e-Fatura Sorgulama ve Doğrulama Nasıl Gerçekleştirilir?

Teknolojik gelişmeler iş dünyasında pek çok değişikliğe yol açarken, dijital dönüşüm çözümleri firmalar için bir opsiyon olmaktan çıkıp zorunluluk haline gelmiştir. Firmaların özellikle finans ve muhasebe departmanlarının operasyonel iş yükünü hafifleten bu uygulamalar, rekabetçi piyasada faaliyet gösteren kullanıcılarına önemli ölçüde zaman tasarrufu sağlıyor. Resmi işlemlerin de elektronik ortama taşınmasıyla, dijital dönüşüm çözümlerine olan talebin önemli oranda arttığını söyleyebiliriz. Sektörel gereksinimlerin bir sonucu olarak soyut durumda olan zorunluluklar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan tebliğlerle somut bir hal almıştır. Yaygın olarak kullanılan ve sunduğu avantajlarla öne çıkan e-dönüşüm ürünlerinden biri de e-Fatura ve e-Arşiv Fatura’dır. Peki e-Fatura dijital dönüşüm serüveninde nasıl bir rol oynuyor? Kullanımı zorunlu mu? e-Fatura görüntüleme işlemi nasıl gerçekleştirilir? E-fatura ve e-arşiv fatura sorgulama işlemleri nasıl yapılır? Tüm bu soruların cevaplarını ve daha fazlasını sizler için derledik.

e-Fatura Nedir?

Kuruluşların, ticari kazanç sağladığı her eylemini belirlenen yasal kıstaslara uygun olarak faturalandırılması zorunludur. Yakın bir döneme kadar bu faturalandırma işlemi manuel yöntemlerle, kağıt formatta gerçekleştirilmekteydi. Ancak bulunduğumuz çağda geleneksel yöntemler, yerini dijital versiyonlarına bırakmaya devam ediyor. Elektronik fatura, diğer adıyla E-Fatura, kağıt formda hazırlanan ve standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen faturaların elektronik ortamda hazırlanan, iletilen ve saklanan biçimidir. Eski tip faturalara göre hazırlanması çok daha kolay ve pratiktir. Hızlanan faturalama süreçleri ile beklenenin aksine hata payı azalmaktadır. Üstelik yapılan hataların telafi edilebilmesi aynı ölçüde kolaylaşmaktadır. Uygulama Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından geliştirilmiştir. Bu yönüyle, kullanıcılarına yasal problemlerden uzak ve güvenilir bir deneyim sunmaktadır.

Ayrıca, elektronik fatura daha ekonomik bir yöntemdir. Fatura ile ilgili tüm süreçlerin dijital ortamda yürütülmesini sağlayarak baskı, kağıt, kartuş, kargo gibi masrafları ortadan kaldırmaktadır. Oluşturulan elektronik faturalar dijital platformlarda saklanmaktadır. Faturaları saklamak için arşivleme ihtiyacının ortadan kalkması, faturaların saklandığı yerde zarar görmesini ve kaybolmasını önlemektedir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura Sorgulama Arasındaki Farklar

e-Fatura Kullanımı Zorunlu mudur?

Gelir İdaresi Başkanlığı, 1 Ocak 2019 tarihinde yayınladığı bildiri ile belirlenen mükellef gruplarına elektronik fatura uygulamasının kullanımını zorunlu tutmuştur. Tebliğde belirtilen şartları sağlayan mükellefler için, 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren e-Fatura kullanımı zorunlu hale gelmiştir.

Kimler e-Fatura Mükellefidir?

Gelir İdaresi Başkanlığının tebliğine göre;

• 2018 yılının hesap dönemine ait brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere,
• 2018 ya da 2019 yılının hesap dönemlerine ait brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere,
• 2020 ya da müteakip dönemlerine ait brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere,
• 2022 yılının hesap dönemlerine ait brüt satış hasılatı  3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflere,
• 4760 sayılı kanuna ekli I sayılı listedeki malların ithali, imali, teslimi gibi faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu’ndan lisans alan mükelleflere,
• ÖTV kanununa ekli III sayılı listede mevcut olan malları inşa, imal ve ithal edenlere,
• 6563 sayılı kanunda tanımlanan hizmet aracılarına,
• 5957 sayılı kanuna göre komisyoncu ya da tüccar olarak sebze-meyve ticaretiyle uğraşanlara,
• E-irsaliye uygulamasına geçmek zorunda olup e-fatura uygulaması kullanacak olanlara

e-Fatura kullanımı zorunlu tutulmuştur.

e-Fatura’ya Nasıl Geçilir?

Siz de e-Fatura mükellefiyseniz veya e-Fatura çözümünü gönüllü olarak kullanmaya karar verdiyseniz, bu uygulamaya 3 farklı yöntemle başvuruda bulunabilirsiniz:

• Gelir İdaresi Başkanlığı Portali
• Gelir İdaresi Başkanlığı Portali ile entegrasyon
• Özel entegratör

Fatura alışverişini elektronik formatta gerçekleştirmek isteyen mükellefler, öncelikli olarak e-Fatura uygulaması üzerinden kendilerine ait bir kullanıcı hesabı oluşturmalı ve Gelir İdaresi Başkanlığına yazılı başvuruda bulunmalıdır. Mükelleflerin, e-Fatura başvurularını gerçekleştirmeden önce, Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür talep etmesi gerekmektedir. Şahıs firması sahipleri, mali mühür yerine elektronik imza ile de başvuru yapabilmektedir.

Bütün Müşterilere e-Fatura Kesilebilir mi?

Mükellefler, yalnızca elektronik fatura kullanıcısı olan alıcılara e-Fatura gönderebilmektedir. Fatura göndericileri, e-Fatura kullanıcısı alıcılarını görüntülemek için www.efatura.gov.tr internet adresinde yer alan listeyi inceleyebilirler. Alıcı tarafın e-Fatura kullanıcısı olmadığı durumlarda mükellefler, elektronik fatura oluşturma işlemini e-Arşiv Fatura uygulaması üzerinden gerçekleştirebilirler.

Fatura Sorgulama Nedir?

Fatura sorgulama işlemi, faturanın doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılmaktadır. Faturalar, alıcı ve satıcı için alışverişin tamamlandığını göstermekte ve her iki tarafa da mal veya hizmetle ilgili detaylı bilgiler sunmaktadır. Satış işleminin hukuki olarak geçerli olmasını sağlayan fatura belgelerinde yer alması gereken diğer bir bilgi de satılan mal veya hizmetin tabi olduğu vergi türleri ve vergi dilimleridir. Faturalar, önemli bilgileri içerdiği için bazı zamanlarda sorgulanması gerekebilmektedir.

e-Fatura Sorgulama Nedir? e-Fatura Sorgulama İşlemi Nasıl Yapılır?

GİB’in sunduğu e-fatura portalı, mükelleflerin birçok kolaylık ve avantaj elde etmesini sağladı. Mükellefler, e-Fatura Portalı üzerinden  vergi kimlik numarası (VKN) veya T.C. kimlik numarasını girerek e-fatura sorgulama işlemlerini kolaylıkla yapabilmektedir.

Elektronik faturalar açıldıktan sonra kullanıcılar, “sorgula” seçeneğine tıklayarak sonuçlara erişebilmektedir. Sorgulama işlemi sonucunda, oluşturulan faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanıp onaylanmadığı ve alıcıya ulaşıp ulaşmadığı görüntülenebilmektedir. Sorgulama neticesinde, gönderici taraf üç farklı sonuçla karşılaşabilir:

• İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcıya ulaştırılmıştır: faturanın GİB’de başarıyla geçtiği anlamına gelmektedir.
• İlgili fatura GİB sisteminden geçmemiş ve alıcıya ulaştırılmamıştır: faturanın çeşitli sebeplerle (gönderim hataları, bilgi eksikleri vb.) GİB onayından geçmediği ve dolayısıyla alıcıya iletilemediği anlamına gelmektedir. Kısacası gönderilen fatura geçersizdir.
• İlgili fatura GİB sisteminden geçmiş ve alıcı faturayı reddetmiştir: Faturanın GİB tarafından onaylandığı ancak çeşitli sebeplerle alıcının gönderilen faturayı reddettiği anlamına gelmektedir.

e-Arşiv Fatura Sorgulama

e-Fatura Doğrulama Nedir? e-Fatura Doğrulama Nasıl Yapılır?

e-Fatura doğrulama işlemi, oluşturulan e-Fatura yanıtı XML imzalarının doğrulanıp doğrulanmadığını teyit etmek için gerçekleştirilir. E-Fatura görüntüleme adımları tamamlandıktan sonra, kullanıcılar doğrulama işlemine geçebilmektedir. E-Fatura dosyası açıldıktan sonra “doğrula” seçeneğine tıklanarak doğrulama sonucuna erişilebilir.

