Almanya e-Fatura dönüşümünde müşterilerimizle en sık ele aldığımız konuların başında geçiş sürecinin doğru şekilde planlanması geliyor.
İlk görüşmelerde gündem çoğunlukla teknik gereksinimler üzerinden şekilleniyor: XRechnung veya ZUGFeRD formatlarının kullanımı, Peppol entegrasyonu, web servis bağlantıları, e-posta ile fatura gönderimi ve SAP tarafında yapılması gereken geliştirmeler gibi birçok farklı başlık değerlendiriliyor.
Biz ise süreci öncelikle mevcut yapıyı anlayarak ele alıyoruz. Şirketin bugün fatura süreçlerini nasıl yönettiğini; kullanılan ERP sistemlerini, faturaların hangi sistemlerden oluşturulduğunu, iş ortaklarıyla kullanılan formatları, gönderim kanallarını ve varsa özel iş akışlarını detaylı şekilde analiz ediyoruz.
Mevcut yapının net bir şekilde ortaya konmasının ardından, şirketin ihtiyaçlarına ve operasyonel süreçlerine en uygun e-Fatura mimarisini oluşturmak ve geçiş yol haritasını belirlemek çok daha sağlıklı hale geliyor.
Almanya e-Fatura İçin 5 Adımlı Aksiyon Planı
MDP Group olarak, Almanya mevzuatına uyumlu SAP e-Fatura geçiş süreçlerinde, beş temel adımdan oluşan kapsamlı bir aksiyon planı uyguluyor ve müşterilerimize bu doğrultuda yol haritası sunuyoruz.
Adım 1: Önce mevcut yapıyı çıkarıyoruz
İlk iş mevcut fatura akışlarını masaya yatırıyoruz. Fatura hacmine bakıyoruz. ERP sistemlerini listeliyoruz. Şirketin kullandığı formatları, partnerleri, mevcut entegrasyonları ve gönderim yöntemlerini inceliyoruz.
Bu aşamada ilk toplantılarda konuşmadığımız detaylar da ortaya çıkıyor. Ekipler belirli bir müşteri için yıllar önce özel bir akış geliştirmiş olabiliyor. Bazı faturalar farklı bir kanaldan gidiyor olabiliyor. Bir noktada operasyon ekibi manuel müdahale yapıyor olabiliyor. Grup şirketleri aynı süreci farklı şekillerde yürütebiliyor.
Hangi soruları soruyoruz?
- Faturalar hangi ERP sisteminden ve hangi modülden çıkıyor?
- Aylık fatura hacmi ne kadar ve hangi partnerlerde yoğunlaşıyor?
- Partner hangi formatı bekliyor: XRechnung mı, ZUGFeRD mi?
- Fatura hangi kanaldan gidiyor: Peppol, web servis, e-posta veya mevcut bir provider?
- Hangi akışlarda manuel adım var ve bu adımı kim yürütüyor?
Bu detayları mümkün olduğunca başta görmek istiyoruz. Çünkü birazdan çizeceğimiz mimaride hepsinin bir karşılığı olacak.
Adım 2: Sonra hedef mimariyi çiziyoruz
Elimizde mevcut yapı olduğunda yeni akışın nasıl çalışacağını konuşmaya başlıyoruz.
ERP’den çıkan fatura nereye gelecek?
XRechnung mı hazırlayacağız, ZUGFeRD mi?
Müşteri faturayı nasıl almak istiyor?
Faturanın durumu ERP’ye geri dönecek mi?
Hata olduğunda ekip bunu nereden görecek?
Yukarıdaki soruların cevaplarını belirledikçe hedef mimari şekilleniyor.
Burada tek bir akış çizip bütün partnerleri o akışa sokmuyoruz. Partnerin istediği format ve iletişim yöntemi neyse senaryoyu ona göre kuruyoruz.
