SAP Data Retention Tool Nedir? DART Kapsamlı Rehber

SAP Data Retention Tool (DART) nedir? DART, SAP üzerinden vergiye konu olan muhasebe belgelerinin periyodik olarak dışarı aktarılmasını ve saklanmasını sağlayan bir araçtır. SAP Business Suite ile sunulan DART, verileri mükelleflerin vergi denetim gereksinimlerini karşılayacak biçime göre düzenlenir. Standart uyarlamalarla farklı biçimlerde dosya oluşturmaya olanak sağlar. MDP Group olarak vergi uyum süreçlerinde DART'tan maksimum verim almak için çok sayıda müşteriye danışmanlık verdik; doğru yapılandırılmış bir DART ortamı, SAP FI modülü ile birlikte vergi denetimlerini dramatik biçimde kolaylaştırmaktadır.

DART, başlangıçta ABD pazarı için Amerikan Gelir İdaresi (IRS) gereksinimlerini karşılamak üzere geliştirilmiştir. ABD vatandaşlarının her sene mal varlıklarını devlete bildirme zorunlulukları bulunmaktadır. Bu yüzden DART, vergi mükelleflerin gelir vergisi beyannamelerini oluşturma süreçlerine büyük kolaylık sağlamıştır. Önemli bir nokta şudur: her vergi mükellefi beyan ettiği verilerden kendi sorumludur. DART'nın standart sürümü, tüm mükelleflerin yasal gereksinimlerini eksiksiz karşılayacağı garantisi vermemektedir. Vergi denetimi için ek veriler gerekip gerekmediği, mükelleflerin kendileri tarafından tespit edilmelidir.

SAP Data Retention Tool (DART) Farklı Ülkelerin Kanunlarına Göre Uyarlanabilir

DART, ABD vergi yasalarına dayanarak tasarlanmasına rağmen, çeşitli ülkelerdeki vergi kanunlarını kapsayacak şekilde uyarlanabilmektedir. Ayrıca son yıllarda güncel uluslararası gereklilikleri karşılayacak şekilde uyarlanabilme özelliği taşımaktadır. SAP kullanıcı derneklerinin de desteğiyle düzenly olarak geliştirilen DART'u kendi ülkenizin kanunları kapsamında birçok işlevi uygulamak için kullanabilirsiniz. Ülkeye özgü vergi kanunları ve müşteri gereksinimleri DART'a entegre edilebilir.

Buna örnek olarak Almanya'daki kullanımı verilebilir. Almanya'da 2002 yılında 'Alman Veri Erişimi ve Dijital Belgelerin Doğrulanabilirliği için İlkeler' (GDPdU) başlıklı bir vergi yasası yürürlüğe girmiştir. DSAG (Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe) adlı SAP kullanıcı grubu bu yasanın gereksinimlerini bir katalog haline getirdi. Böylece SAP, DSAG'nın ve Alman vergi makamlarının yardımıyla GDPdU gereksinimlerini DART'a entegre etti. Türkiye'de ise Gelir İdaresi Başkanlığı'nın dijital denetim gereksinimleri kapsamında benzer uyarlamalar yapılabilmektedir.

SAP DART Nasıl Çalışır?

DART konfigürasyonları, farklı SAP modüllerinizden almak istediğiniz verileri seçmenize olanak tanır. SAP modülleri arasından Finansal Muhasebe (FI), Satış ve Dağıtım (SD), Seyahat Yönetimi ve Muhasebe gibi modüllerden seçtiğiniz veri türleri DART tarafından çekilir.

İşlem verileri (transaction data), iş süreçlerinizdeki belgelerden alınan verilerdir. Ana veriler (master data) ise işlemlerde kullanılan kodları açıklayan verilerdir. DART, bu verileri SAP veritabanınızdan çeker ve metin formatında saklar (data extract browser).

Verilerin görüntülenme şeklini (view query) siz tanımlarsınız. Sıralı dosyalar halinde çıkartılan verileri farklı şekillerde görüntülemek mümkündür. DART, metin formatındaki verilerinizi kullanım alanına göre seçtiğiniz formatta çıkarır.

DART Uygularken Nelere Dikkat Edilmeli?

