Gelen e-Fatura SAP Entegrasyonu: Çalışma Prensibi

Gelen e-fatura SAP entegrasyonu, tedarikçilerden alınan e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve matbu faturaların SAP sistemine otomatik olarak aktarılmasını, ilgili kişilere yönlendirilmesini, onay süreçlerinden geçirilmesini ve muhasebe kaydının hatasız oluşturulmasını kapsayan uçtan uca bir süreç yönetimidir. SAP kullanan şirketlerde bu süreç hâlâ büyük ölçüde manuel yürütülmekte; faturalar tek tek ilgili kişilere iletilmekte, onay takibi e-posta zinciriyle yapılmakta ve muhasebe girişi elle gerçekleştirilmektedir. Bu durum hem zaman kaybına hem de muhasebe dönemselliği açısından ciddi risklere yol açmaktadır. MDP IMS çözümü, tüm bu adımları otomatikleştirerek fatura işlem süresini ve hata payını önemli ölçüde azaltır.

İçindekiler

SAP Gelen e-Fatura Çözümü Nedir?

Şirketlerde fatura işlemleri muhasebe ve finans ekipleri tarafından yönetilmektedir. Fatura işlemleri ilgili ekiplerin iş yükünün büyük bir bölümünü oluşturmaktadır. Muhasebenin dönemsellik kavramı gereği faturalar ilgili cari ay içerisinde kayıtlara alınmalı ve beyan işlemleri gerçekleştirilmelidir. SAP Gelen e-Fatura çözümü ile, sistemlerinize aktarımı yapılmış olan e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve Matbu faturalarınız ile ilgili tüm süreç yönetimini gerçekleştirip otomatik muhasebeleştirme işlemlerini yapabilirsiniz.

Süreç yönetimi yapılırken, ilk adım ilgili kişilerin belirlenmesi ve faturaların ilgili kişilere yönlendirilmesidir. Bu aşamada hata payı ve zaman kaybı çok fazla yaşanmaktadır. Halen bazı şirketlerde ilgili kişilere fatura aktarımı manuel ve tek tek yapılmaktadır. MDP IMS çözümü ile ilgili kişilerin belirlenmesi ve otomatik mail notifikasyonları ile faturaların ilgili kişilere ulaştırılması sadece birkaç dakikanızı almaktadır.

SAP GİB e-fatura entegrasyonunda yapılan yaygın hatalar ve bunların nasıl önleneceği hakkında ayrıca bilgi edinebilirsiniz.

MDP IMS Çözümünün Sağladığı Kolaylıklar

MDP IMS çözümü ile, sisteminize daha önce ulaştırılmış olan faturaların dağıtımının yapılabilmesi için sizlerin sistem üzerinde şirketinize özel tanımlayacağınız eşleştirme kurallarıyla, fatura üzerindeki bilgiler eşleştirilmekte ve otomatik dağıtım servisleri çalıştırılmaktadır. İlgili kişiye fatura aktarımı sırasında hiçbir manuel müdahaleye gerek kalmadan süreç saniyeler içerisinde tamamlanmaktadır.

Onay ve ret süreçleri hızlıca tamamlanmakta

Faturalar ilgili kişilerine ulaştıktan sonra, muhasebeleştirme işlemi öncesinde onay ve ret süreçlerinin tamamlanması gerekmektedir. Onay işlemi gerçekleştirilmeyen bir faturanın muhasebe kaydı oluşturulmamaktadır. Bazen bir fatura için birden fazla onay işlemi gerekebilir; uygulama üzerinde tanımlanacak hiyerarşiye göre fatura atamaları otomatik mail notifikasyonları ile sıralı olarak hızlıca gerçekleştirilmektedir. Bu süreçte e-Fatura, e-Arşiv fatura ve matbu faturalarınızın aynı portalde görüntülenmesi ve işlemlerinin tek bir uygulama üzerinden yapılması hata payını minimize etmektedir. Reddedilen fatura senaryolarında ise hiçbir manuel işleme gerek kalmamakta, uygulamanın GİB ile entegre çalışması tüm bu süreci otomatik ilerletmektedir. MDP IMS çözümünün responsive tasarımı ile tüm bu işlemleri mobil cihazlarınız üzerinden de kolayca gerçekleştirebilirsiniz.

Otomatik Muhasebeleştirme: Hata Payını Sıfıra İndirin

Faturaların onay ve ret işlemlerinin tamamlanmasının ardından, muhasebeleştirme süreci başlamaktadır. Muhasebe süreçlerinin gerçekleştirilmesi sırasında, fatura kaydında doldurulması gereken tüm alanlar hiçbir manuel işleme gerek kalmadan otomatik doldurulmakta ve muhasebe kaydı oluşturulmaktadır.

