Kaizen Çalışmaları Nasıl Yapılır?

Kaizen, süreçlerde, ürünlerde veya hizmetlerde küçük, artımlı değişiklikler yaparak önemli iyileştirmeler elde etme fikrine odaklanan bir iş felsefesidir. Bu felsefe, sürekli iyileştirme yapma fikri etrafında dönmektedir. Kaizen sürekli iyileştirme yaratma fikri etrafında dönmektedir. Kaizen etkinliği veya kaizen çalışmaları, mevcut ve verimsiz bir sürecin nasıl iyileştirilebileceğine odaklanmanın bir yoludur. Kaizen atölye çalışmalarında, deneyimli ekipler bir araya gelir ve probleme çözümler geliştirir ve iyileştirmeleri uygular.  Bu blog yazımızda Kaizen ve Kaizen etkinlikleri uygulamanın özelliklerine değindik.  

Kaizen Nedir?

Kaizen, operasyonel süreçlerde sürekli iyileştirme yapmaya odaklanan ancak bu iyileştirmelerin küçük, artan değişikliklerle yapılmasını savunan bir Japon iş felsefesidir. İşletmenin her seviyesindeki çalışanların, proaktif olarak düzenli ve artan iyileştirmelere katılmasını ve fikirlerini paylaşmasını savunmaktadır. Kaizen'in işletme genelinde uygulanması ise düzenlenen bir Kaizen etkinliği ile mümkün olmaktadır. 

Kaizendeki küçük değişiklikler arasında tam zamanında üretim, kalite kontrol, ekipmanların verimli kullanımı ve israfın ortadan kaldırılması yer almaktadır. Bu faktörler üzerinde yapılan küçük iyileştirmeler zamanla büyük etkiler yaratmaktadır.

Kısaca Kaizen temeli aşağıdaki gibidir:

• İyi süreçler, iyi sonuçlar yaratmaktadır.
• İyileştirmeler küçük değişikliklerden oluşmalıdır.
• İyileştirmeler ölçülebilir, standartlaştırılmış ve tekrarlanabilir olmalıdır.
• Çalışanların güçlendirilmesi ve Kaizene katılması sağlanmalıdır.

Kaizen Etkinliği Nedir?

Kaizen saldırıları olarak da bilinen Kaizen etkinliği, operasyonel süreci iyileştirmek için etkili ve kısa vadeli çözümler bulmaya odaklanan bir beyin fırtınası oturumudur. Tüm ön saflardaki çalışanları ve yönetimi bir araya getirerek sürecin doğru ve verimli bir şekilde yürütülmesine odaklanmaktadır. 

Kaizen etkinliği bir kolaylaştırıcı tarafından yönlendirilmektedir. Kolaylaştırıcı, belirli bir süreci dikkate alarak iyileştirme üzerinde çalışmak üzere ekibi bir araya getirmektedir. Ekip bir araya gelerek mevcut sürecin haritasını çıkarmak, sorunları ortadan kaldırmak, israfı azaltmak, akışı kolaylaştırmak gibi konularda beyin fırtınası yapmaktadır. Bu fikir alışverişinin ardından gelişme sağlayacak fikirler hayata geçirilmektedir.

Kaizen Etkinliği Aşamaları

Kaizen Institute’ye göre, Kaizen etkinlikleri üç aşamadan oluşur: Hazırlık, Uygulama ve Takip.

• Hazırlık aşamasında, mevcut süreçle ilgili tüm veriler toplanır, verimsizlikler tespit edilir. Bu çalışmaların ardından gerekli malzemeler temin edilir.
• Uygulama aşamasında, ekipteki herkes süreci iyileştirmek için yeni çözüm fikirleri sunar. Bu fikirler değerlendirilir, kabul edilen fikirler bir plana dönüştürülür ve uygulanır.
• Son olarak takip aşamasında, uygulanan sonuçlar takip edilir, istenen sonuçların elde edilip edilmediği incelenir. Herhangi bir sapma oluştuysa düzeltilir.

Kaizen Etkinliği Ne Zaman Düzenlenmeli?

Kaizen saldırılarının nedenleri, işletmeden işletmeye değişiklik gösterir. Genel olarak bir süreç gerektiği gibi çalışmıyorsa, müşteriye değer katmıyorsa veya herhangi bir israf varsa, Kaizen etkinliğine ihtiyaç duyulur.

