Data Retention Tool (DART) Nedir?

Data Retention Tool (DART), SAP üzerinden vergiye konu olan muhasebe belgelerinin periyodik olarak dışarı aktarılmasını ve saklanmasını sağlayan bir araçtır. SAP Business Suite ile sunulan DART, verileri mükelleflerin vergi denetim gereksinimlerini karşılayacak biçime göre düzenler. Standart uyarlamalarla farklı biçimlerde dosya oluşturmaya olanak sağlar.

DART, başlangıçta ABD pazarı için Amerikan Gelir Dairesi¹ gereksinimlerini karşılamak üzere geliştirilmiştir. ABD vatandaşlarının her sene mal varlıklarını devlete bildirme zorunlulukları bulunmaktadır. Bu yüzden DART, vergi mükelleflerinin gelir vergisi beyannamelerini oluşturma süreçlerine büyük kolaylık sağlamıştır. Fakat değinmemiz gereken önemli bir nokta şudur: her vergimükellefi beyan ettiği verilerden kendi sorumludur. DART’ın standart sürümü, tüm mükelleflerin yasal gereksinimlerini eksiksiz karşılayacağı garantisi vermemektedir. Vergi denetimi için ek veriler gerekip gerekmediği, mükellef tarafından tespit edilmelidir.

İçindekiler

DART Farklı Ülkelerin Kanunlarına Göre Uyarlanabilir

DART, ABD vergi yasalarına dayanarak tasarlanmasına rağmen, çeşitli ülkelerdeki vergi kanunlarını kapsayacak şekilde uyarlanabilmektedir. Ayrıca, son yıllarda güncel uluslararası gereklilikleri karşılayacak şekilde uyarlanabilme özelliği taşımaktadır. SAP kullanıcı derneklerinin de desteğiyle düzenli olarak geliştirilen DART’ı kendi ülkenizin kanunları kapsamında birçok işlevi uygulamak için kullanabilirsiniz. Ülkeye özgü vergi kanunları ve müşteri gereksinimleri DART'a entegre edilebilir.

Buna bir örnek, DART’ın Almanya’daki kullanımıdır. Almanya’da 2002 yılında ‘Alman Veri Erişimi ve Dijital Belgelerin Doğrulanabilirliği için İlkeler’ (GDPdU)² başlıklı bir vergi yasası yürürlüğe girmiştir. DSAG³ adlı SAP User Group, bu yasanın gereksinimlerini bir katalog haline getirdi. Böylece SAP, DSAG’ın ve Alman vergi makamlarının yardımıyla, GDPdU gereksinimlerini DART’a entegre etti.

DART Nasıl Çalışır?

DARTkonfigürasyonları, farklı ERP modüllerinizden almak istediğiniz verileri seçmenize olanak tanır. SAP’de Finansal Muhasebe, Satış, Seyahat Yönetimi ve Muhasebe gibi modüllerinizden seçtiğiniz veri türleri DART tarafından çekilir.

İşlem verileri (transaction data), iş süreçlerinizdeki belgelerden alınan verilerdir. Ana veriler (master data) ise işlemlerde kullanılan kodları açıklayan verilerdir. DART, bu verileri SAP veritabanınızdan çeker ve metin formatında saklar (data extract browser).

Verilerin görüntülenme şeklini (view query) siz tanımlarsınız. Yazının başında belirttiğimiz gibi, sıralı dosyalar halinde çıkartılan verileri farklı şekillerde görüntülemek mümkün. DART, metin formatındaki verilerinizi kullanım alanına göre seçtiğiniz formatta çıkarır.

DART Uygularken Nelere Dikkat Etmeli

Veri Arşivleme

Yasalar, müşteriler veya şirket politikanız tarafından saklanması zorunlu tutulan verileriniz olabilir. Ancak SAP uygulamalarınızdaki veriler çoğaldıkça, SAP veritabanınızda yer açmak için bazı verileri arşivlemeniz gerekebilir—çünkü DART, arşivlenen verilere erişememektedir.

DART ile veri çekme işlemini ilgili verileri arşivlemeden önce yürütmeniz gerekmektedir. DART ile yapacağınız işlemleri arşivleme dönemlerinize göre (örneğin dönem veya yıl sonu kapanışlarında) planlamanız önemlidir.

Veri Saklama Gereksinimlerinin Tespiti

Uygulama süreci, şirketinizin vergiye konu olan muhasebe kayıtlarının yoğunluğunun tespit edilmesiyle başlar. Bu gereksinimleri analiz etmek, DART’ı uygulama sürecinizdeki en fazla zaman alıcı adım olacaktır. Bu adımları vergi departmanı veya ilgili uzmanlar ile iş birliği halinde ilerletmenizi öneriyoruz; çünkü istenilen veriler şirkete göre farklılık gösterebilmektedir.

Teknik Kurulum ve Konfigürasyon

DART’ın temel teknik kurulumu ve konfigürasyon süreci birkaç gün alabilir. Yeterli disk alanınız olduğundan emin olmalı ve dosya arşivleme stratejinizin ne olacağına karar vermelisiniz. Şirketinizin veri arşivleme stratejisini DART ile entegre etmeniz iyi olacaktır.

SAP Business Suite’in standart sürümüne dahil olan DART, düzenli aralıklarla yasal gerekliliklere göre geliştirilmektedir. Böylece her yeni sürümde, DART ile çıkarılan verilerin kapsamı daha detaylı ve özelleştirilmiş şekilde düzenlenebilmektedir.

Vergi mükelleflerinin vergi denetim süreçlerini kolaylaştırmak için geliştirilen DART, destekleyici bir araç olarak kullanılmalıdır. Şirketlerin ek veri gereksinimlerini karşılamaları kendi sorumluluklarındadır. DART, bu gereksinimler göz önünde bulundurularak şirket bazlı yapılandırılmalıdır.

SAP danışmanlık alanındaki uzman ekibimiz, DART’ın teknik kurulumu, konfigürasyonu ve entegrasyonu konusunda kapsamlı projeler hayata geçirmişlerdir. DART’ı şirket ve ülke bazlı özel vergi kanunlarına göre uyarlama, mükellef istekleri doğrultusunda veri görüntülenme biçimlerini düzenleme ve süreç planlama hizmetlerimiz sayesinde DART’tan alacağınız verimi artırmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

[1] IRS: Internal Revenue Service

[2] GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

[3] DSAG: Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe

Enver Dönertaş

Yazılım Geliştirme Yöneticisi