Elektronik Veri Değişiminin Gelişimi

Teknolojik gelişmeleri yakından takip etmenin her geçen gün daha büyük önem kazandığı rekabetçi iş dünyasında, EDI kullanımı neredeyse bir zorunluluk haline geldi. Uluslararası pazarda ticaret ortaklıkları kurmak isteyen firmalar, iş süreçlerini EDI aracılığıyla güvenilir ve hızlı bir şekilde gerçekleştirebilmektedir. Kritik B2B işlemlerini standartlaştırmak isteyen kuruluşların çok büyük bir kısmı aslında bunu zaten EDI ile gerçekleştiriyor. Peki dünyanın her yerinde yaygın bir şekilde kullanılan EDI, bugün bulunduğu konuma nasıl geldi? Kullanıcılarına sunduğu avantajlar neler? Değişen iş dünyasında EDI’yi nasıl bir gelecek bekliyor? Tüm bu soruların yanıtı için okumaya devam edebilirsiniz.

EDI’nin Ortaya Çıkışı

Eski bilgi teknolojilerinin çoğuyla benzer şekilde, EDI’de askeri lojistikteki gelişmelerden ilham alarak ortaya çıkmıştır. 1948 Berlin hava köprüsünün karmaşıklığı ve saklanan verilerin büyüklüğü sebebiyle, taşınan ürünlerin bilgi alışverişi için farklı bir yöntem geliştirilmesi gerekiyordu. EDI’nin babası sayılan Ed Guilbert tüm süreci organize eden, her gönderide nelerin bulunduğunu ve kargoyu hangi pilotların teslim ettiğini takip eden standart bir nakliye manifestosu tasarladı. Ancak EDI’nin ilk hali 1960’lı yıllarda ortaya çıktı. Guilbert, kargoyla ilgili gönderi bilgilerini iletmek için bir elektronik mesajlaşma formatı geliştirerek fikrini bir sonraki seviyeye taşıdı. Taşımacılık endüstrisi bu yeni süreçten yararlanırken, EDI'nin sonsuz potansiyeli de ortaya çıkmış oldu.

1960’ların sonuna yaklaşırken, diğer sektörlerdeki şirketler de EDI'yi benimsemeye başladı. 1970’li yıllarda internet siteleri arasında dosya aktarımını sağlamak için dosya aktarım protokolünün (FTP) yayınlanmasının ardından, EDI standartlarını yayınlamaktan sorumlu ANSIX12 komitesi kuruldu. ANSI X12 ilk standardını 1980’li yıllarda yayınlarken, Birleşmiş milletler teknolojinin küresel erişimine yardımcı olmak için EDIFACT EDI standardını oluşturdu. EDIFACT, büyük oranda otomotiv endüstrisinde kabul görürken ANSI X12 diğer endüstrilerde varlık göstermeye devam etti. Milenyum çağına geldiğimizde EDIFACT ve ANSI X12 dışında pek çok EDI standardı geliştirilmiş ve EDI kullanımı dünyanın her yerinde yaygınlaşmıştı.

EDI’nin Bugünü

Bugün, marketten aldığınız portakal suyundan, internetten sipariş ettiğiniz kıyafete varıncaya dek tedarik sürecinde elektronik veri aktarımından geçmeyen bir ürün bulmak neredeyse imkansızdır.  Dünyanın en büyük şirketlerinden bazıları, EDI mesaj standartları aracılığıyla veri göndermeyi zorunlu kılıyor ve her gün milyarlarca dolar iş yapmaya devam etmek için tedarikçiler, satıcılar ve ticaret ortaklarıyla güvenli bir şekilde bağlantı kurmaya öncelik veriyor. Kullanıcılara sunduğu avantajlar sebebiyle EDI, küresel çaplı firmalar için vazgeçilmez bir yer tutmaktadır.

EDI’nin Kullanıcılara Sunduğu Avantajlar

Satın alma siparişi, satış siparişi, fatura, ön sevk ihbarı ve işlevsel onay gibi geleneksel B2B işlemler, birçok adımdan oluşmaktadır. Bu işlemlerin manuel biçimde gerçekleştirilmesi, birçok kağıt belgeyi ve operasyonel iş yükünü de beraberinde getirir. Ticaret ortakları arasında gerçekleştirilen belge alışverişleri, geleneksel biçimde gerçekleştirildiğinde insan kaynaklı hatalar ve yoğun iş yükü kaçınılmaz hale gelir. Ancak EDI kullanımıyla kağıt belgeler ortadan kaldırılır ve insan müdahalesi en aza indirilir.