Veri Arşivleme

Yasalar, müşteriler veya şirket politikanız tarafından saklanması zorunlu tutulan verileriniz olabilir. Ancak SAP uygulamalarınızdaki veriler çoğaldıkça, SAP veritabanınızda yer açmak için bazı verileri arşivlemeniz gerekebilir; çünkü DART, arşivlenen verilere erişememektedir. DART ile veri çekme işlemini ilgili verileri arşivlemeden önce yürütmeniz gerekmektedir. DART ile yapacağınız işlemleri arşivleme dönemlerinize göre planlayın.

Veri Saklama Gereksinimlerinin Tespiti

Uygulama süreci, şirketinizin vergiye konu olan muhasebe kayıtlarının yoğunluğunun tespit edilmesiyle başlar. Bu gereksinimleri analiz etmek, DART'u uygulama sürecinizdeki en fazla zaman alıcı adım olacaktır. Bu adımları vergi departmanı veya ilgili uzmanlar ile iş birliği halinde ilerletmenizi öneriyoruz; çünkü istenilen veriler şirkete göre farklılık gösterebilmektedir.

Teknik Kurulum ve Konfigürasyon

DART'nın temel teknik kurulumu ve konfigürasyon süreci birkaç gün alabilir. Yeterli disk alanınız olduğundan emin olmalı ve dosya arşivleme stratejinizin ne olacağına karar vermelisiniz. şirketinizin veri arşivleme stratejisini DART ile entegre etmeniz önerilir. SAP Business Suite'in standart sürümüne dahil olan DART, düzenly aralıklarla yasal gerekliliklere göre geliştirilmektedir.

Sık Sorulan Sorular

SAP DART hangi SAP sürümleriyle çalışır?

DART, SAP Business Suite (ECC 6.0) ile birlikte standart olarak gelir. SAP S/4HANA ortamında da kullanılabilmektedir; ancak S/4HANA'daki bazı veri modeli değişiklikler nedeniyle konfigürasyon farklılıkları olabilir. DART, SAP FI, SD, Seyahat Yönetimi ve benzeri modüllerle entegre çalışır. Kullanılan SAP sürümüne ve ülke yasal gereksinimlerine göre ek konfigürasyon gerekebilir; bu nedenle uzman danışmanlık alınması önerilmektedir.

DART verileri hangi formatlarda dışarı aktarılabilir?

DART, verileri metin (ASCII) formatında çıkarır ve bu dosyalar vergi denetim yazılımları tarafından okunabilir. Almanya'da GDPdU/GoBD formatı, ABD'de IRS formatı gibi ülkeye özgü formatlara uyarlanabilir. View query yapılandırmasıyla hangi verilerin nasıl görüntülene ve aktarılacağı özelleştirilebilir. Türkiye'deki GIB dijital denetim gereksinimleri de DART konfigürasyon uyarlamalarıyla karşılanabilmektedir.

DART ile SAP ILM (Information Lifecycle Management) arasındaki fark nedir?

SAP DART, esas olarak vergi uyum amacıyla muhasebe verilerini dışarı aktarmak için kullanılır. SAP ILM (Information Lifecycle Management) ise daha kapsamlı bir çözümdür; verilerin saklanması, arşivlenmesi, silinmesi ve yasal gereksinimler doğrultusunda yönetilmesini kapsar. DART bir veri çıkarma aracıyken ILM bir yaşam döngüsü yönetim çerçevesidir. Bazı kurumlar her ikisini birlikte kullanarak kapsamlı bir vergi veri yönetimi stratejisi oluşturur.

Sonuç

Vergi mükellefleri vergi denetim süreçlerini kolaylaştırmak için geliştirilen SAP Data Retention Tool (DART), destekleyici bir araç olarak kullanılmalıdır. şirketlerin ek veri gereksinimlerini karşılamaları kendi sorumluluklarındadır; DART, bu gereksinimler göz önünde bulundurularak şirket bazlı yapılandırılmalıdır.

SAP danışmanlık alanındaki uzman ekibimiz, DART'nın teknik kurulumu, konfigürasyonu ve entegrasyonu konusunda kapsamlı projeler hayata geçirmiştir. DART'ı şirket ve ülke bazlı özel vergi kanunlarına göre uyarlama, mükelleflerin istekleri doğrultusunda veri görüntülenme biçimlerini düzenleme ve süreç planlama hizmetlerimiz hakkında bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Referanslar

SAP Help Portal — Data Retention Tool (DART)
MDP Group — SAP FI Nedir?
MDP Group — SAP Modülleri Rehberi

[1] IRS: Internal Revenue Service
[2] GDPdU: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
[3] DSAG: Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe