E-Muhasebe Fişi Kılavuzunda Son Gelişmeler

Koronavirüs sebebiyle yaşadığımız pandemi döneminde, dijital dönüşüm çözümleri sayesinde muhasebe işlemlerinin büyük bir kısmının evden de yürütülebileceğini tekrar görmüş olduk. Şirketlerin evden çalışma sistemine geçmesiyle birlikte muhasebe fişlerinin kağıt ortamda hazırlanmasıyla ilgili zorluklar da artmış oldu. Muhasebe ve finans ekiplerinin evlerinden çalıştıkları bu süreçte fişleri yazıcıdan bastırma imkanı bulamaması ve çıktı alırken zorluklarla karşılaşması e-Muhasebe fişi kullanımında ciddi artışlara sebep oldu. Bu sürecin de etkisiyle Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), 30 Nisan 2020’de e-Muhasebe fişi ile ilgili düzenlemeleri ve zorunlulukları içeren kılavuzları yayınladı. GİB tarafından yayınlanan Elektronik Ortamda Oluşturulan Muhasebe Fişleri Kılavuzu’nda e-Muhasebe fişlerinde bulunması zorunlu tutulan asgari bilgiler de belirlenmiş oldu.

E-Defter kullanımının yaygınlaşmasıyla beraber kullanıcıların büyük bir kısmı muhasebe fişi düzenlenmesini külfet olarak görmeye başlamıştı. Ancak muhasebe fişi kullanmanın önemini ortaya koyan bir nüans var: zaman! Vergi Usul Kanunu yönetmeliğine göre, mükelleflerin gerçekleştirdiği alım, satım ve diğer tüm muhasebe işlemlerini işlemin yapıldığı tarihten itibaren en geç 10 gün içerisinde yevmiye ve kebir defterine kaydetmesi zorunludur. Ancak bu kayıt işlemi muhasebe fişi vasıtasıyla gerçekleştiriliyorsa muhasebe fişlerinde bulunan kayıtların yasal defterlere 45 gün içerisinde aktarılması mümkündür. Kısacası mükellefler, defter kayıtlarını muhasebe fişi vasıtasıyla gerçekleştirdikleri takdirde kayıt için ek olarak 35 gün zaman kazanmaktadır.

Mükelleflere sağladığı önemli avantajlarla öne çıkan muhasebe fişi, elektronik ortama taşınarak dijital dönüşümün önemli bir parçası haline geldi. Peki e-Muhasebe fişi uygulaması nedir ve nasıl çalışır?  E-Muhasebe fişinde bulunması gereken bilgiler nelerdir? E-Muhasebe fişi kullanımı zorunlu mudur? SAP ile entegre çalışan e-Muhasebe fişi çözümünü kullanmanın avantajları nelerdir? Yayınlanan yeni kılavuzun içeriği ve yükümlülükleriyle beraber e-Muhasebe fişinin tüm detaylarını sizin için bu yazıda mercek altına aldık.

E-Muhasebe Fişi Nedir?

Muhasebe fişi; muhasebe işlemlerinin yevmiye ve kebir defterine kaydedilmeden önce işlendiği, muhasebe bilgilerini içeren ve yetkili birimdeki kişiler tarafından imzalanan yazılı belgedir. Muhasebe işlemleri yasal defterlere direkt olarak işlenebildiği gibi muhasebe fişleri vasıtasıyla da kayıt altına alınabilir. Elektronik Muhasebe Fişi ise asgari içeriği ve yapısı Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen formatta elektronik ortamda oluşturulmuş muhasebe fişidir.

E-Muhasebe Fişi Türleri

Muhasebe fişleri 3 ana türde sınıflandırılmıştır:

Tahsil Fişi

İşletmelerin kasasına giren ödemelerin hangi nedenlerle, nerelerden geldiğini ve hangi hesaplara alacak olarak kaydedileceğini gösteren fiştir. Tahsil fişi, kasaya para girişi gerçekleştiği zaman kesilir. Bir başka deyişle tahsil fişi kasa hesabı borçlu duruma geçtiği zaman kullanılır.

Tediye (Ödeme) Fişi

İşletmelerin kasasından çıkan ödeneklerin hangi nedenlerle kullanıldığını ve hangi hesaplara borç olarak kaydedileceğini belirten fiştir. Tediye fişi, kasadan para çıkışının gerçekleştiği durumlarda kullanılır. Bir başka deyişle tediye fişi kasa hesabı alacaklı duruma geçtiğinde kullanılır.

Mahsup Fişi

İşletmelerin kasa hesabını etkilemeyen, bir başka deyişle tamamen nakit olmayan işlemler için hazırlanan muhasebe fişidir.

