e-Fatura Hakkında Sıkça Sorulan Sorular

Teknolojik gelişmelerin ve dijital dönüşümün etkisiyle, şirketler için zaman maliyeti yüksek olan birçok iş artık çok daha hızlı ve kolay bir şekilde gerçekleştirilebiliyor. Üstelik dijital dönüşüm ürünleri firmalar arasında güvenli bir iletişim köprüsü kuruyor. İşletme sahipleri, eski usul yöntemleri kullanarak yüzlerce kağıt harcamak yerine e-fatura çözümünü kullanarak çok daha düşük maliyetle, çok daha hızlı bir şekilde fatura hazırlayıp yetkili kişi ve kuruluşlara iletebiliyor.

2019 yılının son günlerinde yayınlanan ve 1 Temmuz 2021 tarihine dek e-Fatura'ya geçmesi zorunlu tutulan kuruluşları belirten VUK tebliği, mükelleflerin kafasında pek çok soru işaretine sebep oldu. Gelin bu soruları birlikte cevaplandıralım.

İçindekiler

e-Fatura nedir?

e-Fatura, Gelir idaresi başkanlığı tarafından belirlenen kıstaslara uygun olarak dijital ortamda hazırlanan ve iletilen fatura biçimidir. VUK tebliğine uygun olarak hazırlanan e-Faturaların hukuki olarak kağıt faturadan hiçbir fark yoktur. Kısacası e-Fatura yeni bir belge türü değildir, manuel olarak hazırlanan faturalarla aynı işleve sahiptir. Alıcı ve satıcı arasındaki fatura alışverişi Gelir İdaresi Başkanlığı’nın sistemi üzerinden gerçekleştirilmiş olur.

Kimler e-Fatura kullanabilir?

Anonim Şirket, Limited Şirket ve Gerçek/Şahıs Şirketi statüsüne sahip olan ticari firmalar e-Fatura uygulamasından yararlanabilirler. e-Fatura’ya geçiş yapabilmek için herhangi bir ciro kısıtlaması bulunmamaktadır. Elektronik fatura kullanımı zorunlu olarak belirlenen ciro limitinin altında kalan kuruluşlar da tercihleri doğrultusunda e-Fatura kullanıcısı olabilirler.

e-Fatura kullanımı zorunlu mudur?

2019 yılının son günlerinde Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından yayınlanan tebliğe göre 2020 yılında brüt hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan firmaların 1 Temmuz 2021 tarihine kadar e-Fatura uygulamasına geçmeleri zorunlu tutulmuştur. Gelir İdaresi Başkanlığı zorunluluk kapsamında bulunan kuruluşları her sene güncelleyebilmektedir. Her sene 1 Ocak tarihinde belirli bir kısım şirketi zorunlu olarak e-Fatura kullanımına dahil etmektedir.

e-Fatura gönüllü olarak kullanılabilir mi?

Evet, firmalar gönüllü olarak e-Fatura uygulamasına geçebilmektedir. Her ne kadar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğde ciro sınırı 5 milyon TL olarak belirtilse de cirosu bu tutarı geçmeyen firmalar da e-Fatura kullanıcısı olabilir.

e-Fatura’ya nasıl geçilir?

Eğer e-Fatura mükellefiyseniz veya e-Fatura çözümünü kendi isteğinizle kullanmaya karar verdiyseniz, 3 farklı yöntemle bu uygulamaya başvuruda bulunabilirsiniz:

Gelir İdaresi Başkanlığı Portali
Gelir İdaresi Başkanlığı Portali ile entegrasyon
Özel entegratör

e-Fatura uygulamasına geçmeye karar veren mükellefler ilk iş olarak e-Fatura uygulaması üzerinden kendilerine ait bir kullanıcı hesabı oluşturmalı ve Gelir İdaresi Başkanlığına yazılı başvuruda bulunmalıdır. Mükellefler, e-Fatura uygulaması için Gelir İdaresi Başkanlığına başvurmadan önce, Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür talep etmelidir. Şahıs firmaları için, mali mühür yerine elektronik imza ile de başvuruda bulunulabilir.

e-Fatura’ya geçtikten sonra kağıt fatura kesilebilir mi?

e-Fatura mükelleflerinin aynı zamanda kağıt fatura hazırlaması mümkün değildir. Alıcı tarafın e-Fatura sistemine kayıtlı olmadığı durumlarda e-Arşiv Fatura hazırlamaları gerekir.

