Sürekli İyileştirme için 5 Adım

Sürekli iyileştirme, kurumsal hayatta başarı sağlamanın en temel anahtarıdır. Yeni stratejiler uygulamak, mevcut süreçlerde iyileştirme yapmak, daha verimli süreçler yaratmak sürekli iyileştirme felsefesinin temel adımlarıdır. Kaizen, şirketler için hiç bitmeyen sürekli sorgulama ve geliştirme gerektiren bir yolculuktur. Bu blog gönderimizde, Sürekli İyileştirmenin tanımını, önemini, tekniklerini ve nasıl uygulanacağını keşfedeceğiz.

Sürekli İyileştirme Nedir?

Sürekli iyileştirmeyi, zaman içinde yapılan küçük ve artırımlı değişikliklerle kaliteyi, verimliliği, şirket performansını ve çalışan performansını artırma süreci olarak tanımlayabiliriz. Amacı, bir şirketteki her türlü atığı ve verimsizliği ortadan kaldırmak ve süreçleri iyileştirmektir.

Sürekli İyileştirmenin Önemi

Sürekli değişen bir dünyada müşterilerin de beklenti ve ihtiyaçları değişmektedir. İşletmelerin, değişiklikleri takip edebilmesi, ayak uydurabilmesi ve rekabetçi kalabilmesi için sürekli iyileştirme kültürünü benimsemesi çok önemlidir.

Neden mi? Çünkü sürekli iyileştirme şirketlerin iş yapış şeklinde, çalışma ortamında, ürün ve hizmetlerinde, kullandığı teknolojilerde kısacası süreçlerin her alanında iyileştirmelerin yapılmasını ve verimliliğin artırılmasını istemektedir. İş yapış şekli ve çalışma ortamında yapılan iyileştirmeler, çalışanların motivasyonunu verimliliğini etkilemektedir. Ürün ve hizmetlerde yapılan iyileştirmeler, ürün / hizmet kalitesini artırmaktadır. Böylece, işletmeler müşteri ihtiyaç ve beklentilerini daha iyi karşılayabilmekte ve müşteri memnuniyetini artırmaktadır. Kullanılan malzeme ve teknolojide yapılan iyileştirmeler, daha verimli ve otomatikleştirilmiş süreçlerin oluşmasını sağlamaktadır.

Kısacası, sürekli iyileştirme iş yerinin sürekli gelişmesini, yeniliklere ayak uydurmasını ve şirketin başarı elde etmesini sağlamaktadır. 

Sürekli İyileştirme Teknikleri Nelerdir?

Kaizen

Kaizen, Japonca’da “sürekli iyileştirme” anlamına gelmektedir. İlk olarak Toyota’nın üretim sisteminde ortaya çıkan bu kavram, genellikle iş ve üretim alanlarında kullanılmaktadır. Kaizen, işletmelerin, verimsiz süreçlerinin ve iyileştirme alanlarının belirlenmesini sağlamaktadır. Bu sebeple, Kaizen’i uygulayan işletmeler, ürün ve hizmetlerde küçük ama sürekli artan değişiklikler yapmaya odaklanmaktadır.

PDCA Döngüsü

PDCA döngüsü Planla, Uygula, Kontrol Et ve Önlem Al adımlarından oluşan bir iş metodolojisidir. İşletmeler PDCA döngüsünü, mevcut süreçlerini ve ürünlerini iyileştirmek amacıyla kullanmaktadır. Örneğin, çalışanların bir sürecin verimsiz olduğunu tespit ettiğini düşünelim. PDCA döngüsüne göre çalışanın yapması gerekenler;

• Verimsizliği ortadan kaldırmak için bir plan geliştirmek,
• Planı uygulamak,
• Ortaya çıkan sonuçları kontrol etmek,
• Daha fazla iyileştirme ve verimlilik için önlem almak

Yalın Üretim

Yalın üretim, şirketler tarafından en sık kullanılan sürekli iyileştirme tekniğinden biridir. Yalın üretim, bir şirketin her alanındaki israfı azaltmaya ve verimliliği artırmaya odaklanmaktadır. Yalın üretimin amacı, şirket genelinde tüm süreçleri kolaylaştırmak, israfı ve gereksiz adımları ortadan kaldırmaktır. 

