya red alan tüm mutabakatlarınız tek platform üzerinden takip edebilirsiniz.

Hatırlatma

Karşı tarafla mutabakat süreçlerinizde cevap alamadığınız işletmelere otomatik olarak mail gönderebilir ve geri dönüş oranını büyük ölçüde artırabilirsiniz. Mutabık olamadığınız müşterilerinizden cari ekstrelerini dijital olarak hızlı ve kolay bir şekilde alabilirsiniz. 

Sistem Uyumluluğu

e-mutabakat, mevcut sisteminizle uyumlu bir şekilde çalışır.

Verimlilik

Online mutabakat sistemi, manuel süreçleri otomatikleştirerek zaman kaybının önüne geçer. Detaylı raporlama imkanı ile süreçlerinizin daha kolay olmasını sağlar. Dijital arşivleme sayesinde gelen ve giden fatura kaybını önler ve geriye dönük fatura sorgulamanıza yardımcı olur.

Mutabakat Mektuplarının Resmiyeti

Elektronik mutabakat sistemi, mutabakat gönderilerinizi KEP sistemi üzerinden gerçekleştirir. Böylece, giden ve gelen mutabakat mektuplarının resmi olmasını sağlar.

Çevre Dostu Uygulama

e-mutabat uygulaması, kağıt, kargo, arşivleme, kartuş gibi masrafları ortadan kaldırarak doğa dostu bir sistem özelliği taşır.

Verimli Nakit Akışı

Online mutabakat yöntemi, müşterilerinizle olan fatura ve ödeme süreçlerinizi daha verimli ve düzenli bir şekilde yönetmenizi sağlar. 

SAP E-Mutabakat Çözümü Nedir?

SAP e-Mutabakat Çözümü, tüm mutabakat sürecinizi SAP üzerinden okuyarak mutabakat işlemlerinizi gerçekleştirmenize, beyanname hazırlamanıza, mutabakat sürecinizi ve ekstrelerinizi anlık olarak kontrol etmenize ve geçmişe dönük mutabakatlarınızı listelemenize olanak sağlar.

SAP e-Mutabakat Sistemi Nasıl Çalışır?

SAP E-Mutabakat süreci, ilgili kişilere veya kurumlara online mutabakat formunun mail üzerinden yönlendirilmesiyle başlar. İletilen mail içerisinde bulunan link üzerinden ilgili kişiler mutabakat formuna erişim sağlar, ekstrelerinizi görüntüler ekstre karşılaştırması yapabilirler.

MDP Group teknolojisiyle geliştirilen SAP e-Mutabakat çözümünde, temel mutabakat türleri Cari Mutabakat ve BA/BS mutabakata ek olarak iki farklı mutabakat daha oluşturabilirsiniz: “Denetim Mutabakatı” ve SAP HANA sistemleri için geliştirdiğimiz “Muhatap Firma Mutabakatı”.

• Cari Hesap Mutabakat Uygulaması: Cari hesap mutabakat işlemlerini yürütmek, eski dönemlere ait mutabakat işlemlerini görmek ve raporlamak amacıyla kullanılır.
• BA – BS Mutabakat Uygulaması: Bilanço ve gelire dair verilerin işlenmesi, izlenmesi ve tablolar arasındaki farklılıkların tespiti için kullanılan uygulamalardır.
• Denetim Mutabakatı Uygulaması: Denetim süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla denetim firmaları tarafından kullanılan bir e-mutabakat türüdür.
• Muhatap Firma Mutabakatı: Tedarikçiler ve iş ortaklarıyla yapılan işlemleri yönetmek için kullanılır. SAP HANA sistemi üzerinden iş ortaklarıyla yapılan mutabakat süreçleri daha verimli bir şekilde yürütülür.

Portal üzerinden, mutabakat formu ile otomatik olarak ekstrelerinizi gönderebilir, grafik raporlama özelliğini kullanabilirsiniz.

MDP SAP e-Mutabakat uygulamamız , non-SAP sistemlerle de çalışabilir. Buna ek olarak grup şirketleri ve alt kırılımlı şirketlere, çoklu şirket kodu yapısında otomatik raporlama imkanı sunar

Hızlı raporlama, anlık iletişim ve mutabakat arşivleme gibi avantajlarıyla öne çıkan SAP e-Mutabakat uygulamamız, tek bir portal üzerinden takip imkanı sağlamasının yanı sıra mail bildirimi ve hatırlatmalar göndererek kolay bir mutabakat süreci geçirmenizi sağlar.

e-Mutabakat Çözümü