Şirketinizi e-Dönüşüme Taşımanız İçin 5 Sebep

E-Dönüşüm yöntemleri: e-Arşiv, e-Fatura, e-Defter, e-İrsaliye, e-Muatabakat ve daha bir çok çözümle birlikte iş dünyasında her geçen gün daha popüler hale geliyor. Dijitalleşme süreci e-Dönüşüm çözümleriyle birlikte tüm dünyayı etkisi altına alan yeni bir kültür inşa ediyor. Bu çalışma kültürü, sağlam alt yapısıyla alışkanlıklarımızı değiştirirken geleneksel çalışma şekillerinin yerini almaya da kararlı gözüküyor. 

Peki, finans ve muhasebe departmanlarında geleneksel yöntemleri benimsemiş şirketler neden e-Dönüşüm süreci yaşamalı? Gelin birlikte inceleyelim.

Zamanın Gücü

Teknoloji geliştikçe zamanın kavramının önemi artıyor. Bu önem öyle bir noktaya geldi ki artık teknolojik gelişmeler insanlara zaman kazandırmak için gelişiyor. Şirketler için yıllardır süre gelen alışkanlıkları ve çalışma biçimlerini kökünden değiştirmek bazen kolay gözükmeyebilir. Fakat saatlerinize mal olacak bir işi sadece birkaç tıkla gerçekleştirmek eski alışkanlıklardan çok daha caziptir. Örneğin muhasebe defterlerinizi veya faturalarınızı bir ekran aracılığıyla çok kısa bir sürede hazırlama şansınız varken, zamanınızı kağıt yığınlarının arasında geçirmek istemezsiniz. Veya mutabakat sürecine girmiş bir firmanın muhasebe ekibindeyseniz, karşı tarafla bilgi paylaşımınızı tüm süreciyle görüntüleyebileceğiniz bir portal varken iletişim kopukluklarıyla zaman kaybetmek istemezsiniz.

E-Dönüşüm çözümleri şirketler arası iletişimi güçlendirerek mutabakat, fatura gönderimi, irsaliye hazırlanması gibi süreçlerde gecikmelerin önüne geçer. Buna ek olarak e-Dönüşüm çözümlerinin gelişmiş filtreleme imkanı sayesinde aradığınız belgeleri bulmanız çok az zamanınızı alacaktır.

İş Yükünüzü Azaltın

Özellikle akıllı telefonların ve tabletlerin yaygınlaşmasıyla, teknolojik gelişmeleri yakından takip etmeyen insanlar bile dijitalleşmeye uyum sağlamaya başladı. Bu konuda fintechlerin (finansal teknolojilerin) etkisi yadsınamaz. İnsanlar bankada saatlerce beklemesine sebep olan işlemleri mobil bankacılık sayesinde sadece birkaç tıkla yapabileceğini gördüğünde e-Dönüşümün önündeki önyargı engelleri de büyük oranda kalkmış oldu.

Bir işin daha az zahmetle halledilebildiğini gördüğünüzde eski yöntemlerinize dönmek istemezsin. Aynı şekilde diğer işlemleriniz için de daha pratik bir yol olup olmadığını hep sorgularsınız. Belgelerinizi kağıt formda hazırlamak bulunduğumuz bilgi çağına göre zahmetli ve uzun bir işlemdir. E-Dönüşüm çözümleri sayesinde dijital ortama taşınan bu belgeler birkaç adımda hazırlanabilmektedir.

Düşük Hata Oranı

E-Dönüşüm çözümlerini kullanan firmaların hata yapma oranının minimuma indiği gözlemlenmiştir. Bunun sebebinin kolay kullanım ve kullanıcı dostu ara yüz olarak açıklayabilir. Bu çözümleri kullandığınız takdirde, sizden kaynaklanmayan hatalar yüzünden sorun yaşama ihtimalini de ortadan kaldırabilirsiniz. Borç-alacak veya fatura ilişkiniz bulunan şirketlerden gelen muhasebe belgelerinde herhangi bir hata tespit ettiğinizde, yasal süre içerisinde belgeyi kalem kalem veya bir bütün olarak reddetme şansınız vardır.

Buna ek olarak yapılan hataların düzeltilmesi fiziki forma göre çok daha kolaydır. Manuel olarak hazırlanan belgelerde yapılan hataların düzeltilmesi için daha fazla prosedür bulunmaktadır. E-Dönüşüm belgelerinde yapılan hataların düzeltilebilmesi çok daha kolaydır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın düzeltme için tanıdığı yasal süre içerisinde hatalı belgenizi birkaç adımda kolayca düzeltebilirsiniz.