E-Muhasebe Fişinde Bulunması Gereken Bilgiler

• Mükellefin Adı/Soyadı veya Unvanı ile VKN veya TCKN’si
• Muhasebe Fişinin Türü (Tahsil/Tediye/Mahsup)
• Muhasebe Fişinin Düzenlenme Tarihi (Gün/Ay/Yıl)
• Muhasebe Fişinin Düzenlenme Zamanı (Saat ve Dakika)
• Muhasebe Fişinin Numarası (Müteselsil sıra numaralı olarak takip edilmelidir)
• Muhasebe Fişinin Ait Olduğu Yevmiye Madde Numarası
• Borçlu Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
• Borçlu Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte)
• Borçlu Hesabın Tutarı Alacaklı Hesabın Kodu (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
• Alacaklı Hesabın Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Adıyla birlikte)
• Alacaklı Hesabın Tutarı Fişin Borç Toplamı Fişin Alacak Toplamı Fişin Sayfa Numarası (İlgili Sayfa No / Toplam Sayfa No şeklinde)
• Alacaklı ve Borçlu Hesaplar Bazında Açıklama Fişi Onaylayanın Adı Soyadı – İmzası

E-Muhasebe Fişi Zorunlu mudur?

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği 4.4.1 / (a) fıkrasına göre,

Yevmiye ve kebir defterlerini fiziki formda hazırlayan mükellefler için muhasebe fişi kullanımı mecburi değildir. Ancak e-Defter uygulamasına tabi mükellefler elektronik veya kağıt formda olması fark etmeksizin muhasebe fişi kesmek zorundadır. E-Muhasebe fişi kullanımı ile ilgili herhangi bir zorunluluk bulunmamaktadır, mükellefler diledikleri takdirde kağıt muhasebe fişi oluşturmaya devam edebilirler. Her ne kadar e-Muhasebe fişi uygulaması henüz kullanıcıların tercihine bırakılmış olsa da bu uygulamanın yakın zamanda zorunlu hale getirilmesi bekleniyor.

e-Muhasebe Fişi Uygulamalarında Nelere Dikkat Etmelisiniz?

e-Muhasebe Fişi uygulamasının yürürlüğe girmesiyle birlikte, mükelleflerin süreçlerini planlarken dikkat etmesi gereken bazı konular ortaya çıkmıştır. e-Muhasebe fişi uygulamalarında dikkat edilmesi gerekenler aşağıdaki gibidir:

• Kullanıcılar, dijital olarak oluşturduğu muhasebe fişlerinin ve bu fişlerle ilgili olan e-Defter ve berat dosyalarını beyana hazır bir şekilde saklamalıdır. Bu, GİB’in istediği takdirde kullanıcıların e-muhasebe fişlerini sunabilmesi için oldukça önemlidir.
• Elektronik ortamda saklanan/saklanması gereken muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün zaman damgalı mali mühür ile garanti altına alındığından, bu fişlerin kâğıt ortamda da ayrıca saklanıp muhafaza edilmesinin herhangi bir yasal hükmü bulunmamaktadır. Bu sebeple, kâğıt olarak saklamak kullanıcılar için bir iş yükü oluşturmaktadır.
• Kullanıcılar, elektronik ortamda oluşturduğu muhasebe fişlerini NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylamalı ve arşivlemeli, aynı zamanda dijital ortamda muhafaza ve ibraz etmelidir.

MDP Group SAP e-Muhasebe Fişi

MDP Group tarafından geliştirilen SAP e-Muhasebe Fişi çözümü, kullanıcıların elektronik muhasebe fişi işlemlerini SAP sistemi üzerinden yönetebildikleri bir e-dönüşüm çözümüdür. Uygulama SAP ile %100 entegre çalışır. Kullanıcılar e-Muhasebe Fişlerini SAP ekranlarında oluşturabilir, muhafaza edebilir ve geçmişe dönük e-Muhasebe Fişlerini kolayca görüntüleyebilirler. Böylece SAP ile çalışan firmaların, e-Muhasebe Fişi veya e-Defter oluşturabilmeleri için herhangi bir dosya indirmelerine, aktarmalarına veya manuel olarak veri girmelerine gerek kalmaz. SAP e-Muhasebe Fişi çözümü, özel entegratöre gerek duymadan bağımsız bir biçimde çalışır. Uygulama sayesinde muhasebe fişleri, Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen formatta Mali Mühür imzalı ve zaman damgalı şekilde oluşturulur ve dijital ortamda muhafaza edilir.

SAP e-Muhasebe Fişi Çözümünün Avantajları

SAP e-Muhasebe fişi çözümü sayesinde, Muhasebe Fişlerinizi fiziki forma kıyasla çok daha pratik bir biçimde elektronik ortamda saklayabilirsiniz. Mali Mühür ve zaman damgası ile garanti altına aldığınız elektronik muhasebe fişlerinizi kağıt formda saklamanıza gerek kalmaz. Bu sayede yazıcı, toner ve kağıt maliyetlerinden tasarruf edebilirsiniz. SAP ile %100 entegre çalışan çözümümüz sayesinde, manuel işlemlere gerek kalmadan muhasebe fişinin tüm yasal gerekliliklerini SAP üzerinden yerine getirebilirsiniz. Geçmiş muhasebe fişlerinizi elektronik ortamda günlük, haftalık ve aylık olarak dosyalayabilir ve filtreleyebilirsiniz. Bu sayede dilediğiniz muhasebe fişine çok daha kolay ve hızlı bir biçimde erişebilir ve ibraz edebilirsiniz.

SAP e-Muhasebe Fişi çözümümüzü kullanmak ve diğer e-Dönüşüm çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.