E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-Fatura Nedir?

E-Fatura, elektronik ortamda hazırlanan yasal olarak kağıt faturadan hiçbir farkı olmayan bir elektronik belgedir. Veri, format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ve elektronik belge biçiminde düzenlenir ve Vergi Usul Kanunu gereği bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içerir. E-Fatura GİB tarafından satıcı ve alıcı arasında dolaşımı güvenli ve sağlıklı bir biçimde sağlamak amacıyla oluşturulan bir uygulamadır. 

Ticari firma olarak Anonim, Limited, Gerçek ve Şahıs şirketi statüsünde bulunan ve 2021 yılı cirosu 5 milyon TL’yi aşan kuruluşların 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Fatura ve e-Arşiv Faturaya geçmesi zorunludur. Kuruluşların e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflerine e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflerine e-Arşiv fatura kesmesi gerekmektedir. e-Faturaya zorunlu geçiş limitine ulaşmayan kuruluşlar istedikleri takdirde e-Fatura uygulamasına geçebilirler.

E-Fatura Başvurusu için Gerekli Belgeler Nelerdir?

Kuruluşlar e-Fatura mükellefi olabilmek için ilk önce Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür başvurusu yapmalıdır. E-Fatura başvurusu yapmak için mali mühür ve birtakım belgelerin edinilmesine ihtiyaç vardır. Başvuru için gerekli belgeler değişiklik gösterebilir ancak mutlaka olması gerekli olan belgeler şunlardır:

• E-Fatura uygulaması için gerekli başvuru formu ve taahhütname
• Elektronik mali mühür sertifika sahibinin taahhütnamesi
• Şirket kuruluş sözleşmesini içeren Ticare Sicil gazetesinin noter onaylı nüshası
• Şirket yetkilisinin imza sirkülerinin noter onaylı örneği
• Uygulamaya dahil olmak isteyenler için BİS raporu (özel entegratör ile çalışılıyorsa bunun yazılı müracaatta belirtilmesi gerekir.)

E-Fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?

e-Faturaya başvurmak gerekli bilgi ve belgeler sağlandıktan sonra oldukça kolay ve zahmetsiz bir süreçtir. e-Faturaya geçiş aşamasında kullanılacak olan yöntem, başvuru sürecinin nasıl ilerleyeceğini belirler. e-Faturaya özel entegrasyon yöntemi, GİB sistemine entegre yöntemi ve GİB portal yöntemi gibi çeşitli başvurma yöntemler vardır. e-Fatura sistemine başvurmak için GİB’e ait sisteme kayıt yaptırmak ve e-Fatura aktivasyon sürecini adım adım tamamlamak gerekir. e-Fatura başvuru yapmak için gerekli adımlar:

• e-Fatura başvurusu yapacak olan firma ilk olarak Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin internet sitesinden mali mühür başvurusu yapar. 
• Mali mühür fiziksel olarak firmaya ulaştığında gerekli belgeler ile birlikte GİB sistemi üzerinden e-Fatura başvuru yapılır ve başvurunun onaylanması beklenir.
• Son adım olarak başvurusu onaylanan kullanıcıların hesapları aktif hale getirilir. Bu adımdan sonra kullanıcıların başka bir işlem yapmasına gerek kalmaz ve kullanıcılar e-Fatura sistemini kullanmaya başlayabilirler.

E-Fatura Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

e-Fatura kullanmak kuruluşlara birçok fayda sağlar. Bu faydalardan bazıları şunlardır:

• İşletmenin maliyetlerini azaltır.
• Kağıt ve baskı maliyetlerini azaltır. Aynı zamanda kağıt kullanımını azalttığı için çevre dostudur.
• Faturaları müşteriye anında ilettiğinden kargolanmasına gerek kalmaz. Böylelikle kargo maliyetlerini azaltır.
• e-Faturalar dijital ortamda arşivlendiğinden arşiv maliyetlerini azaltır ve kaybolma riskini önler.
• Faturaların daha hızlı hazırlanmasını, kesilmesini ve gönderilmesini sağlar. 
• Tahsilat süreçlerini hızlandırır.