Bir işletmenin Kaizen etkinliği düzenlemesinin ana nedenleri şunlardır:

• İş için tehdit oluşturan ve hızlı çözüm gerektiren kritik bir sorunun ele alınması
• Müşteri şikayetlerinin artması,
• Günlük iyileştirme döngülerinin istenen sonuçları vermesini engelleyen sorunların altında yatan nedenleri tanımak ve düzeltmek
• Ekipler arasındaki iş akışının iyileştirilmesi ve hem yukarı hem de aşağı yönlü olayların üretim değer akışına dahil edilmesi gibi işlevler arası zorlukların üstesinden gelmek

Kaizen kültürünün oluşturulmasında işletmedeki her çalışanın Kaizen ilkelerini günlük süreçlerde tutarlı bir şekilde uygulaması zorunludur. Ancak daha önemli zorlukları etkili bir şekilde ele almak ve çözmek için planlı Kaizen çalışmalarına ihtiyaç vardır. Kaizen etkinlikleri, sorunların temel nedenlerini büyümeden çözmeye yardımcı olmaktadır.

Kaizen Etkinliği Yaparken Dikkat Edilmesi Gereken Unsurlar

Kaizen etkinliğini en verimli ve etkili şekilde uygulamak için bazı kurallara dikkat etmek gerekir.

• Kaizen süreci için oluşturulan ekipte farklı departmanlardan farklı becerilere sahip insanlar yer almalıdır. Çeşitlilik, sorunu çözmek için farklı bakış açılarına sahip insanların yaratıcı ve etkili fikirler sunmasına yardımcı olur.
• Kaizen çalışmasında, ekipteki herkesin belirli bir konuya odaklanması gerekir. Farklı konuları bir arada ele almak dikkatin dağılmasına neden olur. Bu yüzden, tek konuya odaklanmak belirli bir yön sunar.
• Etkinliğin ölçülebilir hedeflere sahip olması gerekir. Ölçülebilir hedefler, iyileştirme çalışmalarının ilerlemesini analiz etmeyi ve değerlendirmeyi sağlar.
• Kaizen etkinliğinin süresi, iyi belirlenmelidir.
• Etkinlikler Gemba’da, yani çalışmanın yapıldığı gerçek yerde olmalıdır. Gemba’da yapılan çalışmalar, ekiplerin süreci daha iyi gözlemlemesine ve anlamasına yardımcı olur.
• Kaizen çalışmalarında kararlaştırılan iyileştirmeler mümkün olan en kısa sürede uygulanmalıdır. Planları hızlı bir şekilde uygulamak, en kısa sürede iyileştirmelerden sonuç almayı sağlar.
• Kaizen etkinliğinde PDCA döngüsü, A3 Problem Çözme, 5 Neden Analizi gibi kanıtlanmış Kaizen araçlarını kullanmak gerekir. Bu araçlar, ekiplere problemleri analiz etmek, çözmek ve iyileştirme planları oluşturmak için kolay ve verimli bir yol sunar.
• Kaizen etkinliklerinde uygulanana iyileştirmelerin takip edilmeli ve etkileri hesaplanmalıdır. Çalışmalar, istenen etkiyi yaratmış mı yaratmış mı? yaratmadıysa daha başka neler yapılabilir? gibi analizler bu aşamada yapılır.

Kaizen Çalışmaları Düzenlemenin Faydaları

• Günlük iş süreçlerinde iyileştirmeler yapmayı sağlamaktadır.
• Kalite, maliyet, motivasyon, büyüme, verimlilik, gibi konularda avantaj sağlar. Örneğin, kaizen etkinlikleri ile %30 verimlilik artışı, %50 kalite iyileştirme, %70 stok azaltma gibi sonuçlar elde edilir.
• Kaizen etkinliği ekip çalışmasına yönelik bir çalışmadır. Ekiplerin birbirini dinlemesini ve fikir alışverişinde bulunmasını sağlamaktadır. Bu çalışanlar arasındaki iş birliğini, iletişim becerilerini ve problem çözme yeteneğini geliştirmektedir.
• Etkinlikler, çalışanlara sorunları tanımlamak, iyileştirme önerilerini paylaşmak gibi sorumluluklar verdiğinden işleri üzerinde sahiplenme duygusunu geliştirmektedir. Bu da çalışan motivasyonunu ve verimliliğini artırmaktadır.
• Kaizen etkinlikleri, Kaizen ilkelerinin uygulamaya konulmasına yardımcı olduğundan, güçlü bir sürekli iyileştirme kültürü yaratmanın bir yoludur.

Kaizen Etkinliği Nasıl Uygulanır?