Otomatik fatura kaydı ile muhasebe belgesi girişi aşamasında oluşabilecek tüm hata riskleri azaltılmaktadır. Mutabakat ve Beyanname sürecinde yaşanılabilecek sorunlar da ortadan kalkmaktadır. Uygulama içinde otomatik iade faturalarının düzenlenmesi işlemi tek tuşla gerçekleştirilmekte, oluşturulması gereken muhasebe belgeleri de otomatik tamamlanmaktadır.

MDP SAP Gelen e-Fatura çözümü (IMS) ile muhasebe çalışanlarının üzerindeki iş yükü büyük oranda azalmaktadır. SAP uyumlu çözümlerin muhasebe süreçlerine katkısı hakkında daha fazla bilgi için ilgili yazımızı inceleyebilirsiniz.

MDP IMS uygulaması üzerinden gerçekleştirilen tüm işlemler raporlanmaktadır

MDP IMS uygulaması içinde bulundurduğu raporlama işlevleri ile yönetim ekibine zamanında ve doğru bir şekilde süreç raporu sunmanıza olanak sağlar. Uygulama içinde dağıtımı yapılan faturaların zamanında onay ve ret süreçlerinin tamamlanmaması hâlinde otomatik mailler ile hatırlatma yapılmaktadır. Tüm bu sürecin takibinin yapılması; bir faturanın kayıt edilememesine karşılık sürecin hangi aşamada tıkandığını raporlar üzerinden görüntülemenizi sağlar. MDP IMS uygulaması raporları ile çalışanların KPI ölçümlemeleri de yapılabilmekte, bu ölçümlemeler İK performans yönetimi süreçlerinde de kullanılabilmektedir.

MDP Gelen e-Fatura Çözümünü Tercih Eden İş Ortaklarımız

İş ortaklarımızla yapmış olduğumuz proje analizlerinde uygulama detaylarından bahsederken üzerinde durulan ilk aşama faturaların dağıtımı işlemidir. İlgili kişiler bu süreçte dağıtımın zorluğundan bahsederken MDP IMS uygulamasında sağladığımız otomatik dağıtım işleri oldukça kolaylaştırmaktadır.

Bir diğer önemli konu ise iade faturalarının düzenlenmesi sürecidir. Burada ise otomatik fatura düzenlenmesi ve oluşturulması gereken birçok muhasebe belgesinin herhangi bir manuel işleme gerek kalmadan otomatik yapılıyor olması yüzleri güldüren bir yapı ile karşılanmaktadır. Fatura muhasebe kayıtlarının otomatik oluşturulması çalışanlar üzerindeki iş yükünü oldukça azaltmaktadır. Bununla birlikte çalışan veriminde gözle görülebilir artış söz konusu olmaktadır.

MDP IMS uygulamasını kullanmak veya süreç analizi yapmak isterseniz info@mdpgroup.com adresinden bizlere ulaşabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Gelen e-fatura SAP entegrasyonu hangi fatura türlerini kapsar?

MDP SAP Gelen e-Fatura çözümü; GİB altyapısından gelen e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve kâğıt tabanlı matbu faturaları kapsar. Üç fatura türü de aynı portal üzerinden görüntülenebilir, onay süreçlerine dahil edilebilir ve otomatik olarak muhasebeleştirilebilir.

Fatura onay hiyerarşisi nasıl tanımlanır?

Onay hiyerarşisi MDP IMS uygulaması içinde şirketinize özel olarak yapılandırılır. Fatura tutarı, tedarikçi kodu, maliyet merkezi veya belge türüne göre farklı onay zincirleri tanımlanabilir. Bir fatura için birden fazla onay katmanı gerekiyorsa sistem sıralı olarak ilerler ve her aşama için otomatik e-posta bildirimi gönderir.

Muhasebe kaydı hangi aşamada otomatik oluşturulur?

Tüm onay aşamaları tamamlandıktan sonra MDP IMS çözümü, fatura üzerindeki bilgileri SAP muhasebe alanlarıyla eşleştirerek belgeyi otomatik olarak oluşturur. Bu süreçte muhasebe çalışanının herhangi bir veri girişi yapması gerekmez; olası giriş hataları ve dönemsellik riskleri ortadan kalkar.

Çözüm SAP’ın hangi sürümleriyle uyumludur?

MDP SAP Gelen e-Fatura çözümü SAP ECC ve SAP S/4HANA ortamlarıyla uyumludur. Kurulum öncesinde mevcut SAP sürümünüze göre uyumluluk değerlendirmesi gerçekleştirilir.

Reddedilen faturalarda süreç nasıl işler?

Bir fatura reddedildiğinde MDP IMS, GİB ile entegre çalışarak süreci otomatik olarak yönetir. Red gerekçesi ilgili kullanıcıya iletilir; iade faturası gerekiyorsa tek tuşla düzenleme yapılabilir ve oluşması gereken muhasebe belgeleri de otomatik tamamlanır.