E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır? Adım Adım GİB Rehberi

Bu blog yazımızda elektronik fatura başvurusu nasıl yapılır sorusuna yanıt vereceğiz.

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, elektronik ortamda hazırlanan yasal olarak kağıt faturadan hiçbir farkı olmayan bir elektronik belgedir. Veri, format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ve elektronik belge biçiminde düzenlenir ve Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içerir. E-Fatura GİB tarafından satıcı ve alıcı arasında dolaşımı güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacıyla oluşturulan bir uygulamadır. 

Ticari firma olarak Anonim, Limited, Gerçek ve Şahıs şirketi statüsünde bulunan ve 2023 yılı cirosu 3 milyon TL’yi aşan kuruluşların 1 Temmuz 2024 tarihine kadar e-Fatura ve e-Arşiv Faturaya geçmesi zorunludur. Kuruluşların e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflerine e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflerine e-Arşiv fatura kesmesi gerekmektedir. e-Faturaya zorunlu geçiş limitine ulaşmayan kuruluşlar istedikleri takdirde e-Fatura uygulamasına geçebilirler.

e-Faturaya Geçiş Zorunlu mu?

e-Faturaya geçiş zorunluluğu, her yıl Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından açıklanır. GİB’in yayınladığı son tebliğe göre e-fatura geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler aşağıdaki gibidir:

• 2023 yılında brüt satış hasılatı 3 milyon ve üzeri olan mükelleflerin,
• e-Ticaret faaliyetleri üzerinden elde ettiği gelir 2023 yılı 500 bin TL ve üzeri e-ticaret işletmeleri,
• Gayrimenkul, motorlu taşıt, alım satım veya kiralama işlemleri yapanlar ve bu işlemlere aracılık eden firmalar 1 Temmuz 2024 yılına kadar e-fatura sistemine geçiş sürecini tamamlamak zorundadır.

Aynı zamanda bu mükellefler, 1 Ocak 2025 tarihine kadar e-defter sistemine de geçmek zorundadır.

E-Fatura Başvurusu için Gerekli Belgeler Nelerdir?

Kuruluşlar e-Fatura mükellefi olabilmek için ilk önce Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür başvurusu yapmalıdır. Elektronik fatura başvurusu yapmak için gerçek kişiler veya şahıs şirketlerinin e-imza (elektronik imza); tüzel firmalarının elektronik mali mühür sertifika sahibi olması ve birtakım belgeleri edinmesi gerekir.Başvuru için gerekli belgeler değişiklik gösterebilir ancak mutlaka olması gerekli olan belgeler şunlardır:

• E-Fatura uygulaması başvuru için gerekli başvuru formu ve taahhütname
• Elektronik mali mühür sertifika sahibinin taahhütnamesi
• Şirket kuruluş sözleşmesini içeren Ticare Sicil gazetesinin noter onaylı nüshası
• Şirket yetkilisinin imza sirkülerinin noter onaylı örneği
• Uygulamaya dahil olmak isteyenler için BİS raporu (özel entegratör ile çalışılıyorsa bunun yazılı müracaatta belirtilmesi gerekir.)

E-Faturaya Nasıl Başvurabilirim?

e-Faturaya başvurmak gerekli bilgi ve belgeler sağlandıktan sonra oldukça kolay ve zahmetsiz bir süreçtir. e-Fatura'ya geçiş aşamasında kullanılacak olan yöntem, başvuru sürecinin nasıl ilerleyeceğini belirler. e-Faturaya özel entegrasyon yöntemi, GİB sistemine entegre yöntemi ve GİB portal yöntemi gibi çeşitli başvurma yöntemler vardır. e Fatura sistemine başvurmak için GİB’e ait sisteme kayıt yaptırmak ve e-Fatura aktivasyon sürecini adım adım tamamlamak gerekir. e-Fatura başvuru yapmak için gerekli adımlar:

• e-Fatura başvurusu yapacak olan firma ilk olarak Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sitesinden mali mühür başvurusu yapar. 
• Mali mühür fiziksel olarak firmaya ulaştığında gerekli belgeler ile birlikte GİB sistemi üzerinden e-Fatura başvuru yapılır ve başvurunun onaylanması beklenir.
• Son adım olarak başvurusu onaylanan kullanıcıların hesapları aktif hale getirilir. Bu adımdan sonra kullanıcıların başka bir işlem yapmasına gerek kalmaz ve kullanıcılar e-Fatura sistemini kullanmaya başlayabilirler.

e-Fatura Sorgulama ve Doğrulama İşlemleri

e-Fatura Başvuru Yöntemleri

e-Fatura başvurusunda mükelleflerin tercih edebileceği üç farklı yöntem vardır.

GİB Portal Yöntemi

GİB Portal, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB), mükelleflerin e-fatura uygulamasını kullanmaları için ücretsiz olarak sunduğu yöntemdir. GİB Portal yönteminde, işletmeler istenen belgeleri eksiksiz bir şekilde toplamalı ve başvuru işlemlerini başlatmalıdır. GİB Portal sistemi, başvurunun onaylanması ve kullanıcı hesabının aktif olmasıyla birlikte kullanıma açılır.

GİB Sistemine Entegre Yöntemi

Bu yöntem, işletmelerin GİB Portal’ı kendi bilgi işlem sistemlerini entegre etmelerini sağlar. e-Fatura kullanımı, işletmelerin kendi sistemleri üzerinden gerçekleşir.

Özel Entegratör Yöntemi

Özel entegratör yöntemini kullanacak mükellefler, e-fatura.gov.tr adresinden başvurularını yaparlar. Ardından çalışacakları özel entegratör aracığıyla aktivasyonlarını yapabilirler ve e-Fatura uygulaması kullanmaya başlayabilirler.

E-Fatura Uygulaması Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

e-Fatura kullanmak kuruluşlara birçok fayda sağlar. Bu faydalardan bazıları şunlardır:

• İşletmenin maliyetlerini azaltır.
• Muhasebe departmanlarının iş yükünü büyük ölçüde azaltır. 
• Kağıt ve baskı maliyetlerini azaltır. Aynı zamanda kağıt kullanımını azalttığı için çevre dostudur.
• Faturaları müşteriye anında ilettiğinden kargolanmasına gerek kalmaz. Böylelikle kargo maliyetlerini azaltır.
• e-Faturalar dijital ortamda arşivlendiğinden arşiv maliyetlerini azaltır ve kaybolma riskini önler.
• Faturaların daha hızlı hazırlanmasını, kesilmesini ve gönderilmesini sağlar. 
• Tahsilat süreçlerini hızlandırır.