Örneğin bir akış şöyle olabilir:
- ERP → MDP Integration Platform→ XRechnung → Peppol → Alıcı
Başka bir partnerde:
- ERP → MDP Integration Platform → XRechnung → Web Servis → Alıcı
Bir diğerinde:
- ERP → MDP Integration Platform → ZUGFeRD → E-posta → Alıcı
MDP Integration Platform‘u bu akışların merkezindeki entegrasyon katmanı olarak konumlandırıyoruz.
ERP’den gelen veriyi alıyor, gerekli dönüşümleri yapıyor, ilgili formatı oluşturuyor ve partner için tanımlanan kanala yönlendiriyoruz.
Yeni bir partner geldiğinde de ERP tarafında sıfırdan yeni bir entegrasyon geliştirmek yerine mümkün olduğunca bu yapı üzerinden ilerliyoruz.
MIP’i bu akışların merkezindeki entegrasyon katmanı olarak konumlandırıyoruz. ERP’den gelen veriyi alıyoruz, gerekli dönüşümleri yapıyoruz, ilgili formatı oluşturuyoruz ve partner için tanımladığımız kanala yönlendiriyoruz. Bir entegrasyon platformunun temel işlevi de zaten budur.
Yeni bir partner geldiğinde ERP tarafında sıfırdan entegrasyon geliştirmek yerine bu yapı üzerinden ilerliyoruz.
Adım 3: Faturayı göndermeden önce veriye bakıyoruz
Projelerde en fazla vakit kaybettiren konu veridir.
Bağlantıları kuruyorsunuz, testlere başlıyorsunuz ve bir bakıyorsunuz faturadaki zorunlu alanlardan biri eksik. Başka bir faturada vergi numarası beklenen formatta gelmiyor. Bir partnerin istediği bilgi ERP’den hiç çıkmıyor.
Bu yüzden ana veri, vergi bilgileri, zorunlu alanlar ve ilgili iş kurallarını da akışın içine dahil ediyoruz.
XRechnung hazırlanacaksa o format için gerekli alanları kontrol ediyoruz. ZUGFeRD senaryosunda ihtiyaç duyulan verileri gözden geçiriyoruz. Partnerin kendine özel istediği alanlar varsa onları da ayrıca ele alıyoruz.
Faturada bir problem varsa problemi karşı tarafa gönderdikten sonra görmek yerine mümkünse daha MDP Integration Platform tarafındayken görmek istiyoruz.
Böylece operasyon ekibi hatayı daha rahat takip ediyor. “Hata var” bilgisinden ziyade, hatanın nerede olduğunu görebilmek işleri epey kolaylaştırıyor.
Adım 4: Birkaç partnerle gerçek akışı deniyoruz
Mimari hazır olduğunda belirli partnerlerle pilot sürece geçiyoruz.
ERP’de faturayı oluşturuyoruz.
Veri MDP Integraiton Platform’a geliyor.
Gerekli kontrolleri yapıyoruz.
Partner XRechnung istiyorsa XRechnung, ZUGFeRD istiyorsa ZUGFeRD hazırlıyoruz.
Ardından faturayı o partner için belirlediğimiz kanala gönderiyoruz.
Bu kanal Peppol olabilir. E-posta olabilir.
Baştan sona bütün süreci görüyoruz.
Testlerde özellikle hata senaryolarını da çalıştırıyoruz.
Eksik alan gönderiyoruz.
Format hatası oluşturuyoruz.
Peppol tarafında bir hata döndüğünde nasıl yönettiğimize bakıyoruz.
E-posta gönderiminde oluşabilecek problemleri kontrol ediyoruz.
Çünkü canlıya çıktıktan sonra ekiplerin en sık sorduğu sorulardan biri şu oluyor:
“Bu fatura nerede kaldı?”
Kurulan yapının bu soruya hızlı cevap verebilmesini istiyoruz.
Adım 5: Sonra kapsamı büyütüyoruz
Pilot tamamlandıktan sonra diğer partnerleri sisteme almaya başlıyoruz. Burada gruplar halinde ilerlemeyi tercih ediyoruz. Önce belirlediğimiz partnerler, ardından diğer gruplar ve varsa özel senaryolar geliyor.
Her yeni partnerde aynı iki soruyla başlıyoruz:
- Hangi formatı istiyor?
- Nasıl almak istiyor?
Cevap XRechnung ile Peppol olabilir.
XRechnung ile web servis olabilir.
ZUGFeRD ile e-posta olabilir.
Buna göre MDP Integration Platform üzerinde ilgili akışı oluşturuyoruz ve devreye alıyoruz.
Geçiş sırasında sonuçları da takip ediyoruz. Kaç fatura gönderdik, kaçı başarılı geçti, hangi faturalar hata aldı, hata hangi aşamada çıktı, yeniden gönderim yaptık mı? Bir süre sonra süreç oturuyor ve günlük operasyonun parçası haline geliyor.
Hedefimiz ekiplerin sürekli teknik logların arasında dolaşması değil. Bir problem çıktığında ilgili faturayı bulup ne yaşandığını hızlı görebilmeleri gerekiyor.
MDP Integration Platform bu süreçte ne yapıyor?
MDP Integration Platform görevini kısaca ERP ile Almanya e-fatura ekosistemi arasındaki entegrasyonu yönetmek olarak anlatabiliriz.
SAP veya farklı ERP sistemlerinden gelen fatura verisini alıyoruz. Partnerin ihtiyacına göre gerekli dönüşümleri yapıyoruz. XRechnung veya ZUGFeRD oluşturuyoruz.
Ardından faturayı ilgili kanala yönlendiriyoruz: Peppol, web servis, e-posta veya kullanılan provider. Gelen cevapları ve durum bilgilerini de ilgili sistemlere geri taşıyoruz.
MDP Integration Plarform hibrit bir entegrasyon platformu olduğu için cloud ve on-premise sistemlerin birlikte kullanıldığı yapılarda da aynı mimari üzerinden ilerleyebiliyoruz.
Özellikle SAP tarafında mevcut entegrasyonları olan şirketlerde buna ayrıca dikkat ediyoruz. Yıllardır çalışan ERP süreçlerini mümkün olduğunca koruyup yeni e-Fatura akışlarını entegrasyon katmanında yönetmek istiyoruz.
Böylece yeni bir partner geldiğinde konu tekrar başa dönmüyor.
Partnerin formatını ve iletişim yöntemini belirliyoruz, gerekli mapping ve kuralları oluşturuyoruz, bağlantıyı tanımlıyoruz ve mevcut yapıya ekliyoruz.
Biz Almanya e-Fatura İçin Nereden Başlıyoruz?
Almanya e-Fatura için bizim ilk sorumuz genellikle şu oluyor:
“Bugün faturalarınız nasıl gidiyor?”
Cevabı aldıktan sonra tabloyu çıkarıyoruz.
Hangi ERP’den çıkıyor?
Hangi partnerlere gidiyor?
XRechnung mı gerekiyor, ZUGFeRD mi?
Peppol mu kullanılacak, web servis mi, e-posta mı?
Sonra mimariyi çiziyoruz, verileri kontrol ediyoruz, pilot partnerlerle uçtan uca testleri yapıyoruz ve kapsamı adım adım genişletiyoruz.
Almanya tarafında bugün karşımıza çıkan yapı da zaten bunu gerektiriyor: birden fazla format, birden fazla iletişim yöntemi ve partnerden partnere değişebilen senaryolar.
Biz de MDP Integration Platform üzerinde bu farklı akışları tek bir entegrasyon yapısı altında yönetiyoruz.
Almanya e-Fatura projesine başlayacak şirketlerle ilk konuştuğumuz konu bu yüzden çok basit:
Önce mevcut yapıyı görelim. Sonra hangi faturanın, hangi formatta, hangi kanaldan gideceğini birlikte çıkaralım.
Almanya e-fatura geçiş süreciniz hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
