e-Muhasebe Fişi Kılavuzu: Türleri, Zorunluluklar ve SAP Çözümü

e-Muhasebe fişi, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) belirlediği formatta elektronik ortamda oluşturulan, Mali Mühür ve zaman damgasıyla imzalanmış muhasebe belgesidir. e-Defter uygulamasına tabi mükelleflerin bu belgeleri oluşturması zorunludur.

Koronavirüs sebebiyle yaşadığımız pandemi döneminde, dijital dönüşüm çözümleri sayesinde muhasebe işlemlerinin büyük bir kısmının evden de yürütülebileceğini tekrar görmüş olduk. Bu sürecin de etkisiyle Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), 30 Nisan 2020’de e-Muhasebe fişi ile ilgili düzenlemeleri ve zorunlulukları içeren kılavuzları yayınladı. GİB tarafından yayınlanan Elektronik Ortamda Oluşturulan Muhasebe Fişleri Kılavuzu’nda e-Muhasebe fişlerinde bulunması zorunlu tutulan asgari bilgiler de belirlenmiş oldu.

E-Defter kullanımının yaygınlaşmasıyla beraber kullanıcıların büyük bir kısmı muhasebe fişi düzenlenmesini külfet olarak görmeye başlamıştı. Ancak muhasebe fişi kullanmanın önemini ortaya koyan bir nüans var: zaman! Vergi Usul Kanunu yönetmeliğine göre, mükelleflerin gerçekleştirdiği alım, satım ve diğer tüm muhasebe işlemlerini işlemin yapıldığı tarihten itibaren en geç 10 gün içerisinde yevmiye ve kebir defterine kaydetmesi zorunludur. Ancak bu kayıt işlemi muhasebe fişi vasıtasıyla gerçekleştiriliyorsa muhasebe fişlerinde bulunan kayıtların yasal defterlere 45 gün içerisinde aktarılması mümkündür. Kısacası mükellefler, defter kayıtlarını muhasebe fişi vasıtasıyla gerçekleştirdikleri takdirde kayıt için ek olarak 35 gün zaman kazanmaktadır.

E-Muhasebe Fişi Nedir?

Muhasebe fişi; muhasebe işlemlerinin yevmiye ve kebir defterine kaydedilmeden önce işlendiği, muhasebe bilgilerini içeren ve yetkili birimdeki kişiler tarafından imzalanan yazılı belgedir. Elektronik Muhasebe Fişi ise asgari içeriği ve yapısı Hazine ve Maliye Bakanlığı tarafından belirlenen formatta elektronik ortamda oluşturulmuş muhasebe fişidir. Daha kapsamlı bir bakış için e-Muhasebe fişinin ne olduğunu ve yasal gerekliliklerini anlattığımız yazımızı da inceleyebilirsiniz.

E-Muhasebe Fişi Türleri

Muhasebe fişleri 3 ana türde sınıflandırılmıştır:

Tahsil Fişi

İşletmelerin kasasına giren ödemelerin hangi nedenlerle, nerelerden geldiğini ve hangi hesaplara alacak olarak kaydedileceğini gösteren fiştir. Kasa hesabı borçlu duruma geçtiği zaman kullanılır.

Tediye (Ödeme) Fişi

İşletmelerin kasasından çıkan ödeneklerin hangi nedenlerle kullanıldığını ve hangi hesaplara borç olarak kaydedileceğini belirten fiştir. Kasa hesabı alacaklı duruma geçtiğinde kullanılır.

Mahsup Fişi

İşletmelerin kasa hesabını etkilemeyen, tamamen nakit olmayan işlemler için hazırlanan muhasebe fişidir.