Güvenilir Arşivleme

Mükelleflerin muhasebe evraklarını Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği yasal süre boyunca saklama yükümlülüğü bulunur. Fiziki(kağıt) ortamda hazırlanan belgelerin hazırlanması ve arşivlenmesi maliyetli ve zahmetlidir. Çok fazla kağıt kullanımına sebep olan bu yönteme karşı e-Dönüşüm çözümleri çevreci bir alternatiftir. Sayfalarca belgenin saklanması için fiziki bir arşiv alanınızın olması gerekir. Bu alanı hazırladığınız zaman bile belgelerinizin yıpranması, kaybolması veya zarar görmesi karşılaşılması muhtemel bir sorunlardır.

Belgelerinizi elektronik olarak hazırladığınız takdirde arşiv alanı ihtiyacınız ortadan kalkar. E-Dönüşüm çözümleri, belgelerinizi sizin adınıza yasal süre boyunca saklar. Kriterlere göre filtreleme özelliği sayesinde belgelerinizi gün/ay/yıl şeklinde filtreleyebilirsiniz. Böylece ihtiyaç duyduğunuzda geçmişe dönük belgelerinizi daha kolay ve hızlı bir şekilde görüntüleyebilir, denetim dönemlerinde kolayca denetimi yapan kişiye/kuruma sunabilirsiniz

Düşük Maliyet

Kağıt belgelerin hazırlanma aşamasında çok fazla kağıt ve mürekkep kullanılır. E-Dönüşüm çözümleri, düşük yatırım maliyetine sahip olmasının yanı sıra, belgelerinizi elektronik ortamda hazırlayarak kağıt, mürekkep ve kartuş masraflarından kurtulabilirsiniz.

Fiziki muhasebe belgelerinin bazıları için noter onayı zorunlu tutulmuştur. Bu nedenle kağıt belgelerin notere kargolanması gerekir. Fakat e-Dönüşüm çözümleriyle hazırlanan belgeler için bu zorunluluk ortadan kalkar. Böylece noter ve kargo ücreti ödemek zorunda kalmazsınız.

Muhasebe evranızı kağıt formda arşivlemek maliyetlidir. E-Dönüşüm çözümleri, belgelerinizi yasal süre boyunca ek ücret talep etmeden saklandığı için arşivleme masrafınızdan da kurtulabilirsiniz.

SAP ile Uyumlu e-Dönüşüm Çözümlerini Keşfedin

SAP ile %100 uyumlu olarak çalışan e-Dönüşüm çözümlerimiz sayesinde SAP üzerinden tüm e-Dönüşüm belgelerinizi hazırlayabilir, görüntüleyebilir ve saklayabilirsiniz. Tüm işlemlerinizi güvenilir bir şekilde, tek bir portal üzerinden yürütebilirsiniz. SAP e-fatura çözümü, SAP e-defter çözümü, SAP e-muhasebe fişi çözümü ve diğer tüm e-dönüşüm çözümlerimiz hakkında bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği şartlara tamamen uygun olan çözümlerimiz, yasal olarak kağıt formlarından farksızdır. Gelişmiş filtreleme özellikleriyle öne çıkan çözümlerimiz eski belgelerinize ulaşımınızı kolaylaştırırken, mail bildirimi ve hatırlatıcı özellikleriyle gecikmeleri ve unutmaları önler.

E-Dönüşümde Gelinen Son Nokta

2019 yılında başlayan koronavirüs salgınıyla, çoğu şirket çalışma sürecini evden devam ettirecek düzenlemelere gitmek mecburiyetinde kaldı. Bireysel karantina döneminde çalışanlarının sağlığını korumak adına evden çalışma sistemine dönen şirketlerin en büyük yardımcısı e-Dönüşüm çözümleri oldu diyebiliriz. Yaşadığımız pandemi döneminde şunu gördük: sistemini dijitale taşıyan şirketler bir aksama olmadan çalışmaya devam edebildi. Bu kadar büyük bir salgın hiç yaşanmasaydı bile günlük olarak yaşanabilecek bir sürü aksaklık e-Dönüşüm çözümleri sayesinde önlenebiliyor. Anlık olarak verilerinize ulaşma imkanı sağlayan e-Dönüşüm ürünleri sayesinde sorunlarınıza yine “anlık” olarak müdahale edip, çözüm üretebilirsiniz.