e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar

e-Dönüşüm, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından teknolojiyi iş süreçlerine entegre etmek için başlatılan çalışmalardır. E-Dönüşüm yöntemlerinin yaygınlaşmasıyla birlikte e-Fatura ve e-Arşiv kavramları da hayatımızda yerini aldı. Birbirine çok yakın işlevlere sahip olan e-Arşiv ve e-Fatura arasındaki farkları bir başlık altında sizin için derledik.

E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farkların İncelenmesi

• E-Fatura; faturalarınızı elektronik ortamda düzenleyebilme, iletebilme ve saklayabilme imkanı sunan sistemdir. E-Arşiv Fatura ise, e-Fatura mükellefi olmayan kişi ve kuruluşlara düzenlenen faturalardır. E-Arşiv sistemi aracılığıyla düzenlenir, gönderilir ve saklanır. Yani bu iki çözüm arasındaki temel fark kullanıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığıdır.

• E-Fatura’da, faturalar elektronik ortamda alıcısına iletilir ve kağıt fatura için çıktı alınamaz, e-Arşiv Fatura’da ise alıcı e-Fatura kullanıcısı olmadığı için, fatura hem elektronik hem de kağıt çıktı olarak iletilebilir.

• Zorunlu veya gönüllü olarak, isteyen her firma elektronik fatura sistemine geçebilir. Dilerse e-Fatura ile birlikte e-Arşiv Fatura da kullanmaya başlayarak bütün müşterilerine (e-Fatura kullanıp kullanmaması fark etmeksizin) elektronik ortamda fatura kesebilir. İsteyen firmalar e-Arşiv Fatura da kullanabilir fakat e-Arşiv Fatura kullanabilmek için öncelikle e-Fatura sistemine dahil olmak gerekir.

• e Faturaların gönderilip alınmasını sağlayan gönderim merkezi Gelir İdaresi Başkanlığının bünyesindedir. Ekstra bir raporlama yapmaya gerek yoktur. Fakat e-Arşiv Faturalarının günlük olarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanmalıdır, yani ibraz edilmelidir. Bu hizmet, genellikle e-Arşiv Fatura hizmetini sağlayan çözüm ortağı tarafından yerine getirilir.

• E-Fatura, alıcısına GİB üzerinden E-Fatura kapalı devre sistemiyle ulaştırılır. Göndericiler ve alıcılar bu sistem üzerinden işlem yapabilirler. Dolayısıyla GİB anında haberdar olur, iptal edilemez, ancak fatura alıcısı ret veya iade yapabilir. E-Arşiv Fatura alıcıya mail veya SMS ile ulaştırılır, GİB’e bir sonraki gün saat 24:00'de kadar raporlanır.

• e-Fatura GİB’in bünyesinde olduğu için e-fatura formatı UBL-TR Formatıdır ve zorunludur. E-Arşiv Fatura, GİB’e iletilmez bu yüzden format zorunluluğu yoktur. Kullanıcı istediği formatı kullanabilir.

• E-Fatura’da Entegrasyon, GIB Portal veya Özel Entegratör yöntemlerinden biri kullanılır. E-Arşiv kullanıcıları ise Özel Entegratör ya da kendi bilgi işlem sistemlerine onay alarak kullanabilir.

• E-Arşiv’de belgeler mali mühür ve zaman damgasıyla onaylanıp saklanır, E-Fatura’da zaman damgası yoktur.

e-Arşiv ve e-Fatura Kullanmanın Faydaları

Fatura işlemlerini elektronik ortamda yürütmek muhasebe departmanlarına birçok kolaylık sağlar. Şimdi bunlara kısaca bir bakalım:

• Öncelikle, fatura düzenleme ve gönderme süreçleri oldukça hızlı bir şekilde yapılır. Muhasebe ekipleri, zamandan tasarruf eder.
• Faturalar elektronik ortamda gönderilir. Kağıt fatura basmaya gerek kalmaz, faturanın kargolanması gerekmez. Mükellefler, e-faturaları anında müşterilerine iletir.
• e-Faturalar, dijital olarak arşivlenir ve saklanır. Arşivleme maliyetleri ortadan kalkar. İhtiyaç duyulan faturaya, e-fatura sistemlerinin filtreleme özelliği sayesinde saniyeler içinde ulaşılır.
• Kağıt kullanımı azalttığı ve kargolama süreçlerini ortadan kaldırdığı için karbon ayak izini azaltır. Bu haliyle çevre dostudur. 

SAP e-Fatura, SAP Gelen e-Fatura, SAP e-Arşiv Fatura ve SAP Gelen e-Arşiv Fatura  çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.