SAP’de Gelen e-Arşiv Fatura Nasıl Okunur? Adım Adım Rehber

SAP kullanan e-Fatura mükellefleri, tedarikçilerinden gelen e-Arşiv faturaları otomatik olarak SAP sistemlerine aktaramaz; bu faturalar GİB altyapısından geçmez ve doğrudan sisteme düşmez. 2026 itibarıyla e-Arşiv fatura zorunluluğu kapsamı önemli ölçüde genişledi: bilanço esasına tabi mükellefler artık tutarına bakılmaksızın tüm faturalarını e-Arşiv olarak düzenlemek zorunda. Bu durum, SAP kullanan şirketlerin gelen fatura hacmini ciddi ölçüde artırdı ve manuel takibi neredeyse imkânsız hale getirdi. Bu yazıda; e-Arşiv faturanın SAP’a nasıl aktarıldığını, güncel mevzuat çerçevesini, MDP SAP Gelen e-Belge Çözümü’nün nasıl çalıştığını ve kurulum sürecini adım adım ele alıyoruz.

Gelen e-Arşiv Fatura Nedir? SAP ile İlişkisi Neden Sorun Yaratır?

e-Arşiv fatura, e-Fatura mükellefi olmayan alıcılara veya nihai tüketicilere düzenlenen elektronik belgedir. e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark altyapıdır: e-Fatura GİB’in merkezi zarflama sistemi üzerinden alıcının SAP’ına veya entegratörüne otomatik olarak iletilirken, e-Arşiv fatura bu zarflama altyapısını kullanmaz. Düzenleyici firmadan GİB portalına yüklenir; oradan alıcı tarafın sistemine otomatik bir gönderim gerçekleşmez.

SAP’ın standart e-Fatura entegrasyonu yalnızca GİB zarf altyapısını izler. Bu nedenle e-Arşiv faturalar, SAP sistemine kendiliğinden düşmez. Finans ve muhasebe departmanları bu faturaları ya e-posta yoluyla alır ya da GİB portalını manuel olarak kontrol eder; ardından SAP’a elle girmek zorunda kalır. Fatura hacmi arttıkça bu süreç hem zaman kaybına hem de hatalara zemin hazırlar.

MDP Group olarak SAP kullanan müşterilerimizden gelen en yaygın şikâyetlerden biri bu durumdu: e-Faturaya geçmemiş tedarikçilerden gelen faturalar SAP’ta kaybolabiliyor, onay süreçlerine giremiyor ve muhasebe kayıtlarıyla eşleştirilemiyor.

2026 Mevzuatı: e-Arşiv Zorunluluğu Kime, Ne Zaman Uygulanıyor?

Eski mevzuatta uygulanan 5.000 TL eşiği (2024’te vergi mükelleflerine 6.900 TL) artık tamamen tarihe karıştı. 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ve ardından yayımlanan 589 Sıra No.lu Tebliğ ile zorunluluk kapsamı aşağıdaki şekilde yeniden düzenlendi:

Güncel e-Arşiv Fatura Zorunluluk Tablosu (2026)

Bilanço esasına tabi mükellefler: 1 Ocak 2026 itibarıyla tutara bakılmaksızın tüm faturaları e-Arşiv olarak GİB portalından düzenlemek zorunda. Kağıt fatura seçeneği tamamen ortadan kalkmış durumda.

Basit usul ve işletme hesabı esasına göre defter tutan mükellefler: 1 Ocak 2025–31 Aralık 2026 tarihleri arasında vergiler dahil 3.000 TL’yi aşmayan faturalar kâğıt olarak düzenlenebilir. 3.000 TL üzerindeki faturalar için GİB e-Arşiv Portal zorunludur. 1 Ocak 2027’den itibaren bu grup için de tutara bakılmaksızın tam zorunluluk başlayacak.

Tüm mükellefler (2027 itibarıyla): 1 Ocak 2027’den itibaren istisnasız tüm faturalar GİB’in e-Belge portalinden e-Arşiv olarak düzenlenmek zorunda olacak. Kağıt fatura tamamen tarihe karışıyor.

Bu tablonun SAP kullanan alıcılar açısından anlamı şudur: tedarikçi tabanınızın büyük çoğunluğu artık e-Arşiv fatura düzenliyor ya da yakında düzenleyecek. Gelen fatura hacmi her geçen ay artıyor ve manuel aktarım sürdürülemez hale geliyor.

SAP’ta Gelen e-Arşiv Fatura Neden Otomatik Düşmez?

SAP’ın GİB entegrasyonu, e-Fatura altyapısı üzerine inşa edilmiştir. Bu altyapıda fatura gönderimi GİB’in merkezi sunucuları üzerinden gerçekleşir ve alıcı sistemine otomatik olarak iletilir. Gelen e-Arşiv faturalar SAP’ta bu şekilde görüntülenemez çünkü e-Arşiv’in altyapısal tasarımı farklıdır.

e-Arşiv faturada düzenleyici, belgeyi GİB portalına yükler. Alıcıya iletim yöntemi ise e-posta ya da kâğıt çıktıdır. GİB, alıcının sistemine doğrudan bir iletim yapmaz. Bu nedenle SAP, e-Arşiv faturanın varlığından haberdar olmaz; siz aktarmadıkça sistem bu belgeyi görmez.

Sonuç olarak şirketler üç sorunla karşılaşır: fatura kayıpları (e-posta spam’e düşebilir veya ulaşmayabilir), gecikmeli muhasebe kaydı ve onay süreçlerinin işletilememesi. Gelen e-Arşiv faturaların kaybolma riskine dair detaylı bilgiye bağlantılı yazımızdan ulaşabilirsiniz.