Kısacası, EDI işletmelerin tedarik zinciri hızını, doğruluğunu, verimliliğini ve maliyetlerini iyileştirmesine yardımcı olur. EDI’nin kullanıcılarına sunduğu avantajlarından bazılarını şu şekilde listeleyebiliriz;

Daha Hızlı İşleme

• EDI, iş döngülerini büyük ölçüde hızlandırır.
• EDI, posta veya e-Mail iletişimlerinde harcanan günler veya haftalar yerine dakikalar içinde işlem yapılabilmesini sağlar.
• Geleneksel yöntemlerle – kağıt kullanarak – gerçekleştirilen görevleri otomatikleştirmek, çalışanların daha önemli görevlere zaman ayırmalarını sağlar. EDI, personel verimliliğini önemli ölçüde artırmaktadır.
• İş belgelerinin doğru ve hızlı bir biçimde iletilmesi, stok hatalarının, iptallerin ve yeniden yapılan işlemlerin önüne geçer.
• Firmalar arası veri alışverişini otomatikleştirmek, kritik verilerin zamanında gönderilmesini ve gerçek zamanlı olarak izlenmesini sağlar

Daha Düşük Maliyetler

• EDI; kağıt, baskı, depolama, dosyalama, posta ve belge alma işlem maliyetlerini düşürerek işletmelerin önemli ölçüde tasarruf etmelerini sağlar.
• Çok sayıda işlemi gerçekleştiren alıcılar için, EDI kullanmak, erken ödeme indirimleri nedeniyle yıllık milyonlarca dolarlık tasarrufla sonuçlanabilir.
• Çoğu durumlarda EDI, manuel sipariş işleme maliyetinin yalnızca %5’i kadardır. EDI kullanımı, maliyetleri 20 kat düşürür.
• EDI güçlükle okunan fakslar, kaybedilen siparişler veya hatalı alınan telefon siparişleri nedeniyle oluşan maliyetli hataları da ortadan kaldırır.

Daha Fazla Doğruluk, Daha Az Hata

• EDI, hatalı işlemleri yüzde 30-40 oranında azaltır.
• EDI, okunaksız el yazısı, kayıp posta ve anahtarlama hatalarından kaynaklanan sorunları ortadan kaldırır.

Daha İyi İlişkiler

• EDI siparişlerin nakde çevrim süresini % 20'den fazla azaltarak muhatap işlemlerini ve ilişkilerini iyileştirebilir.
• Satıcılar, tamamlanan sipariş işlemlerinin hızlı bir şekilde nakde dönüştürülebilmesinden yararlanabilirler. İyileştirilmiş nakit akışı, iyi planlanmış sipariş ilişkilerini de beraberinde getirir.
• Hataların azaltılması, ortakların değerli zamanından tasarruf edilmesini sağlarken, veri hatalarının ele alınması sırasında yaşanabilecek anlaşmazlıkları ortadan kaldırır.

Stratejik Faydalar

• EDI, işlem durumuna ilişkin gerçek zamanlı görünürlük sağlayarak, kullanıcıların daha hızlı karar vermelerine olanak sağlar. Müşteri ve piyasa taleplerine daha iyi yanıt veren işletmelerin talebe dayalı bir yaklaşımı benimsemesine yardımcı olur.
• Alıcıları ve tedarikçiler, daha kısa teslimat sürelerinin keyfini çıkarır.
• EDI dünya çapında ortak bir iş dili sağladığından, firmaların yeni bölgelerde ticaret ortaklıları kurmalarını kolaylaştırır.

Çevresel Faydalar

• EDI, kağıt tabanlı süreçleri elektronik alternatiflerle değiştirerek sürdürülebilirliği destekler ve çevre kirliliğinin önüne geçer.

EDI yapılan hataları azaltarak, operasyonel verimliliği artırır ve daha az enerji israfına yol açar.

Daha Güvenli Belge İletimi

• Veri güvenliği ve kontrolü, kullanıcı kimliği ve şifreleme yöntemleri kullanılarak iletim süreci boyunca korunur.
• Alıcılar ve tedarikçiler, EDI belgelerini otomatik olarak düzenleyebilir ve doğruluk açısından kontrollerini gerçekleştirebilir.

EDI’nin Geleceği

EDI 1960'ların sonlarından beri kullanılıyor olsa da, B2B verileri işlemek için mevcut eski sistemlerini kullanan birçok kuruluş var. Ancak B2B entegrasyonunda yaşanan yeni ve güçlü teknolojik gelişmeler önümüzdeki yıllarda heyecan verici gelişmeler getirecektir. Ağlar arası iletişimin daha iyi standartlaştırıldığı, güçlü iş birliğine dayalı bir B2B ortamına doğru ilerliyoruz.  Dahası, API, blockchain ve yapay zeka alanında yaşanan potansiyel gelişmeler, veri alışverişinin verimliliğini ve şeffaflığını önemli ölçüde artırabilir. Firmaların iş süreçlerini her geçen gün daha fazla iyileştirmesini sağlayan diğer yeni teknolojilerin gelişimi, EDI’nin varlığını tehdit etmiyor. Çünkü EDI, tedarik zinciri kuruluşlarının önemli bir sorununu çözmeye devam ediyor. Basitçe söylemek gerekirse, şirketlerin birbirleriyle iletişim kurması gerektiği sürece, EDI ve veri alışverişi ağları kavramı var olacaktır.

EDI hakkında daha detaylı almak ve SAP EDI danışmanlık hizmetlerimizden faydalanmak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.