Sözlük tanımına bakarsak mutabakat; anlaşma, uyuşma, uyumluluk anlamına gelir. Bu kelimenin kurumsal hayattaki kullanımı sektörden sektöre farklılık gösterirken sözlük anlamından biraz daha farklıdır. Bu yazıda mutabakatın muhasebe alanındaki kullanımına açıklık getirirken e-Mutabakat ve SAP e-Mutabakat üzerine de bilgi vereceğiz.
İçindekiler
Mutabakat, arasında iş anlaşması bulunan firmaların borç ve alacak ilişkilerini karşılıklı olarak teyit edebilmesi için çoğunlukla muhasebe birimleri arasında kurulan iletişimdir. Muhasebede hesap kontrolü açısından oldukça önemli bir kavram olup sıklıkla kullanılır.
Türk Ticaret Kanunu’na göre, belirli dönemlerde şirketlerin mutabakat yapma gönderimi yükümlülüğü bulunur. Şirketler bu yükümlülüğü yerine getirebilmek için belirli dönemlerde mutabakat yapmalıdır. Hesap dönemleri hakkında yasal bir gereklilik veya taraflar arasında bir sözleşme yoksa her yılın son günü taraflarca hesabın kapatılacağı gün olarak kabul edilmiş sayılır.
Tarafların belirlediği dönem sonlarında karşılıklı olarak borç-alacak bilgileri paylaşılır. İki şirketin de gönderilen bilgilerin doğruluğunu onaylaması durumunda mutabakat raporu ıslak imzalı olarak teyit edilir ve karşı tarafa gönderilir. Böylece mutabakat sağlanmış olur.
Mutabakatın sağlanamadığı durumlarda gönderilen bilgilerdeki tutarsızlıklar veya hatalar nedenleri ile birlikte paylaşılır. Eksiklikler ve yanlışlar giderilerek, anlaşmazlıklar çözülür.
Burada önemli bir nüans vardır; taraflar bilgiler eline ulaştığı tarihten itibaren bir ay içinde, taahhütlü mektupla, noter aracılığıyla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.
Firmaların kendi aralarında yaptığı mutabakatları iki ayrı bölümde inceleyebiliriz:
Birlikte çalışan firmaların, yıl sonunda cari hesapları arasındaki borç-alacak ilişkisini izlenmesini ve bu süreç hakkında bilgi alışverişinde bulunmasını sağlayan süreçtir. Bu süreçte yazışmalar, mektuplaşmalar, cari hesap evraklarının paylaşımı sürdürülür. İlişkide olan kuruluşların birbirleri ile sürekli iletişimde olmaları ve doğru bilgi paylaşımında bulunmaları gerekmektedir.
Bir firmada, bir ay içerisinde KDV hariç 5.000 TL ve üzeri alınan faturaların(BA) veya şirketin kendisi tarafından düzenlenip gönderilen faturaların (BS) beyan edildiği formdur. BA bildirim alış, BS ise bildirim satış kelimelerinin kısaltmasıdır. Bu formların her ay düzenlenmesi ve her ay Vergi Dairesi’ne beyan edilmesi gerekmektedir.
E-Dönüşüm çözümlerinin geliştirilmesiyle pek çok kurumsal işlem dijital ortama taşınarak kolaylaştı. Muhasebe departmanının işlerini ciddi anlamda kolaylaştıran yöntemlerden biri de e-Mutabakattır. İki firma arasındaki borç alacak ilişkisinin ve cari hesapların kontrolünün yapıldığı Mutabakat uygulaması eski yöntemlerle gerçekleştirildiğinde muhasebe departmanı için uzun ve zahmetli bir sürece dönüşmektedir.
Firmaların bilgilerini birbirine ayrı ayrı gönderimi, yaşanan uyuşmazlıklar sonucunda tarafların ret işlemleri ve düzenlenen bilgilerin tekrar paylaşımı gibi adımlar manuel olarak gerçekleştirildiğinde süreci uzatarak zaman kaybına yol açmaktadır. Online mutabakat uygulaması ile süreci dijital ortamda yürütmek firmaların iş yükünü önemli boyutta azaltır.
E-Mutabakat sayesinde ilişkili olduğunuz firmalarla yaptığınız BA/BS ve Cari Bakiye mutabakatlarınızda telefon, posta veya faks kullanmak yerine e-Mutabakat sistemi üzerinden kolayca e-posta, SMS ya da faks gönderebilir, cevaplarınızı elektronik ortamda alarak güvenilir ve hızlı bir mutabakat süreci yaşayabilirsiniz. Online mutabakat sistemi, borç ve alacak takibi yapmanızı da kolaylaştırır. Ayrıca, KEP ( Kayıtlı Elektronik Posta) entegresine sahiptir.
Şirketlerin mutabakat sürecini dijitale taşıyarak hızlandıran e-Mutabakat uygulaması, yasal yönetmeliklere tamamen uygundur. Muhasebe departmanının iş yükünü büyük ölçüde azaltan bu sistem sayesinde cari hesap bilgileri karşı tarafa hızlı ve güvenli bir şekilde iletilir.
Muhasebe ekiplerinin çok yakından bildiği elektronik mutabakat sistemi, mutabakat işlemlerini daha hızlı, verimli ve güvenli olmasını sağlar. Bir kullanıcının, e-mutabakat gönderim için takip etmesi gereken belli başlı adımlar vardır. Bu adımlar aşağıdaki gibidir:
Mutabakat süreçlerini dijital ortama taşımak isteyen her işletme, kurum ve kuruluş e-mutabakat sistemini kullanabilir. Bu sistemi en çok kullanan meslek grupları arasında bankacılar, muhasebeciler, denetim firmaları, kamu kuruluşlar, işletmeler, eğitim kurumları bulunur. E-mutabakat sistemini kullanmak için her sektörün kendine özgü nedenleri vardır.
Örneğin, işletmeler finansal süreçlerini görüntülemek ve desteklemek amacıyla kullanırken banka & denetim işletmeleri müşteri işlemlerini takip etmek ve denetmek amacıyla bu sistemi kullanır.
Kısacası, maliyet ve zamandan tasarruf sağlamak, arşivleme giderlerini azaltmak, cari ile ilgili süreçlerini dijitale taşımak, operasyonel iş yükünü hafifletmek isteyen herkes e-mutabakat sistemine geçiş yapabilir.
e mutabakat yararlarından bazıları aşağıdaki gibidir:
Elektronik mutabakat faks çıktıları, telefon görüşmeleri, mailleşmeler, kargo gönderimi, arşivleme gibi mutabakat süreçlerine ilişkin tüm işlemleri dijital olarak yapmanızı sağlamaktadır. Bu sayede hem zamandan hem paradan tasarruf elde edersiniz.
Tutarlılık, muhasebenin temel ilkesidir. Elektronik mutabakat uygulaması ile manuel süreçler ortadan kalkar ve otomatik bir hale gelir. Bu, muhasebe verilerinizin daha tutarlı olmasını ve mutabakat süreçlerinizi hatasız tamamlamanızı sağlar.
Mutabakat takibi süreçlerindeki uyuşmazlıklar sistem üzerinden kolaylıkla çözebilirsiniz. Online mutabakat ekstreler arasındaki farkları otomatik olarak tespit etme imkanı sunarak zaman kaybınızı azaltır. Tamamlanan, onaylanan veya red alan tüm mutabakatlarınız tek platform üzerinden takip edebilirsiniz.
Karşı tarafla mutabakat süreçlerinizde cevap alamadığınız işletmelere otomatik olarak mail gönderebilir ve geri dönüş oranını büyük ölçüde artırabilirsiniz. Mutabık olamadığınız müşterilerinizden cari ekstrelerini dijital olarak hızlı ve kolay bir şekilde alabilirsiniz.
e-mutabakat, mevcut sisteminizle uyumlu bir şekilde çalışır.
Online mutabakat sistemi, manuel süreçleri otomatikleştirerek zaman kaybının önüne geçer. Detaylı raporlama imkanı ile süreçlerinizin daha kolay olmasını sağlar. Dijital arşivleme sayesinde gelen ve giden fatura kaybını önler ve geriye dönük fatura sorgulamanıza yardımcı olur.
Elektronik mutabakat sistemi, mutabakat gönderilerinizi KEP sistemi üzerinden gerçekleştirir. Böylece, giden ve gelen mutabakat mektuplarının resmi olmasını sağlar.
e-mutabat uygulaması, kağıt, kargo, arşivleme, kartuş gibi masrafları ortadan kaldırarak doğa dostu bir sistem özelliği taşır.