Yapılan sorgulama neticesinde kullanıcılar iki farklı sonuca ulaşabilmektedir:

• Mali Mühür Doğrulandı: fatura imzalandıktan sonra üzerinde herhangi bir  değişiklik yapılmamıştır. "Sertifika Bilgileri" bölümüne tıklandığında elektronik imza veya mali mühür sertifikası ile ilgili bilgilere erişilebilmektedir
• Mali Mühür Geçersiz: fatura imzalandıktan sonra üzerinde değişiklikler yapıldığına işaret etmektedir. İmzalama işleminin ardından yanlış yapılan işlemler düzeltilmesi bu değişikliklere örnek gösterilebilir. Yapılan düzenlemeler, sorgulamalar sonucunda görüntülenir ve söz konusu fatura geçersiz sayılır.

e-Fatura Mükellef Sorgulama Nedir?

e-Fatura mükellefi sorgulama işlemleri, GİB’i e-belge portalı üzerinden yapılmaktadır. Bu portal üzerinde e-fatura kayıtlı kullanıcıların bir listesi yer almaktadır. Sorgulama işlemi için, bu sayfada yer alan ilgili alana vergi kimlik numarası (VKN) veya T.C. kimlik numarası girilmelidir. Bu bilgilerin ve doğrulama kodunun yazılmasıyla, sorgulama sonuçlarına kolaylıkla ulaşılabilir.

e-Fatura Sorgulama Yaparken Dikkat Edilmesi Gerekenler

e-Fatura yaparken mutlaka dikkat edilmesi gereken noktalar bulunmaktadır. Bu noktalar aşağıda yer almaktadır:

• Sorgulanan fatura e-arşiv sistemi kapsamında düzenlenmelidir.
• Faturayı düzenleyen tarafın VKN ve TC kimlik numarası bilgileri doğru bir şekilde girilmelidir.
• Fatura üzerinde yer alan fatura numarası bilgileri eksiksiz bir şekilde girilmelidir.
• eFatura sorgulama yaparken fatura üzerindeki ödenecek tutar ile toplam tutar bilgilerinin doğru ve eksiksiz bir şekilde girilmelidir.
• Sorgulama ekranında güvenlik kodu yer almaktadır. Güvenlik kodu karmaşık sayı ve harflerden oluşmaktadır. Bu nedenle, kodu dikkatlice girmek gerekir.

e-Fatura Görüntüleme Nedir?

Elektronik fatura uygulaması, kullanıcılarına önceden oluşturdukları faturalarını görüntüleme imkanı sağlamaktadır. Mükellefler, efatura.gov.tr adresi üzerinden vergi kimlik numaralarını veya TC Kimlik numaralarını girerek gönderimi tamamlanan elektronik faturalarını görüntüleyebilir ve kontrol edebilirler. Kullanıcılar, Gelir İdaresi Başkanlığna ait web sitesinden, e-Fatura Görüntüleyici programını ücretsiz olarak indirebilirler. İndirme işleminin ardından, "EFaturaGoruntuleyici.jnlp” ismindeki dosyanın içerisinde yer alan e-Fatura görüntüleyiciye tıklanır. Dosya uzantısı, XML formatında seçildikten sonra fatura bilgisayar ekranından görüntülenebilmektedir. Doğrulama ve sorgulama işlemleri de görüntüleme işleminin ardından gerçekleştirilebilir.

SAP ile tamamen uyumlu çalışan SAP e-Fatura çözümümüz hakkında detaylı bilgi almak için bizimle iletişime geçebilirsiniz.

İş ortaklarınızdan gelen e-Arşiv faturaları takip etmekte zorlanıyor musunuz?

Gelen e-Arşiv Faturalarınızı takip edebileceğiniz Gri Portal ile tanışın!