Geçmişe dönük e-Fatura kesilebilir mi?

Vergi Usul Kanunu’na göre (VUK) yedi güne kadar geriye dönük e-Fatura oluşturulabilir ve gönderilebilir. Ancak düzenlemesi gereken tarih yedi günden eski olan e-Faturaların gönderilmesi yine de imkansız değildir sadece bu faturaların usul cezası mevcuttur. Yasal gönderim süresinin aşılması durumunda sorumluluk alıcıya değil, göndericiye aittir.

Gönderilen e-Faturalar iptal edilebilir mi?

e-Fatura sistemi aracılığıyla Gelir İdaresi Başkanlığı üzerinden fatura alıcılarına iletilen fatura ve uygulama yanıtları gönderici tarafından iptal edilemez. Ticari fatura hatalı bir şekilde oluşturulup gönderilmişse alıcı tarafın faturayı reddetmesi talep edilebilir. Ancak alıcı taraf gönderilen faturaya kabul cevabı verdiyse veya temel fatura gönderilişse alıcının iade faturası oluşturması ve göndermesi gerekmektedir. Ayrıca noter ve Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) aracılığıyla da iade faturası gönderebilirler. Kısacası matbu faturada olduğu gibi e-Fatura için de iptal ve iade işlemi gerçekleştirilebilmektedir.

e-Fatura’yı gönderdikten sonra faturada değişiklik yapılabilir mi?

Elektronik faturaların üzerinde yapılacak değişiklikler açısından matbu faturalardan herhangi bir farkı bulunmamaktadır. Elektronik faturalarınızı oluşturduktan sonra üzerinde değişiklik yapamazsınız. İletmiş olduğunuz fatura e-Fatura ise, alıcı tarafın faturayı reddetmesi üzerine yeni bir e-Fatura oluşturabilirsiniz.

e-Fatura mükellefi firmaların şirket birleşimi işlemleri nasıl gerçekleşir?

Şirket birleşmesi söz konusu olduğunda, bir diğer şirketin bünyesine girecek olan şirketin tüzel kişiliği ortadan kalkar. Birleşme sürecinin tamamlanmasının ardından Gelir İdaresi Başkanlığına dilekçe ve gerekli yasal belgeler ile başvuru yapılır. Gelir İdaresi Başkanlığının yaptığı incelemeler sonucunda herhangi bir sorun tespit edilmezse tüzel kişiliği sonlandırılan firmanın e-Fatura kullanım zorunluluğu ortadan kalkar ve e-Fatura başvurusu yine Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından sonlandırılır.

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-Fatura listesinde kayıtlı bulunan bir alıcı mükellefe, kağıt fatura kesilebilir mi?

e-Fatura kullanımı sisteme kayıtlı olan iki mükellef arasında zorunludur. Bu nedenle sistemde bulunan bir mükellefe kesilen kağıt faturalar geçersizdir.

e-Fatura üzerindeki fatura tutarı sayıyla belirtilmeli midir?

Kağıt fatura oluştururken herhangi bir sorun yaşamamak adına fatura tutarı yazı ile ifade edilmektedir. e-Fatura hazırlanırken faturanız mali mühürle imzalandığı için üzerindeki rakamların değiştirilmesi gibi bir ihtimal bulunmaz. Bu nedenle fatura tutarını ayrıca yazıyla belirtmeye gerek yoktur.