e-Arşiv Fatura Sorgulama Nedir? Nasıl Gerçekleştirilir?

Dijital dönüşüme ister gönüllü ister zorunlu olarak geçmiş olun, alıcılarınız manuel yöntemleri kullanmakta ısrarcıysa süreciniz yavaşlayabilmektedir. Örneğin faturalarınızı elektronik ortamda hazırlamaya karar verdiğinizi varsayalım, ancak alıcılarınızdan bazıları e-Fatura mükellefi değil ve fatura alışverişini fiziki formda sürdürüyor. Bu durumda muhasebe departmanınızın dijital dönüşüm sürecini bir kenara bırakıp alıcınız için kağıt fatura hazırlamaya koyulur musunuz? E-Arşiv Fatura, bugün mükelleflerin kullanımına açık olmasaydı muhtemelen başka bir seçeneğiniz olmayacaktı. Ancak e-Arşiv Fatura tam da bu noktada önemli bir açığı doldurmak üzere geliştirildi. Peki e-dönüşüm kapsamında ortaya çıkan e-Arşiv Faturası hukuki yükümlülükleri karşılıyor mu? e-Arşiv faturaların kullanımı zorunlu mu? Gönderim işlemini tamamladığımız e-Arşiv Faturaları daha sonra görüntülememiz mümkün mü? Dijital dönüşümde sürekliliği sağlamak maksadıyla Gelir İdaresi Başkanlığı'nın geliştirdiği e-Arşiv Faturayı daha yakından inceleyelim.

e-Arşiv Fatura Nedir?

Gönderici tarafın e-Fatura mükellefi (veya gönüllü kullanıcı) olduğu, alıcı tarafın ise kağıt formda fatura düzenlemeye devam ettiği durumlarda e-Arşiv Fatura uygulaması iki taraf arasında kurulan bir köprü görevini üstlenir. Kısacası e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara kesilir ve gönderilir. Standartları tamamen Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiştir. Aynı hukuki niteliklere sahiptir. 

Kimler e-Arşiv Fatura Kullanıcısı Olabilir?

Vergi Usul Kanunu (VUK) hükümlerine göre, mükelleflerin e-Arşiv uygulaması kapsamında olması için e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Yani, e-Arşiv Fatura uygulamasından yalnızca e-Fatura kullanıcıları faydalanabilmektedir. 2023 yılı cirosu 3 milyon TL’yi geçen firmaların, 1 Temmuz 2024 tarihi itibariyle e-Faturaya ve e-Arşiv uygulamasına geçmeleri Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından zorunlu tutulmuştur.

e-Arşiv Fatura Bütün Müşterilere Gönderilebilir mi?

Hayır, faturalarınızı e-Arşiv Fatura ile tüm müşterilerinize iletmeniz mümkün değildir. Çünkü e-Arşiv Fatura, e-Fatura mükelleflerinin elektronik fatura çözümünü kullanmayan alıcılarına keseceği faturaları hazırlamasını ve Gelir İdaresi Başkanlığına iletmesini sağlayan bir uygulamadır. Bu sebeple mükellefler e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcılara, e-Arşiv Fatura aracılığıyla fatura iletememektedir.

e-Arşiv Fatura için Kullanıcı Kodu Nasıl Alınır?

Gelir İdaresi Başkanlığına ait e-Arşiv Fatura Portalini kullanmak isteyen mükellefler, ivd.gib.gov.tr adresinden sisteme kayıt olarak şifre edinebilmektedir. İnteraktif Vergi Dairesi web sitesine giriş yapabilmek için mali mühür veya elektronik imza zorunluluğu bulunmamaktadır. Sisteme kullanıcı kodu ve şifresi kullanılarak girilebilmektedir bu sebeple kullanıcı kodu ve şifresi olan mükelleflerin herhangi bir ek başvuru yapmasına gerek yoktur

e-Arşiv Fatura Görüntüleme Nasıl Yapılır?

Gönderimi tamamlanan e-Arşiv Faturalar, Gelir İdaresi Başkanlığına ait e-Arşiv Portalinde altı ay boyunca arşivlenebilmektedir. Mükellefler, Gelir İdaresi Başkanlığına ait sorgulama adresinden vergi kimlik numarası veya TC kimlik numarasını girerek sahip olduğu faturaların listesini görüntüleyebilmektedir.

Adınıza Düzenlenen E-Arşiv Faturalarınızı PDF Formatında Görüntülemek mi İstiyorsunuz?

E-Arşiv Fatura Görüntüleme Çözümü

GİB E-Arşiv Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Gerçekleştirilir?

e-Arşiv fatura sorgulama, sisteme girilen faturanın doğruluğunu (fatura tutarı, fatura tarihi, alıcı bilgileri vb.) teyit edebilmek amacıyla gerçekleştirilir. Fatura sorgulama işlemleri gerçekleştirmek isteyen mükellefler, GİB'in efatura.gov.tr adresine giriş yaptıktan sonra fatura numarası veya firma adını girerek arama yapabilmektedir.

Sorgulama işlemi sırasında, mükelleflerin paylaşmak istemediği bilgiler gizli tutulmaktadır. E-Arşiv Fatura kapsamında, fatura düzenleme yetkisi bulunan kayıtlı mükellefler listesine Gelir İdaresi Başkanlığına ait siteden ulaşabilmek mümkündür. Sorgulanan faturanın e-Arşiv Fatura uygulaması kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden bu şekilde emin olunabilir.

E-Arşiv Fatura Sorgulama Nedir?

e-Arşiv Fatura Sorgulamasında Dikkat Edilecek Unsurlar

• Sorgulamak istediğiniz faturanın e-arşiv kapsamında düzenlenip düzenlenmediğinden emin olmalısınız. (e-arşiv fatura düzenleme yetkisi olan mükellefler “e-Arşiv Fatura Uygulamasına Kayıtlı Mükelleflerin Listesi” üzerinden duyurulur. Yani, bu liste üzerinden e-fatura mükellefi sorgulama işlemi yapabilirsiniz. 
• Faturayı düzenleyen mükellefin Vergi Kimlik Numarası (VKN) veya T.C Kimlik Numarası bilgilerini doğru bir şekilde girdiğinizden emin olmalısınız.
• Fatura üzerinde yer alan fatura numarasının doğru ve eksiksiz bir şekilde girildiğinden emin olmalısınız.
• Faturanızı üzerinde ödenecek tutar, genel toplam veya toplam tutar şeklinde fatura tutarını belirleyen alanlar vardır. Fatura sorgularken ödenecek tutar bilgisinin, kuruş hanelerine kadar doğru girdiğinizden emin olmalısınız.
• Sorgulama ekranında, harf ve sayılardan oluşan bir güvenlik kodu bulunur. Bu güvenlik kodunu, doğru şekilde girmelisiniz.