Online mutabakat yöntemi, müşterilerinizle olan fatura ve ödeme süreçlerinizi daha verimli ve düzenli bir şekilde yönetmenizi sağlar.
SAP e-Mutabakat Çözümü, tüm mutabakat sürecinizi SAP üzerinden okuyarak mutabakat işlemlerinizi gerçekleştirmenize, beyanname hazırlamanıza, mutabakat sürecinizi ve ekstrelerinizi anlık olarak kontrol etmenize ve geçmişe dönük mutabakatlarınızı listelemenize olanak sağlar.
SAP E-Mutabakat süreci, ilgili kişilere veya kurumlara online mutabakat formunun mail üzerinden yönlendirilmesiyle başlar. İletilen mail içerisinde bulunan link üzerinden ilgili kişiler mutabakat formuna erişim sağlar, ekstrelerinizi görüntüler ekstre karşılaştırması yapabilirler.
MDP Group teknolojisiyle geliştirilen SAP e-Mutabakat çözümünde, temel mutabakat türleri Cari Mutabakat ve BA/BS mutabakata ek olarak iki farklı mutabakat daha oluşturabilirsiniz: “Denetim Mutabakatı” ve SAP HANA sistemleri için geliştirdiğimiz “Muhatap Firma Mutabakatı”.
Portal üzerinden, mutabakat formu ile otomatik olarak ekstrelerinizi gönderebilir, grafik raporlama özelliğini kullanabilirsiniz.
MDP SAP e-Mutabakat uygulamamız , non-SAP sistemlerle de çalışabilir. Buna ek olarak grup şirketleri ve alt kırılımlı şirketlere, çoklu şirket kodu yapısında otomatik raporlama imkanı sunar
Hızlı raporlama, anlık iletişim ve mutabakat arşivleme gibi avantajlarıyla öne çıkan SAP e-Mutabakat uygulamamız, tek bir portal üzerinden takip imkanı sağlamasının yanı sıra mail bildirimi ve hatırlatmalar göndererek kolay bir mutabakat süreci geçirmenizi sağlar.
e-Mutabakat Çözümü
Finansal Çözümler Yöneticisi
SAP Fiori ANALYTICAL LIST Page (ALP) Nedir?
Analytical List Page (ALP) verileri farklı açılardan analiz etmek için benzersiz bir yol sunmaktadır, verilerde derinlemesine inceleme yapmaya...
Çevik Proje Yönetimi Nedir?
Proje yöneticilerinin projeleri en iyi şekilde yürütmek için seçebilecekleri birçok proje yönetimi metodolojisi bulunmaktadır. Bu...
Depo Yönetim Sistemi (DYS) Nedir?
Depo Yönetim Sistemi (DYS), İngilizcesiyle Warehouse Management System), bir işletmenin deposuna ait operasyonlarını yönetmek,...
e-Fatura’ya Geçme Şartları Nelerdir?
Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), e-Fatura ve e-Fatura uygulamasının kullanımını zorunlu tuttuğu mükellef gruplarını her yıl sonunda...
E-Gider Pusulası Nedir?
Günümüzde bir işin hızlı olması daha da önem kazanmıştır. Artık insanlar basit işlere uzun zamanlar harcamaktansa bu işlerini hızlıca...
TEB Ekstre Hesap Özeti Hareketleri Servisinde Güncellemeler
TEB (Türk Ekonomi Bankası), 20 Haziran 2024 itibariyle ekstre hesap özeti hareketleri servisini güncelleyeceğini duyurdu. Bu güncelleme...
SAP Variant Configuration ile Ürünlerinizi Kişiselleştirmenin Yolu
Günümüzde müşteriler, ürünleri kendi tercihlerine göre özelleştirmek istiyor. Örneğin, bir bilgisayar satın alırken ekran boyutunu,...
Neden SAP Integration Suite Kullanmalısınız?
Başarılı bir şirketin temeli olan entegrasyon, şirketler için en önemli stratejik önceliğe sahiptir. Bunun nedeni ise, şirketlerin sahip...
Finans Sektöründe Dijital Dönüşüm: FinTech
Dünyanın çalışma şeklini değiştiren teknolojik gelişmeler sayesinde, finans sektörü de günümüz dijital çağına uyum sağlamak zorunda...
Mailiniz başarıyla gönderilmiştir en kısa sürede sizinle iletişime geçilecektir.
Mesajınız ulaştırılamadı! Lütfen daha sonra tekrar deneyin.
