Bilgi Yönetim Sistemlerinin Önemi ve Avantajları

Üretimin ve büyümenin en önemli kaynağı, fiziki sermayeden de önce bilgidir. Bulunduğumuz çağ tam da bu sebeple “Bilgi Çağı” olarak adlandırılır. Bilgi en değerli üretim girdisidir ve içinde bulunduğumuz yüzyılda bir firmanın sahip olabileceği en önemli güçtür. Bilgiye sahip olmak kadar yönetmek ve paylaşmak da çok önemlidir. Bu nedenle organizasyon yapılarında büyük değişiklikler yapılıyor ve bilgi yönetimi için birçok araç/yöntem geliştiriliyor.

Bilginin diğer sermaye kaynaklarından en büyük farkı kullandıkça gelişmesi ve paylaştıkça artmasıdır. Organizasyon yapılarını ve çalışma stratejilerini bilgiyi paylaşmak ve geliştirmek anlayışı üzerine kuran firmalar rakiplerine oranla daha başarılı oluyor. Bu nedenle yöneticiler, çalışanların bildikleri her şeyi birbirleriyle paylaşmasını isterler. Bu paylaşımlar yaratıcılığı artırırken, inovasyonu ve yüksek performansı tetikler.

Bilgi paylaşımının değeri her geçen gün artarken, şirket içerisinde bir bilgi havuzu oluşturmak ve tüm çalışanların ihtiyaçları doğrultusunda bu havuzdan faydalanmasını sağlamak amacıyla geliştirilen bir uygulamanın kullanımı şirketlerin verimini büyük ölçüde arttıracaktır. MDP Group bu ihtiyaç doğrultusunda SAP Bilgi Yönetimi çözümünü geliştirerek şirket içi bilgi paylaşımını güvenli bir ortama taşıdı. Peki SAP Bilgi Yönetimi çözümü nedir? Nasıl çalışır? Avantajları nelerdir? Tüm bu soruların yanıtını yazımızın devamında bulabilirsiniz.

SAP Bilgi Yönetimi Çözümü Nedir?

Firmalar kurumsal bilgi birikimlerini arttırmak için pek çok çalışma yaparlar. Bilginin üretilmesi de bu çalışmalardan biridir. Peki şirket içerisinde üretilen bilgilerin paylaşımı doğru şekilde sağlanmazsa üretilen bilginin verimli kullanımı mümkün müdür? SAP Bilgi Yönetimi çözümü, bir firmanın bilgi varlıklarını değer katma, geliştirme ve stratejik gereksinimlerini karşılama amacıyla sistematikleştiren yönetim uygulamasıdır. Operasyonel veya süreçsel olarak edindiğiniz iş tecrübelerinizi geliştirdiğimiz web uygulaması üzerinden kayda alabilirsiniz.

Bilgi yönetimini bir bakıma şirket içi bilgi paylaşımını teşvik eden ve kolaylaştıran bir sosyal medya uygulamasına benzetebiliriz. Şirket çalışanları, tıpkı sosyal medya postu yazılar gibi uygulama üzerinden bilgi dokümanı oluşturabilir. Hazırladığı bilgi dokümanını yine uygulama üzerinden depolayabilir veya paylaşabilir.  Yine sosyal medya uygulamalarına benzer bir şekilde diğer kullanıcılar bu dokümana yorum yapabilir, beğenebilir ve bilgiyi iletmek istedikleri insanlarla paylaşabilirler. Bu sayede kurumsal bilgilerinizden maksimum verimi elde edebilirsiniz.

Çoğu sosyal medya uygulaması, size paylaşımınızı görmesine izin verdiğiniz kişileri seçme imkanı sunar. Örneğin, bir fotoğraf paylaşırken arkadaşlarınız içerisinden görmesini istediğiniz kişileri kendiniz belirleyebilmektesiniz. Bunun amacı sosyal medyada arkadaş olduğunuz insanlar arasında da özel hayatınızın gizliliğini korumanızı sağlamaktır.  Peki şirket içinde paylaşılan bilgilerde de bu gizlilik özelliğinin bulunması gerekmez mi? Paylaşılacak bilgi dokümanının şirketteki tüm bireylerle ve departmanlarla paylaşılması, şirketinizin güvenliği açısından sakınca yaratabilir. Uygulama üzerinden bilgi dokümanını görüntüleyebilecek departmanları seçebilirsiniz.

SAP Bilgi Yönetimi Çözümü Nasıl Çalışır?

Şirketin diğer çalışanlarının bir kısmı veya tamamı ile paylaşmaya değer bulduğunuz bilgileri, SAP Bilgi Yönetimi çözümü üzerinden bir doküman haline getirerek paylaşabilirsiniz. Dokümanlar SAP üzerinde kayıt altına alınarak güvenli bir biçimde saklanır. Fakat her bilgiyi her departmanla paylaşmak şirket güvenliği açısından tehlike oluşturabilmektedir. Bu nedenle hazırladığınız dokümanı paylaşmadan önce bilgiye erişim sağlayabilecek kişileri veya departmanları çözümümüz üzerinden bizzat belirleyebilirsiniz. Hazırladığınız dokümanı tüm şirketle veya sadece sizin belirlediğiniz departman ile paylaşmanız mümkündür.

Bilgi yönetimi, Non-SAP çözümlerimiz arasındadır ve içerisinde güçlü bir yapay zeka sistemi bulundurmaktadır. Bu çözüm üzerinden paylaştığınız bilgi dokümanları yapay zeka aracılığıyla çeşitli kategorilere ayrılır. Bu kategoriler bilginin içeriğine göre otomatik olarak belirlenir. Örneğin “bilgi güvenliği nasıl sağlanır?” konulu bir doküman oluşturup bunu SAP Bilgi Yönetimi çözümüne aktardığınızı varsayalım. Yapay zeka bu dokümanın içeriğini cümle algılama özelliği ile tespit edecek ve dokümanı otomatik olarak “bilgi güvenliği” kategorisine aktaracaktır.

SAP Bilgi Yönetimi Sisteminin sahip olduğu “elastic search” özelliği sayesinde, kullanıcılar aradıkları konu hakkında sistemde daha önceden oluşturulmuş ve kategorize edilmiş dokümanları görüntüleyebilirler. Önceki örneğimizden devam edecek olursak, kullanıcılardan biri arama bölümüne “bilgi güvenliği” yazdığı takdirde “Bilgi güvenliği nasıl sağlanır?” dokümanımıza ulaşabilecektir.

Oluşturulan dokümanlar paylaşıldıktan sonra diğer kullanıcılar tarafından yorumlanabilir, paylaşılabilir ve beğenilebilir. Bu özellik sayesinde paylaşılan bilgi geliştirilebilir ve bilginin eksik/yanlış yönleri iyileştirilebilir. Paylaşılıp üzerine tartışılan dokümanlar şirket içi verimi önemli oranda artırırlar.

SAP Bilgi Yönetimi Çözümü Avantajları

• Şirket içi bilgi aktarımını sistematik bir hale getirir, departmanlar arası bilgi akışını kolaylaştırır.
• Dokümanları, yapay zeka teknolojisiyle kategorize ederek aynı konu üzerine yapılan paylaşımları bir arada görüntüleme imkanı sağlar.
• Elastik arama özelliği sayesinde, anahtar kelimeleri arama bölümüne yazarak araştırdığınız konu üzerine daha önceden oluşturulmuş dokümanları görüntüleyebilirsiniz.
• Paylaşacağınız dokümanlar için görüntüleme kısıtlaması getirebilirsiniz. Böylece bilgiyi sadece belirlediğiniz kişilerle paylaşabilirsiniz.
• Paylaşılan dokümanlara diğer çalışanlar tarafından yorum yapılabilir, dokümanlar aynı şekilde beğenilebilir ve paylaşılabilir.

SAP Bilgi Yönetimi çözümümüz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.