Altı Sigma

Altı Sigma, veriye dayalı bir analitik kullanarak iyileştirme fırsatlarını belirlemeye ve çözümler geliştirmeye odaklanmaktadır. Şirketler, Altı Sigma’yı iş süreçlerindeki kusurları azaltmak ve iyileştirme alanlarını belirleyip uygulamak amacıyla kullanmaktadır.

Kök Neden Analizi

Kök neden analizi, bir işletmede var olan sorunların altında yatan temel nedenleri ele almak ve bunları çözmek için kullanılan bir sürekli iyileştirme tekniğidir. Kök neden analizi tekniğini kullanan işletmeler, bir sorunu tespit etmekte, sorunun kaynağını bulmakta ve çözüm geliştirmektedir. Bunu yaparken de mevcut semptomları ve verileri incelemektedir.

Sürekli İyileştirme için Yapılması Gerekenler

• Hedefiniz Net Olsun

Sürekli iyileştirme kültürü oluşturmak ve çalışanlarınızı teşvik etmek için hedeflerinizin net, ulaşılabilir ve açık olması gerekmektedir. Aynı zamanda, bu hedeflere ulaşmak için uygulamanız gereken adımları detaylı bir şekilde belirlemeniz gerekmektir. Çalışanlarınız, hedefin ne olduğunu ve bu hedefe ulaşmak için neler yapması gerektiğinin bilincinde olduğunda motivasyonları artacak ve sürekli iyileştirme sürecine katılmak isteyeceklerdir.

• Süreçlerinizi Oluşturun

Sürekli iyileştirmeyi başarılı bir şekilde uygulayabilmeniz için hedeflerinizi karşılayan süreçler oluşturmanız gerekmektedir. Sonrasında bu süreçlerinizi belgeler haline getirmeniz, paydaşlarınıza iletmeniz ve onları sürece katkı sağlamaya teşvik etmeniz gerekmektedir.

• Performansı Ölçün

Sürekli iyileştirme çalışmalarınızın başarılı olup olmadığını anlamak için performans ölçmeniz gerekmektedir. Bu sebeple, yaptığınız değişikliklerin etkisini ölçmek, istediğiniz gibi sonuçlanıp sonuçlanmadığını anlamanız için ölçüm araçlarından mutlaka faydalanmalısınız.

• Verileri Analiz Edin ve İzleyin

Süreçlerinizin iyi çalışıp çalışmadığını, hedeflerinize ulaşıp ulaşmadığınızı anlamak için verileri analiz etmelisiniz. Analiz ettiğiniz veriler ışığında iyileştirilmesi gereken alanları belirlemelisiniz.

• Uygulama için Bir Süreç Geliştirin

Sürekli iyileştirme sürecinizin başarılı olması için iyi tanımlanmış bir uygulama planı geliştirmeniz gerekmektedir. Uygulama için süreç geliştirmek, bir değişikliği çok daha verimli ve etkili bir şekilde yapmanıza yardımcı olur. Bu nedenle, mutlaka bir süreç geliştirmeniz önemlidir.

• Sürekli İyileştirme Kültürü Oluşturun

Sürekli iyileştirme kültürü oluşturmanın kilit noktası çalışanlarınızdır. Çalışanlar, mevcut süreçlerle çok daha fazla ilgilendiği için belirli bir süreç veya sistemin nasıl iyileştirilmesi gerektiğine dair daha fazla iç görüye sahiptir. Bu yüzden, çalışanlarınızı mutlaka fikir vermeye teşvik etmeniz ve onları katkılarından dolayı ödüllendirmeniz gerekmektedir. Hatta onların geri bildirim sağlayabilecekleri bir geri bildirim döngüsü oluşturmalı veya Sürekli İyileştirme Çözümü yazılımlarından faydalanmalısınız.

• Başarıları Kutlayın

İş yerinizde sürekli iyileştirme kültürünü güçlendirmek ve teşvik etmek için çalışanlarınızın başarılarını kutlayın. Başarıları kutlamak, çalışanlarınızın daha fazla çabalaması ve katılım sağlaması için onları motive etmektedir.