SAP Gelen e-Belge Çözümü Nasıl Çalışır?

MDP Group’un geliştirdiği SAP Gelen e-Belge Çözümü, e-Arşiv faturalarının manuel müdahale olmaksızın SAP sistemine aktarılmasını sağlar. Çözüm beş temel işlevi yerine getirir:

Otomatik aktarım: GİB portalında adınıza düzenlenen e-Arşiv faturalar belirlenen aralıklarla sisteme çekilir. Muhasebe ekibinin portala girmesi gerekmez.

İşlem durumu takibi: Her faturanın SAP’taki durumu izlenir: beklemede, işleme alındı, eşleştirildi ya da reddedildi. Hangi faturanın nerede olduğunu her zaman görebilirsiniz.

Standart onay sürecine entegrasyon: Gelen e-Arşiv faturalar, e-Fatura ile aynı SAP onay iş akışına dahil edilir. Farklı bir süreç işletmek gerekmez.

PDF görüntüleme: Fatura SAP içinden PDF olarak görüntülenebilir. Portala veya e-postaya geri dönmek zorunda kalmazsınız.

Cari ve muhasebe kaydı eşleştirme: Gönderici cari hesabıyla ve ilgili satın alma siparişiyle otomatik eşleştirme yapılır. Manuel veri girişi ortadan kalkar.

Bu çözüm, SAP Gelen e-Fatura Entegrasyonu ile aynı mimari üzerine kurulu olup her iki fatura türünü tek bir süreç altında yönetmenizi sağlar.

Kurulum ve Entegrasyon Süreci Nasıl İşler?

Çözümün devreye alınması birkaç aşamadan oluşur ve mevcut SAP altyapınıza entegre edilir; ek bir sistem kurulumu gerekmez.

1. GİB yetkilendirmesi: Şirketinizin GİB portalındaki yetkili kullanıcı bilgileri çözüme tanımlanır. Çözüm bu yetki üzerinden portal API’sına bağlanır ve fatura listesini düzenli aralıklarla sorgular.

2. SAP tarafı yapılandırması: Gelen fatura tipi, şirket kodu, belge türü ve muhasebe parametreleri SAP’ta tanımlanır. Bu adım, mevcut e-Fatura konfigürasyonunuza benzer şekilde ilerlediği için süreç hızlı tamamlanır.

3. Eşleştirme kuralları: Tedarikçi VKN’lerine göre cari hesap eşleştirme kuralları belirlenir. Daha önce SAP’a girilmemiş bir VKN tespit edildiğinde sistem uyarı üretir.

4. Test süreci: Canlıya geçmeden önce seçili tedarikçilerden gelen faturalarla test edilir; aktarım doğruluğu ve onay akışı kontrol edilir.

5. Canlıya geçiş ve izleme: Sistem devreye alındıktan sonra günlük aktarım logları izlenir; herhangi bir hata veya eşleşmeyen fatura anında raporlanır.

Adınıza düzenlenen e-Arşiv faturaları SAP’ta nasıl görüntüleyeceğinizi anlatan yazımız, çözümün günlük kullanım adımlarını ayrıntılı olarak ele almaktadır.

Sık Sorulan Sorular

e-Arşiv faturayı SAP’a manuel olarak girmek zorunda mıyım?

SAP Gelen e-Belge Çözümü kuruluysa hayır. Çözüm, GİB portalındaki faturalarınızı otomatik olarak SAP’a aktarır. Çözüm kurulu değilse evet, her faturayı manuel olarak girmeniz ya da e-posta yoluyla alıp sisteme yüklemeniz gerekir.

GİB portalında görünen fatura otomatik SAP’a aktarılır mı?

Hayır, standart SAP yapılandırmasında bu otomatik aktarım gerçekleşmez. e-Arşiv faturaların GİB altyapısı, e-Fatura’nın zarflama sisteminden farklıdır ve SAP bu altyapıyı varsayılan olarak izlemez. Otomatik aktarım için MDP’nin çözümü gibi ek bir entegrasyon katmanı gerekmektedir.

Gelen e-Arşiv fatura SAP’ta nasıl onaylanır?

MDP Gelen e-Belge Çözümü, aktarılan e-Arşiv faturaları mevcut SAP onay iş akışınıza (örneğin MIRO veya özelleştirilmiş fatura onay süreci) dahil eder. Ayrı bir onay ekranı ya da ek adım gerekmez; fatura standart süreçte akışa girer.

Eski 5.000 TL sınırı hâlâ geçerli mi?

Hayır. Bu sınır 2024 sonunda yürürlükten kalktı. Bilanço esasına tabi mükellefler için 1 Ocak 2026 itibarıyla tutara bakılmaksızın tüm faturalar e-Arşiv zorunluluğuna tabi. Basit usul mükellefler için ise 3.000 TL sınırı 2026 sonuna kadar geçerli; 2027’de bu istisna da kalkıyor.

Bu çözüm SAP’nin hangi sürümleriyle çalışır?

Çözüm SAP ECC ve SAP S/4HANA ortamlarıyla uyumludur. Kurulum öncesinde sistem versiyonunuza göre uyumluluk değerlendirmesi yapılır.

Referanslar

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) — Resmi Portal
GİB e-Belge Portalı
e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar 2026 — MDP Group
Gelen e-Arşiv Faturaların SAP’de Görüntülenmesi — MDP Group

Oğuz Sayın

e-Dönüşüm ABAP Takım Lideri