Kaizen çalışmaları öncesinde ön hazırlıkların yapılması gerekmektedir. Bu ön hazırlıkta kaizen faaliyetinin amacı, hedeflenen süreç, faaliyete katılması gereken kişiler ve faaliyetin beklenen sonucu belirlenmektedir. Sonrasında kaizen çalışmasının planlanması için önemli adımların atılması gerekmektedir. Bu adımlar aşağıdaki gibidir:

• Bir Kolaylaştırıcının Atanması

Kolaylaştırıcı, yalın üretim ve teknikleri konusunda eğitimli, olumlu bir değişim yaratmaya istekli ve süreç boyunca ekibi motive etme becerisine sahip biri olmalıdır. Kolaylaştırıcı rolü için bir ekip lideri yetiştirebilir veya bir danışmandan destek alabilirsiniz.

• Liderliğin Rolü

Kaizen girişimlerinin başarısında, liderlerin Kaizen çabalarının işletmeye birçok fayda sağlayacağının bilincinde olmaları oldukça önemlidir. Liderin sürece bağlılığı ve desteği, çalışanların yaklaşımını ve katılımını da olumlu yönde etkilemektedir.

• Etkinlik Kapsamının Belirlenmesi

Kaizen etkinliği için kesin bir kapsam belirleyin ve öncelikli olarak müşteri değerini doğrudan etkileyen verimsizliklerle karakterize edilen belirli bir alan veya sürece odaklanın. Bu odağı, temel performans göstergelerinin (KPI'lar), temel neden analizi ve çeşitli Yalın araçlarının kapsamlı bir incelemesi yoluyla daraltabilirsiniz.

• Ekibin Bir Araya Getirilmesi

Kaizen etkinliğinde kurulacak olan ekip 6 veya 10 kişiden oluşmalı ve stratejik olarak seçilmelidir. Kaizen etkinliğine katılacak ekip üyelerinin bazı özelliklere sahip olması gerekmektedir. Bu özellikler aşağıdaki gibidir:

Ekip üyelerinin iyileştirilmesi planlanan süreçle ilgili işi düzenli olarak yapmaları,

İyileştirilmesi gereken sürece katkıda bulunabilecek farklı departmanlardan çalışanlar seçilmeli,

Mevcut sürece girdi ve çıktı sağlayan kişiler dahil edilmeli,

• Etkinlik Programının Ana Hatlarıyla Belirtilmesi

Kaizen çalışmalarının hedeflenen sonuçlarını özetleyen bir program geliştirmeli ve bu hedefleri ekip üyelerine iletmelisiniz. Program, etkinlik boyunca her gün gerçekleştirilecek sıralı adımları içermelidir.

Kaizen Etkniliği Ne Kadar Sürer?

Kaizen etkinlikleri, genellikle bir hafta içinde tamamlanır. Bu süre boyunca ekip verimsiz süreci analiz eder, çözüm geliştirir, uygular ve test eder.

Kaizen Etkinliğinin Günlere Göre Dağılımı

Beş günlük bir Kaizen etkinliğinde aşağıdaki adımlar takip edilmelidir:

1. Gün

Ekip üyelerine Yalın Üretim ile ilgili bir eğitim verin. Eğitimin ardından ekiple birlikte bir süreçteki atık alanlarını belirleyin ve verileri toplayın.

2. Gün

Verimsizliklerin temel nedenlerini bulmak ve çözüm geliştirmek için beyin fırtınası yapın. Ortaya çıkan fikirler arasından uygulanacak iyileştirme fikrini belirleyin ve bir plan geliştirin.

3. Gün

Geliştirilen iyileştirme planını uygulayın.

4. Gün

Planın nasıl bir gelişme sağladığını test edin. Yapılan iyileştirme çalışmalarının sonuçlarını ölçün ve gerekli düzeltmeleri yapın.

5. Gün

Yapılan iyileştirmelerin etkilerini yönetime bildirin ve tamamlanan işin başarısını kutlayın.

Sürekli İyileştirme Çözümü, Kaizen, Öneri Sistemi, 5S Denetim Yönetimi, Ramak Kala Raporlama, Öğrenilmiş Ders, Aksiyon Yönetimi, A3 Problem Çözme, Müşteri Talep Yönetimi ve Dijital Denetim Yönetimi modüllerini bir araya getiren dijital bir platformdur. Çözüm, çalışanlardan geri bildirim toplamanın, fikirleri değerlendirmenin, Kaizen uygulamalarını ölçmenin, 5S denetimleri yürütmenin, kısacası sürekli iyileştirme süreçlerini yönetmenin en iyi ve kolay yoludur.