E-Muhasebe Fişinde Bulunması Gereken Bilgiler

• Mükellefin Adı/Soyadı veya Unvanı ile VKN veya TCKN’si
• Muhasebe Fişinin Türü (Tahsil/Tediye/Mahsup)
• Muhasebe Fişinin Düzenlenme Tarihi (Gün/Ay/Yıl)
• Muhasebe Fişinin Düzenlenme Zamanı (Saat ve Dakika)
• Muhasebe Fişinin Numarası (Müteselsil sıra numaralı olarak takip edilmelidir)
• Borçlu Hesabın Kodu ve Adı (Ana Hesap ve Alt/Muavin Hesap Koduyla birlikte)
• Alacaklı Hesabın Kodu ve Adı
• Fişin Borç ve Alacak Toplamları
• Fişin Sayfa Numarası
• Fişi Onaylayanın Adı Soyadı – İmzası

E-Muhasebe Fişi Zorunlu mudur?

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği 4.4.1/(a) fıkrasına göre, yevmiye ve kebir defterlerini fiziki formda hazırlayan mükellefler için muhasebe fişi kullanımı mecburi değildir. Ancak e-Defter uygulamasına tabi mükellefler elektronik veya kâğıt formda olması fark etmeksizin muhasebe fişi kesmek zorundadır. GİB’nin resmi sitesinden güncel tebliğleri takip etmek mümkündür.

e-Muhasebe Fişi Uygulamalarında Nelere Dikkat Etmelisiniz?

• Dijital olarak oluşturduğunuz muhasebe fişlerini ve ilgili e-Defter ve berat dosyalarını beyana hazır bir şekilde saklamalısınız.
• Elektronik ortamda saklanan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğü zaman damgalı Mali Mühür ile garanti altına alındığından, bu fişleri kâğıt ortamda ayrıca saklamak için herhangi bir yasal hüküm bulunmamaktadır.
• Kullanıcılar, elektronik ortamda oluşturduğu muhasebe fişlerini NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak onaylamalı ve arşivlemeli, aynı zamanda dijital ortamda muhafaza ve ibraz etmelidir.

MDP Group SAP e-Muhasebe Fişi

MDP Group tarafından geliştirilen SAP e-Muhasebe Fişi çözümü, kullanıcıların elektronik muhasebe fişi işlemlerini SAP sistemi üzerinden yönetebildikleri bir e-dönüşüm çözümüdür. Uygulama SAP ile %100 entegre çalışır. Kullanıcılar e-Muhasebe Fişlerini SAP ekranlarında oluşturabilir, muhafaza edebilir ve geçmişe dönük e-Muhasebe Fişlerini kolayca görüntüleyebilirler. SAP ile çalışan firmaların, e-Muhasebe Fişi veya e-Defter oluşturabilmeleri için herhangi bir dosya indirmelerine, aktarmalarına veya manuel olarak veri girmelerine gerek kalmaz. Uygulama sayesinde muhasebe fişleri, Mali Mühür imzalı ve zaman damgalı şekilde oluşturulur ve dijital ortamda muhafaza edilir.

SAP e-Muhasebe Fişi Çözümünün Avantajları

SAP e-Muhasebe fişi çözümü sayesinde, Muhasebe Fişlerinizi fiziki forma kıyasla çok daha pratik bir biçimde elektronik ortamda saklayabilirsiniz. Mali Mühür ve zaman damgası ile garanti altına aldığınız elektronik muhasebe fişlerinizi kâğıt formda saklamanıza gerek kalmaz. SAP ile %100 entegre çalışan çözümümüz sayesinde, manuel işlemlere gerek kalmadan muhasebe fişinin tüm yasal gerekliliklerini SAP üzerinden yerine getirebilirsiniz. Geçmiş muhasebe fişlerinizi elektronik ortamda günlük, haftalık ve aylık olarak dosyalayabilir ve filtreleyebilirsiniz.

Daha geniş bir perspektif için 5 adımda SAP e-Muhasebe Fişi çözüm rehberimizi ve tüm e-Dönüşüm avantajları için şirketinizi e-Dönüşüme taşımanız için 5 sebebi anlattığımız yazımızı inceleyebilirsiniz.